Зачем учиться управлять проектами. Личный опыт

Привет, меня зовут Оля. Последние 2 года работаю проджект-менеджером в маркетинговом агентстве и хочу рассказать, как использую навыки управления проектами в работе и личных целях.

Осенью 2019 года у меня была сильная и затяжная депрессия. [Спойлер] Выбраться из неё мне помог психолог и использование методов проджект-менеджмента в личной жизни.

Есть множество названий профессии проджекта: проект-менеджер, менеджер проекта, руководитель проекта, PM и так далее. Их названия связаны со спецификой компании и проекта, за которым человек закреплён. Но суть у профессии одна — ответственность за результат проекта.

Результаты нужны и в личной жизни. Отпуск, переезд, подарок на День рождения — всё это личные проекты, которым нужен грамотный и ответственный менеджер для достижения целей.

Любой проект начинается с плана, который помогает определить первые шаги на пути к достижению цели. Если не спланировать, нельзя ответить на вопрос «С чего начать?».

Планировать нужно, как рабочие, так и жизненные проекты.

Для составления плана собираем информацию о текущей ситуации и целях проекта, составляем road map, определяем ответственных за этапы и расставляем приоритеты.

Например, на старте продвижения медицинского центра я выделила этапы запуска направлений лечения. Затем распределила задачи между специалистами (с помощью цветных стикеров). В конце марта запланировала акцию. Её реализацию ещё предстоит спланировать.

К планированию возвращаемся в течение всего проекта и задаем вопрос: всё ли идёт по плану (нет)?

Можно использовать планирование на маленьких отрезках внутри проекта и оформлять для всей команды.

Планировать можно и в жизни. Например, поход за покупками в виде списка. Также можно планировать и часть большого проекта.

Определили план проекта — затем превращаем его в тактические шаги. Мой мозг, как и мозг большинства людей, боится огромных задач и прокрастинирует. Чтобы его успокоить, я делю задачи на мелкие шаги. Слежу за сроками и принимаю решения, если задача не сделана.

Сформулировала правила постановки задач для команды:

1. Нужна ли вообще эта задача?

2. Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?».

3. Понятен ли вам и ответственному, как выглядит результат выполнения этой задачи?

4. Можно ли декомпозировать задачу, не переусердствуя?

5. Сначала поставить задачу другим, а потом садиться за свои задачи.

Есть ещё два момента в постановке задач:

Последовательность. Если зафакапить покупку билетов на отпуск, то и весь запланированный отпуск не случится. Значит результат проекта не достигнут. Лекции по проджект-менеджменту рекомендуют использовать диаграмму Ганта. По мне, этот подход работает на старте проекта для планирования этапов. В середине длинного пути Гант не даёт информацию о текущей ситуации, результатах, просроченных задачах. А ещё Гант, на мой взгляд, снижает мотивацию работать над проектом.

Начальный план задач по Ганту сдвигается несколько раз в процессе работы над проектом. Затем полностью устаревает и не приносит пользы команде и проджект-менеджеру.

Соблюдать последовательность можно с помощью канбана. Разделите все задачи проекта на «сделать», «делаю» и «сделано». В поле зрения «делаю» держите только самые важные задачи на текущий момент.

Не впритык. Задачи с коротким сроком чаще всего не выполняют вовремя. Рекомендую подход Бюро: первое день уходит на черновое решение. Следующие 2-3 дня на внесение правок и корректировку. Последний промежуток на финальное досогласование результата.

Проекты всегда идут не по плану. Принцип – не расстраиваемся, а флексим! Пофлексить — значит придумать, как сделать задачу за отведённое время и без потери качества. Хитрость флекса в упрощении решения. Перенести проект — наихудший сценарий.

Как пофлексить:

• попросить совета у более профессионального коллеги или человека, которому вы доверяете;
• провести опрос среди коллег;
• поискать кейсы в интернете и опыт других людей;
• провести мозговой штурм с командой.

Проджект должен уметь общаться — иначе проект не сдвинется с места. В процессе работы нужно находить общий язык с коллегами, заказчиками, заинтересованными лицами — просить больше денег за работу, договариваться о сроках или убеждать в правильности решений.

В жизни мы ежедневно общаемся с коллегами, друзьями, родителями — тут тоже важно уметь коммуницировать, чтобы сохранять хорошие отношения и достигать личных результатов. Без взаимодействия с другими целей не достичь.

✅ Заказчик (клиника пластической хирургии) запросил данные по звонкам за месяц. Я решила сделать выгрузку из системы. Но задала уточняющие вопросы. Выяснилось, что клиент хотел увидеть, сколько звонков совершено за месяц по конкретному пластическому хирургу. Стало понятно, что эти цифры есть в отчёте, который всегда доступен клиенту по ссылке.

Благодаря правильным вопросам, я сэкономила свое время и время клиента.

❌ У нас в агентстве выстроена попроектная оплата: за каждым специалистом и менеджером закреплено число часов и сумма оплаты. В прошлом году коллега попросил помочь с крупным клиентом. Я сразу вписалась, поскольку хотела в нём участвовать. Но не проговорила момент оплаты и выяснила, что не получаю деньги за этот проект только с приходом нового менеджера.

Так как я не обсудила оплату, в течение трёх месяцев делала работу бесплатно.

