Как перенести событие в онлайн?

Практику онлайн-общения с пользователями в период самоизоляции сегодня внедряют бренды и различные комьюнити: так, нью-йоркский клуб поклонников ювелирного искусства Gem X Club проводит открытые трансляции с ведущими мировыми ювелирными экспертами. А американская ресторанная сеть Chipotle Mexican Grill призывала всех избегать общественных мест, запуская в Zoom виртуальные обеды с презентациями, выступлениями знаменитостей и розыгрышами купонов на доставку.

Pinterest
Pinterest

Мы тоже решили провести мероприятие онлайн. В апреле наш клиент интернет-супермаркет Perekrestok.ru открыл четвертый даркстор в городе Видное - из-за резко возросшего спроса на доставку в режиме самоизоляции объект пришлось в экстренном порядке запускать раньше срока. Освещение этого события в СМИ в ситуации, когда большинство редакций работает удаленно, требовало новых подходов - в том числе технологических. В результате в нашем онлайн-мероприятии для Perekrestok.ru приняли участие 33 человека: журналисты из ведущих СМИ, а также команда клиента и сотрудники агентства.

Zoom всемогущий

Проведя опрос среди наших клиентов и знакомых, мы убедились, что в качестве платформы для онлайн-общения большинство используют Zoom. Приложение имеет массу дополнительных возможностей - выбор виртуального фона, запись видеовстречи, добавление со-организаторов мероприятия, возможность демонстрировать свой экран участникам и совместно работать с документами. Кроме того, в приложении не обязательно регистрироваться. Так как сертифицированных экспертов по Zoom еще не было, мы сами разбирались, как работает программа и что нужно для беспроблемного проведения мероприятия. Рассказываем.

Для начала придется купить платную версию - она стоит 15$ в месяц и позволяет проводить мероприятие с девятью организаторами (это максимум) численностью до 100 человек и длительностью до 24 часов (в бесплатной версии любая конференция длится всего 40 минут). Существуют более дорогие тарифы от 20$ в месяц - они рассчитаны на несколько сотен участников и предлагают расширенное число профессиональных функций. Мы оплатили два аккаунта – для основного организатора со стороны агентства и для со-организатора со стороны клиента, чтобы быть уверенными, что всё пройдет без накладок.

В Zoom есть несколько форматов: конференции для коллективов с чатом, доступные с любого устройства, Zoom Rooms - продвинутая система для конференц-залов для совместного использования видео и аудио контента и готовое решение для веб-семинаров с возможностью живой трансляции в соцсети. Кроме Zoom, который сегодня наиболее распространен в среде активных интернет-пользователей из-за простоты использования и высокого качества видео и звука, для видеоконференций также подходит Google Hangouts или Skype - они бесплатные, но имеют ограничения по числу участников, лишены профессиональных “фишек” и часто работают нестабильно. Еще есть платформа для видеосвязи WebEx: с ее помощью можно провести как масштабную онлайн-конференцию, так и обычное совещание - небольшие встречи также бесплатны. Российский сервис Webinar.ru предлагает разные тарифы, например, за небольшое совещание до пяти человек платить не придется. Для использования Google Hangouts обязательно нужно иметь аккаунт в Google, Skype и Webex придется скачивать, Webinar может работать через браузер.

Как оказалось, можно перенести в онлайн не только небольшую пресс-конференцию, но и насыщенное образовательное мероприятие с многочасовыми лекциями и нетворкингом. Об этом недавно рассказали коллеги из студии публичных выступлений «Спасибо, очень интересно!» - из-за режима самоизоляции им пришлось перенести в онлайн свой двухдневный интенсив, на который было продано половина билетов и что им пришлось для этого перепридумывать и предпринимать.

П - план

Чек-лист для проведения онлайн-мероприятий - что следует учесть и на что обратить внимание.

1. Объяснить все

И чем подробнее, тем лучше. Онлайн-конференция не готовится за два дня. Закладывайте на это минимум рабочую неделю. Напишите для участников понятную инструкцию, содержащую ссылку на конференцию/вебинар с паролем и идентификатором, дату и время мероприятия, тайминг и список спикеров. Также приложите ссылку на скачивание приложения Zoom для тех, у кого оно еще не установлено. Например, вот такой текст мы отправляли нашим журналистам:

ЛАМПА PR
ЛАМПА PR

И, конечно, подготовьте спикеров, составьте для них тезисы, продумайте вероятные вопросы от прессы, а лучше - запросите у СМИ заранее, о чем бы они хотели спросить.

