В нашем сегодняшнем деловом мире много отдано на откуп автоматическим онлайн рассылкам и технологиям. Тем не менее, в случаях, когда бизнес персонализирован и построен на отношениях, такие методы не всегда работают. Часто персональный подход и «настройка» под клиента необходимы для приглашения на первую встречу.
15 лет назад я сидела в офисе и писала свое первое письмо потенциальному клиенту, чтобы добиться встречи и сделать презентацию. В то время я работала в международной консалтинговой компании, и мы с коллегами организовывали встречи для нашего иностранного заказчика для поиска партнеров в России. Я мучительно подбирала слова, думала, как лучше написать письмо, чтобы оно было прочитано, и на той стороне согласились прийти на первую встречу с нашим иностранным коллегой.
После того, как мною уже было написано сотни первых писем, я рада поделиться с вами тремя обязательными «фишками» первого письма новому клиенту, чтобы в разы повысить шансы на положительный ответ и встречу.
«Фишка» 1: Чем «выше», тем лучше
Пишите официальное письмо на имя генерального директора, президента компании, или, по крайней мере, директора департамента, который отвечает за вашу сферу деятельности. Нужно найти самого важного человека в вашей теме, а если его не знаете, то чем выше должность, тем лучше. Что это даёт?
В крупных компаниях все письма проходят через канцелярию и распределяются ответственным за данный вопрос людям. Если компания среднего размера или небольшая, то письмо наверняка попадет самому директору или его заместителю. Если же писать на имя человека ниже по должностной лестнице или на общий адрес, то есть большая вероятность, что письмо будет проигнорировано или выброшено, даже не рассмотренным. А если письмо написано на имя директора, то его постараются ему или его заму передать, так как оно может быть важным!
«Фишка» 2: Структурируйте и пишите по делу
Структура письма должна быть «классической», логичной и понятной. Формулировки должны быть чёткими, «без воды» и по делу. Я предлагаю придерживаться такой структуры:
1) Приветствие, краткая самопрезентация, кто вы и ваша должность (1-2 предложения).
2) Кратко о вашей компании, достижениях, ключевых проектах (2-3 предложения).
3) Чем вы хотели бы помочь вашему потенциальному клиенту, какие проблемы закрыть, какие услуги или товары вы предлагаете. Здесь можно по-больше, в зависимости от объема вашего предложения, но не переборщить подробностями, только осветить важные моменты.
4) Непосредственно предложение о встрече, презентации, ссылки на материалы.
5) В завершении, укажите ваше имя и фамилия, должность и полный список контактов для связи.
«Фишка» 3: проверка связи
До отправки письма нужно уточнить электронный адрес, а после отправки - сразу позвонить в офис и уточнить, было ли оно получено, зарегистрировано и когда можно ожидать ответа. Очень часто письма даже не доходят, и, отправив его, вы будете зря терять время, ожидая ответа. Коме того, в почтовых серверах есть возможность выбрать отчет о доставке и прочтении письма - это тоже полезно использовать.
После того, как письмо было получено, ждите несколько дней, и если через неделю вам не ответили, смело берите трубку и узнавайте, когда можно ожидать ответа на ваше письмо. Не нужно быть слишком навязчивым, но и настойчивости никто не отменял. Например, можно поинтересоваться, когда можно ожидать ответа, так как вы хотели бы организовать встречу.
В завершении хочу сказать: первое письмо – это всего лишь первый шаг к вашему потенциальному сотрудничеству. Насколько это письмо будет уместным, попадать «в точку», зависит от вас. Я уверена, что первое «холодное» письмо, сделанное с вниманием к деталям и ориентированное под интересы вашего клиента, поможет организовать первую встречу, и, возможно, получить первый проект!
Удачи вам!
Маргарита Серова