В универе преподаватель сказал, что я не обязана знать весь предмет, а должна уметь достать информацию. Проджект-менеджер должен организовать рабочее пространство так, чтобы всем участникам было комфортно и никто не терял время на поиск информации.

Быстрый и удобный доступ к информации по рабочему проекту я организовываю на гугл дисках.

Для личных целей использую Trello, куда заношу информацию и ссылки по сферам жизни.

Систематизировать нужно так, чтобы у всех заинтересованных лиц был доступ к информации в любое время. Например, для совместных путешествий мои друзья делают список вещей в дорогу.

Я «выросла» в проджекта из маркетолога, до этого занималась таргетингом и PR.

Для проджекта важен весь бэкграунд. Например, таргетолог может вырасти в хорошего проджекта команды. Программист — в менеджера it-проектов. Если бэкграунда нет, будет сложнее.

Расскажу, какие навыки развивала я, чтобы стать проджект-менеджером по рекламным проектам.

Три кита проджекта

• Решение задач (умение придумать) → знание инструментов.
• Коммуникация → soft skills.
• Управление временем, людьми, собой → дисциплина.

Чтобы решить задачи в проектах, изучаем инструментарий работы команды. Я в основном работаю с performance-проектами. Вот что было полезным:

• Контекст: портал ppc world.
• Аналитика: Школа Яндекс.Метрики и бесплатные онлайн-курсы по Google Аналитике (GTM).
• Таргет: информационный паблик ВКонтакте для бизнеса, Справочный центр Facebook, блог Павла Гурова.
• Тренды в маркетинге: порталы VC.ru.
• Тексты: подборка видео «Писать хорошо» Максима Ильяхова + статья «Знакомство с информационным стилем».
• Менеджмент: лекции Яндекса «Управление проектами и продуктами».
• Маркетинг: телеграм-каналы «Бокал кофе», «Нормально делай, нормально будет» и «Простой маркетолог».

Чтобы решить задачи в проектах, изучаем инструментарий работы команды. Я в основном работаю с performance-проектами. Вот что было полезным:

• Контекст: портал ppc world.
• Аналитика: Школа Яндекс.Метрики и бесплатные онлайн-курсы по Google Аналитике (GTM).
• Таргет: информационный паблик ВКонтакте для бизнеса, Справочный центр Facebook, блог Павла Гурова.
• Тренды в маркетинге: порталы VC.ru Cossa.
• Тексты: подборка видео «Писать хорошо» Максима Ильяхова + статья «Знакомство с информационным стилем».
• Менеджмент: лекции Яндекса «Управление проектами и продуктами».
• Маркетинг: телеграм-каналы «Бокал кофе», «Нормально делай, нормально будет» и «Простой маркетолог».

Стрессоустойчивость, терпение, ответственность и решительность — не просто приписка к вакансии. Работа проджекта — реальная прокачка этих навыков.

Лучший совет для развития soft skills — больше читать и общаться. Делюсь своим топом книг:

• «Эссенциализм» Грег МакКеон.
• «Гибкое сознание» Кэрол Дуэк.
• «Трансерфинг реальности» Зеланд Вадим.
• «45 татуировок менеджера» и «45 татуировок личности» Максим Батырев.

И несколько ресурсов для развития soft skills:

• Рассылка «Работа в команде».
• Статья «Критическое мышление».
• Курс «Критическое мышление».
• Статья «Мастерство».
• Статья-советы от основателя Asana «Продуктивность».

Прежде чем управлять другими людьми, научитесь управлять собой. Я — человек не очень несобранный. Мне пришлось выработать систему, чтобы всё успевать и наслаждаться жизнью.

Рекомендую «Джедайскую технику пустого инбокса» Максима Дорофеева. Как начать применять:

1. Разобрать входящие. Это все записи в блокнотах, письма, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Собираем всё в одном месте.

Используем следующую схему, чтобы определить, что делать дальше со входящими:

Техника может показаться сложной, пока не разобрать все входящие и расставить задачи.

2. Распределить задачи на день, неделю, месяц; выписать проекты. Я использую Todoist. Вам может понравится любой другой планировщик, хоть блокнот. Главное — иметь доступ к нему в любой время.

3. Бороться с прокрастинацией. Если задача висит несколько дней, ответить на вопросы:

• Надо ли вообще её делать?
• Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл/не передумал)?
• Как декомпозировать? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут.

Про «Джедайскую технику»:

• Видео о методе Максима Дорофеева.
• Конспект лекций Максима Дорофеева.
• Способы сэкономить время на рабочей переписке.

Сейчас у меня очищен инбокс, сформулированы цели по проектам в работе и в жизни, составлен план на день/неделю/месяц.

Для тонуса в развитии использую «осьминожку»: у неё есть голова какого-то размера и щупальца-скилы разной длины. Изучаю то, что мне интересно, ставлю задачи и ращу щупальца по мере их выполнения.

Управление проектами — непростая профессия — скучно не бывает. Мультизадачность, смесь технологий, творчества и драйв. А ещё это помогает управлять собственной жизнью.

Проджектить собственную жизнь полезно, чтобы:

• ясно формулировать цели и достигать их;
• не откладывать личные дела на «потом»;
• быстрее выходить из кризисных и стрессовых состояний;
• жить осознаннее, опираясь на свои интересы и желания;
• соблюдать баланс между работой и жизнью.