2. Поддержка во всем

Заранее уточните у участников телефоны и создайте чат поддержки в Telegram или WhatsApp, чтобы оперативно реагировать, если в процессе возникнут технические вопросы. Здесь же они могут писать вопросы для спикеров, чтобы у модератора была очередность, в которой журналисты будут их озвучивать. Конечно, опция чата есть и в самом Zoom, но он не поможет тем, кого случайно выкинет в процессе.

3. Услышать все

Заранее объясните участникам, как включить звук - лучше всего описать это в инструкции, закрепив ее сверху в чате поддержки. Основные проблемы видеоконференций - это нестабильный интернет или неработающий звук.

4. Готовность номер один

Вне зависимости от формата мероприятия спикерам нужна подготовка. Кроме того, выступление онлайн занимает больше сил, поэтому если оно длится более полутора часов, стоит делать перерывы - как кофе-брейки или обеды на настоящих конференциях.

5. Два лучше, чем один

Чтобы не создавать шум и не мешать спикерам, в настройках конференции добавьте еще одного организатора, который будет следить, чтобы у участников, которые в данный момент не выступают и не задают вопросы, был выключен звук.

6. Прямо из кабинета

Для проведения трансляции необязательно снимать дорогое помещение в центре - для этого подойдет обычная квартира. Поставить компьютер для стрима можно на стремянку, подложив под ноутбук, например, стопку журналов или книг. Следите за освещением - важно, чтобы во время трансляции спикера было хорошо видно. Спикер может поставить виртуальный фон в своем аккаунте, если реального рабочего кабинета у него сейчас в доступе нет.

7. Собраться с мыслями

В Zoom есть опция «Зал ожидания», куда удобно сначала завести спикера, и, убедившись в качестве картинки и звука, пригласить участников. Всех заранее следует предупредить, что сначала они попадут в виртуальную комнату ожидания.

8. Брендируй это

Обратите внимание, что в Zoom можно брендировать фон (в том числе и зал ожидания). Также там можно использовать так называемый виртуальный фон, используя в качестве подложки любую картинку. Например, ваш логотип или фото природы. Мы использовали брендированный фон Perekrestok.ru, а спикеры компании выступали в фирменных свитшотах.

9. Семь раз проверь

Тестовые созвоны - самое главное в подготовке онлайн-конференции. Соберите коллег, звоните и проверяйте - важно убедиться, что все работает стабильно. Заодно можно использовать тестовый созвон как возможность еще раз проговорить со спикерами сценарий конференции, порядок их выступлений, порядок ответа на вопросы “из зала” и прочие организационные нюансы.

10. Подготовка спикера

Одних только тезисов мало. Займитесь этим заранее, ведь не у всех есть опыт выступления перед экраном без аудитории. Следует несколько раз сделать “прогон”, убедившись, что спикер говорит уверенно и смотрит в камеру на воображаемых слушателей, а не на клавиатуру или куда-то в сторону. Если не используется брендированная форма одежды, уместен деловой стиль или casual. Помимо картинки такая одежда еще и настраивает говорящего на деловое событие. В случае трансляции прямо из квартиры, кошку, попугаев и детей желательно бы на время эфира безопасно изолировать.

Безопасность - превыше всего

Кстати, наряду с актуальной медицинской повесткой вопрос цифровой безопасности сегодня также выходит на первый план. Уже известны ситуации, когда люди нелегально проникали на чужие видеоконференции, чтобы добыть информацию, не предназначенную для широкого круга лиц.

Поэтому мы рекомендуем ставить пароль для онлайн-конференций, чтобы к ней могли подключиться только те участники, у которых есть ссылка. Кроме того, специалисты из лаборатории Касперского советуют использовать при регистрации только рабочую почту, не делиться ссылками на конференции в соцсетях и по возможности пользоваться веб-клиентом, не устанавливая приложение на телефон.

7
Начать дискуссию