Переносим выставку в онлайн: плюсы и минусы виртуализации конференций на примере Expo Skolkovo Startup Village

Startup Village в инновационном центре «Сколково» – самое масштабное ежегодное российское мероприятие в области венчурных инвестиций и стартапов. В феврале этого года стало понятно, что в этом году собрать участников в «Сколково» в привычном offline-формате не удастся. «Мы приняли решение провести Startup Village 2020 онлайн, и стали изучать, каким образом можно перенести в цифровое пространство каждый из элементов мероприятия, – рассказывает Олег Мосяж, заместитель генерального директора АНО «Сколково Форум». – Главную сложность мы видели в организации выставки стартапов под названием Startup Bazaar, которая всегда была неотъемлемой частью Startup Village. Сама идея стала вызовом для нас – как создать виртуальное выставочное пространство, которое позволит объединить более 200 стендов и обеспечит живое общение участников выставки с посетителями конференции (более 10 000 человек). Очевидно, что до пандемии запросов на проведение таких крупных конференций или выставок в онлайне не было, и полноценных платформ и соответствующего опыта у провайдеров не существовало».

Какие критерии были важны при выборе поставщика и платформы? Во-первых, это технологичность решений, состав и компетенция команд разработчиков, опыт предыдущих AR/VR проектов, пусть и меньшего масштаба или другой направленности. Во-вторых, использовали в качестве ТЗ функциональность обычного офлайн-мероприятия, а не возможности платформ. Экспоненты (участники выставки) должны иметь возможность показывать видео и презентации, общаться с посетителями, обмениваться с ними контактами и информационными материалами, проводить мероприятия на своих стендах. В-третьих, учитывали безопасность, масштабируемость, отказоустойчивость, ресурсоёмкость, скорость отображения графики и удобство навигации в предлагаемом решении. В итоге остановились на продукте Vim3DExpo от компании Immergity.

«Для большинства наших партнёров-участников выставки была важна возможность сбора запросов от представителей целевой аудитории, как, например, от стартапов, предлагающих решения в специфических областях, или от потенциальных клиентов, – комментирует Олег Мосяж. – Также нам была нужна мультиплатформенность, чтобы по выставке одинаково удобно было «ходить» с десктопа, с планшета и со смартфонов с различными операционными системами. Мы определили критичной возможность доступа на выставку через браузер, без необходимости установки дополнительного программного обеспечения на пользовательские устройства или использования сторонних устройств, например, шлемов виртуальной реальности или приложений. В противном случае это могло бы сильно сократить аудиторию».

Immergity, резидент «Сколково» и участник первой совместной программы Фонда «Сколково» и Инновационного центра Ай-Теко, изначально разрабатывала ИТ-продукты в области архитектуры, дизайна и цифровизации недвижимости. Начав с автоматизации процесса проектирования, распознавания и оцифровки планов, авторасстановки мебели в интерьерах, компания постепенно расширила портфолио продуктов, предлагая заказчикам 3d-туры, элементы игровой механики и других сценариев в AR/VR, виртуальные шоурумы.

Карантин неожиданно открыл для Immergity окно возможностей. Отменились выставки и публичные мероприятия, и в компании увидели: есть запрос на платформу, которая бы позволила перенести выставочное пространство в онлайн, и это не сильно отличается от виртуальных моделей жилых помещений и зданий.

Первым проектом стала организация FORUM.DIGITAL для Фонда Развития Цифровой Экономики. «Чтобы переупаковать наши продукты в готовую платформу, подходящую для онлайн-выставки, мы с февраля работали в режиме 24/7, – рассказывает Елена Хлапина, CEO Immergity. – У нас уже был сформированный стек технологий, который полностью решал задачи «трехмерного путешествия» по оформленному пространству и возможностью взаимодействия с элементами, например, со стендом компании на виртуальной выставке, но сложность заключалась в том, что кастомизация продукта под каждое конкретное мероприятие делалась вручную: например, когда участнику выставки надо было поменять на своем стенде номер телефона, это приходилось делать нам, так как никакой панели управления, которую можно было бы дать клиентам, не было».

Для Skolkovo Startup Village команда Immergity подготовила виртуальное 3DExpo. Это самый масштабный проект компании на сегодняшний момент. Если сравнивать не просто абстрактную онлайн-выставку с оффлайновой, а конкретный программный продукт Vim3DExpo, который использовали с пользовательским опытом на обычном «офлайновом» Startup Village, то выявили достаточно много плюсов и минусов каждого из подходов, которые не были очевидны для организаторов до начала проекта.

