14 тысяч фото для 3000 людей: как мы организовали медиабанк Tech Week с функцией моментального поиска фото.
Привет! Это Люба Зароченцева, маркетолог Picvario. Наш флагманский продукт — платформа по хранению и управлению медиаданными Picvario DAM. В статье расскажу, как организовали медиабанк для мероприятия, сколько редакторов нужно на мероприятие, что такое функция «селфи», что не получилось и нужны ли такие решения ивент индустрии.
Кто мы
Picvario DAM относится к Digital Asset Management системам — продвинутым решениям для хранения, поиска и управления фото-, видео-, аудиоконтентом, презентациями и другими файлами.
Кто заказчик
Заказчиком стала выставка Tech Week 2024, крупнейшая конференция об инновационных технологиях в бизнесе. Выставка проходит уже 11 раз, с прошлого года организатором стала корпорация «Синергия». Мероприятие проходит 2 раза в год. В среднем мероприятие посещает более 3000 человек.
Весь медиабанк мероприятия - смотрите
Предыстория
В мае в Picvario завершилось большое клиентское исследование, одним из инсайтов которого стал интересный сценарий — платформу используют как медиабанк для корпоративных мероприятий. Мы взглянули на это в ключе проведения мероприятий, как бизнеса, и пошли на рынок искать партнеров для пробного проекта. Tech Week 2024 — одно из значимых мероприятий в IT сфере, и уровень мероприятия полностью подходил своим объемом и качеством проведения.
Что предложили
Для продвижения любого ивента важна публикация фото с мероприятия. А чтобы получить качественное фото от профессионального фотографа, обычно надо подождать от пары дней до пары месяцев (!) В условиях скоростного мира, это сумасшедшие сроки. Инфоповод тухнет, актуальность пропадает, прически меняются.
Мы пришли к организаторам Tech Week c предложением создать фотобанк мероприятия, пополняемый в режиме реального времени. Сценарий выглядел так: наш фотограф снимает фото — отдает контент редактору — редактор загружает данные в нужные коллекции — медиабанк наполняется — маркетинг и участники забирают контент. Дополнительно договорились после мероприятия загрузить весь контент от штатных фотографов выставки. Организаторам идея понравилась, и мы начали работу. От договоренности до даты выставки у нас было всего 4 недели.
Меня в целом очень привлекают бизнесы и продукты, которые думают про клиентский путь и удобство пользователя. И когда Picvario предложил улучшить наш собственный опыт работы с фотографиями, мы захотели попробовать. Отработали на отлично, порадовали самостоятельность и профессионализм команды. Мы пока не общались с посетителями, насколько медиабанк был им удобнее и приятнее, чем папки на облаке, но я сама при входе на платформу с разложенными фотографиями подумала: “Как все красиво и круто!”
Как работали
Что сделали до мероприятия:
- Для начала завели чистое рабочее пространство в нашей SaaS-инсталляции и повесили его на домен заказчика.
- Забрендировали платформу, чтобы у посетителя сразу было понимание куда он попал. Настроили схему метаданных, права доступа, политики по генерации служебных копий файлов, загрузили брендовый вотермарк.
- Загрузили фотографии спикеров с именем и фамилией, благодаря чему алгоритм системы смог в дальнейшем распознавать все фото и нужный человек мог быть найден поисковым запросом по имени. Функция очень удобна для PR служб.
Что делали во время мероприятия:
- На мероприятии работали 2 наших фотографа, 1 редактор, 1 координатор. Фотографы снимали зону выставки, большую часть лекций и специальные направления мероприятия — Speed Networking, Менторскую гостиную.
- Редактор принимал флеш карты от фотографа, выбирал самые удачные фото и грузил на платформу с предзагруженным описанием.
- Контент распределяли по коллекциям исходя из поискового поведения: сделали блоки Выставка, Деловая программа, Атмосфера, Команда, Нетворкинг и Пресс-вол. Также на главной странице расположили ленту “Тематические потоки и спецпроекты”.