Плюсы онлайна:

1. Нет ограничений на дизайн. В виртуальном пространстве не действуют законы физики, возможны любые формы и визуальные эффекты. Также практически нет ограничений по количеству и типам информационных материалов, видео- и мультимедийных поверхностей, которые можно использовать. «Самое сложное здесь – надо уметь писать ТЗ с учетом виртуальной реальности, а это практически никто еще не умеет, поэтому было много итераций в дизайне. Более того, стенд был спроектирован как единое пространство, и малейшее изменение приводило к обновлению рендеринга в целом. Уже сейчас понятно, что надо было рендерить блоками, зонами или комнатами, чтобы их можно было собирать и пересобирать более оперативно», – комментирует Жамиля Каменева, директор по развитию бизнеса Инновационного Центра «Ай-Теко», участник и партнер мероприятия Startup Village 2020.

2. Нет ограничений на навигацию по стенду и выставке в целом. При помощи фильтров легко выбрать интересующие экспоненты и моментально переместиться к нужному стенду. То есть гостям не надо тратить время на перемещение по выставке, как в случае офлайна. «Мы реализовали базовую функциональность, но, очевидно, что тему навигации можно развивать бесконечно до полноценных виртуальных туров с календарем встреч или событий на каждом выбранном стенде и возможностью общения с любым выбранным посетителем в любой точке выставки», – отмечает Олег Мосяж.

3. Удобное общение. Текстовые чаты работали по принципу мессенджеров. Поэтому не было необходимости ждать, пока освободится представитель стартапа или партнера – он видел входящие сообщения и вопросы и отвечал, как только появлялась возможность. Также благодаря интегрированным на стенды Zoom-каналам общение можно было перевести в видеоформат.

4. Отсутствие лимита на количество посетителей. Если на физической выставке всегда есть как ограничения по общей вместимости пространства, так и по количеству посетителей конкретного стенда, определенные его площадью и конфигурацией, то здесь количество посетителей ограничено лишь особенностями программного обеспечения и серверной мощностью, которую легко масштабировать, используя облачные ресурсы.

Минусы онлайна:

1. Навигация по выставке и внутри «комнат» – крупных стендов – была дискретной и осуществлялась по точкам, наподобие того, как это организовано в панорамных картах «Яндекса» или Google. Тем не менее для многих пользователей оказалось непонятно, что можно передвигаться по выставке как факт, и они даже не пытались разобраться в методике передвижения. «Сейчас очевидно, что нужно было в явном виде информировать пользователя, как передвигаться по выставке и по стендам. Например, как в играх, делать несколько обучающих слайдов, чтобы посетитель выполнял определённые действия и уже после этого «выпускать» его в виртуальную выставку», – рассказывает Жамиля Каменева.

2. Пустое пространство, отсутствие «аватаров» других людей. Экспоненты и посетители не видят друг друга и не понимают, сколько человек в данный момент находятся в той или иной точке выставки. При этом теряется «эффект влияния толпы»: если в кафе или ресторане почти нет свободных мест, то для всех, это своего рода показатель, что туда стоит зайти, что там вкусная кухня и хорошее обслуживание, или если посетители толпятся на стенде, то, вероятно, там происходит что-то интересное. «В нашем случае каждый человек ходил по выставке поодиночке, и это очень странное ощущение . Пока на существующих решениях нельзя обеспечить виртуальное «присутствие» других людей на стендах, по крайней мере без применения дополнительных устройств или приложений)», – говорит Жамиля Каменева.

3. Отсутствие активности посетителей. Сравнительно немного посетителей оставляли свои контактные данные, несмотря на наличие уникальных условий, спецпредложений и даже использование квестов и других игровых механик для вовлечения. Также посетители неохотно задавали вопросы виртуальным аватарам или начинали общение в текстовых или видеочатах. Это можно объяснить непониманием в целом, что за иконками чатов и виртуальных аватаров, работающих на стендах, стоят живые сотрудники, готовые к диалогу.

4. Низкая конверсия посетителей выставки от общего количества участников Startup Village. Несмотря на то что виртуальную выставку посетило несколько тысяч человек, что сравнимо с количеством посетителей Startup Village в обычном офлайн формате, это лишь небольшой процент от общего количества людей, ставших зрителями деловой программы мероприятия. Только на сайте мероприятия было 185 тыс. просмотров. «Сразу после начала мероприятия, стало понятно, что большая часть посетителей мероприятия участвуют только в конференционной программе. Как донести до посетителей мероприятия, что есть полноценное виртуальное пространство, и как повысить их интерес к общению!? Мы проделали большую работу по информированию посетителей, но этого оказалось недостаточно. И это вопрос не платформы, а в чистом виде организационный момент», – отмечает Олег Мосяж.

«Опыт нашего стенда на виртуальном экспо Startup Village показал перспективы технологии, но выявил и ряд проблем, прежде всего, социально-поведенческого характера, – считает Жамиля Каменева. – По данным организаторов, на наш стенд зашло более 500 человек, но при этом на диалог с нами вышло около 20 посетителей – при этом большая часть запросов оказалась нерелевантна. И это ключевое отличие от участия в Startup Village 2019 года: тогда на стенд зашло порядка 250-300 человек, из них мы пообщались более чем со 100 релевантными посетителями. Остальные были непрофильные, которые отсеивались еще в зоне рецепшн. Интересно, что в виртуальном стенде человека на рецепшн посетители просто игнорировали, предпочитая задавать вопросы экспертам. Возможно, что также повлиял не самый удачный выбор фото для аватара на рецепшн».

«Если говорить о скорости и стоимости организации виртуальной выставки, то в нашем случае время подготовки было сравнимо со временем подготовки физической выставки. Во многом из-за того, что и мы и провайдер проходили этот путь впервые. Возможно, в дальнейшем это будет занимать меньше времени, – говорит Олег Мосяж. – Стоимость же, конечно, оказалась существенно ниже, поскольку основные затраты складывались лишь из рабочего времени проектной команды провайдера и оплаты вычислительных мощностей, и не требовалась оплата материалов и оборудования для дорогостоящих павильонов».

Для ИЦ Ай-Теко разработка виртуального стенда оказалась не дешевле физического. Как отмечают в компании, стоимость складывалась из следующих составляющих:

1. Дизайн. Обычный стенд планируется очень просто – определяется площадь, форма, нужное количество мебели, дизайнер создает за 1-2 дня несколько вариантов, более того, можно взять типовой стенд из тысяч уже разработанных. На подготовке виртуального стенда ИЦ Ай-Теко работало 2 дизайнера: первый дизайнер из команды разработчиков платформы продумывал концепцию стенда в целом – комнаты, форма крыши, элементы, навигация и тд, и второй отрисовывал каждый элемент внутри стенда – каждую стену и каждый элемент на стене.

2. Производство или монтаж. Обычный стенд – это производство элементов и физическая застройка, а виртуальный стенд – это рендеринг 3D пространства и программирование всех интерактивных элементов. И каждое изменение требовало обновление всего пространства стенда.

3. Спонсорский пакет. Несмотря на то что стоимость участия в виртуальной выставке обычно ниже, практически вся разница в стоимости может уйти на дополнительную рекламную компанию для привлечения посетителей.

4. Работа на выставке. Получаются те же затраты на ресурсы – количество специалистов, работающих на стенде, остается без изменений по сравнению с офлайн-форматом.

5. Демонтаж. Единственное на чем можно сэкономить, так как для демонтажа виртуального стенда достаточно нажать одну кнопку.

«После Startup Village мы получили большой объем запросов, заявок от людей, которым было интересно получить такое же решение для своих выставок. Обратная связь позволила нам сформулировать задачи на доработку платформы и дала уверенность, что мы движемся в правильном направлении. Возникли новые вызовы – технологические, интерфейсные», – комментирует Елена Хлапина.

В компании планируют развивать Vim3DExpo не только как платформу для онлайн-мероприятий, но и как гибридный инструмент, который может расширить возможности офлайн-мероприятия: например, обеспечить «зеркало» физических стендов онлайн для потенциальных участников, которые не могут приехать. Виртуальная площадка обладает большей емкостью, чем физическая, а с учетом того, что COVID-19 явно не собирается покидать наши города и страны, и вспышки инфекции возможны еще непредсказуемо долго, для выставочной отрасли просто необходим инструмент, позволяющий быстро переносить мероприятие в онлайн.

«Это был очень интересный опыт для нашей компании. И как всегда самое важное – это выявленные минусы как возможные точки роста и улучшений. Мы продолжаем работать над виртуальным стендом вне выставки. Идея в том, чтобы сделать его нашим виртуальным домом, который мы сможем использовать как для виртуальных конференций или как элемент коммуникационной платформы для наших собственных сотрудников.

Применение виртуальных пространств только начинается. Если ваша организация хочет (а наша хочет!) быть одной из тех компаний, которые смогут использовать все преимущества новых технологий, даже если сейчас нельзя их четко спроектировать, описать и структурировать, то нужно экспериментировать сейчас, через пару лет этот рынок уже будет занят», отмечает Жамиля Каменева.

Автор — генеральный директор iTrend, PR-агентства для ИТ-сектора