У нас есть сценарий работы, когда мы создаем специальные ссылки для импорта, фотограф выгружает по wifi фото и все данные автоматически попадают в нужную коллекцию. Так редактор работает с файлами уже внутри платформы и выбирает те фото, которые делает публичными. Но мы не были уверены в скорости сети на месте, поэтому выбрали проверенный способ “из рук в руки”.
Что делали после мероприятия:
- Оперативно загружали поступающие фото от штатных фотографов Tech Week.
- С нетерпением ждали аналитику заходов и скачиваний фото. Очень хотелось увидеть красивые цифры для кейса.
Функция-сюрприз
Функция Селфи стала нашим сюрпризом для организаторов. В бэклоге она была запланирована на август, но мы подняли ее повыше из-за Tech Week. Зарелизились за 3 дня до мероприятия, и не прогадали - по обратной связи от посетителей это очень удобный и нужный функционал. Работает так: загружаете селфи и система находит все фото с вами в медиабанке, даже если лицо попало на фото мельком или находится в толпе.
Попробуйте, если были на Tech Week 2024 и даже если не были
Важные моменты
- Фото в реальном времени. Жизненно необходимо для любого ивента. Пусть фото будут без фильтров и обработки, но тем, кому важна скорость — надо предоставить возможность быстро забрать контент на публикацию. Некоторые блоггеры на мероприятии специально просили фотографов выслать материал как можно быстрее.
- Больше или меньше фото — решать вам. У нас был достаточно строгий отбор контента — из 10 фото попадали 5-6, но это мы такие строгие. Иногда объем фото решает. Поэтому в каждом конкретном случае следует принять решение: загружать все или загружать выборочно.
- Информирование. Чтобы медиабанк полностью отработал свою функцию, о нем должны знать. Мы подготовили карточки с кюар-кодом для участников и раздавали их на стойках регистрации и на своем стенде. Дополнительно организаторы делали анонсирование в социальных сетях во время мероприятия, и после сделали имейл рассылку. Наше мнение — нужно делать больший упор на информирование на самом мероприятии. Мы тут немного не доработали, но зарубку на будущее сделали.
Цифры
14336 актива загрузили
32К переходов по ссылкам
40303 поисковых запроса: текстовые запросы + поиск по селфи
5933 актива скачали
Мнения
Мы часто работаем с крупными мероприятиями — выставками, конференциями, фестивалями и др. — и знаем, что унести в свои соцсети несколько профессиональных фото с события очень важно для самих участников. А теперь представьте, что мне нужно найти себя среди тысячи фотографий с мероприятия на 3000 человек… Лично мне решение Picvario очень понравилось. Я сэкономила просто нереальное количество времени на поиске фотографий себя и коллег, которые мы забрали в свои маркетинговые каналы и личные аккаунты. Но знаете, что самое милое? Когда просматривала выдачу поиска в функции селфи, сначала мне показалось, что сервис ошибся и просто нашел девушку, похожую по его мнению на меня по лицу и одежде. Но когда я раскрыла миниатюру, увидела, что это я. В профиль. И всего лишь половина лица. В самом углу с краю. Но это я!
А я просто не могу нарадоваться на Picvario DAM. Как маркетолог-пиарщик я генерирую много контента и ежедневно сталкиваюсь с необходимостью найти то или иное фото спикера, офиса или нужную видео-презентацию о компании. И как же здорово, когда такой поиск занимает пару секунд вместо 20-30 минут. Например, я за пару секунд поняла, что меня нет на фото с первого дня конференции TechWeek, и мне не пришлось просматривать весь архив. Потом я исправилась, и фото с мероприятия у меня все же есть.
Я часто посещаю мероприятия - это полезно для меня лично и работы. И так как я весьма активен в соцсетях, получить фото быстро для меня очень важно. На Tech Week я даже договорился с фотографом, чтобы получить фото побыстрее :) Только потом узнал, что все фото выгружались в единую базу, и была такая уникальная шикарная возможность сделать селфи и найти все фото с собой. Это максимально здорово, что теперь не нужно тратить лишнее время на поиск нужного фото среди тысяч других.