Что поможет выполнять вовремя личные и рабочие задачи и все успевать?

Я занимаюсь управлением и маркетингом в крупном IT-проекте, консультирую предпринимателей по бизнес процессам и помимо этого являюсь женой и мамой двоих детей. Я выработала свой подход к планированию и управлением задачами, который помогает мне поддерживать баланс между работой и семьей. Что же нужно сделать с задачами, чтобы быстро и системно их выполнять?

Начните с того, что выпишите все задачи в столбик из всех сфер жизни: работа, семья, личное, задачи по хозяйству, дети, организация отдыха и тд. Это нужно для того, чтобы освободить голову. Это даст ощущение морального облегчения, что вы наконец подступились к планированию своих дел и теперь все задачи не роятся у вас в голове в хаосе.

Теперь отсортируйте задачи на разные сферы жизни. Как правило, я разношу задачи на рабочие и личные. Так вам будет удобнее продолжать их систематизировать.

Сначала страницы выпишите те задачи, которые нужно сделать в срочном порядке или наиболее важные на данный момент. Можно так и оставить их в разных сферах, а можно, как я, объединять их в 1 список - так я сразу вижу, на что нужно бросить силы прямо сейчас.

В результате я заношу свои планы и дела в Гугл Календарь и мой выглядит примерно так:

Я начинаю планирование своей недели с воскресенья. В этот день я смотрю, что я сделала за неделю по делам средней важности, а что еще осталось. Иногда задачи с прошлых недель отваливаются сами по себе или трансформируются в приоритетные - эти изменения тоже вношу в свой планнер.

В работе день планирования и обратной связи по проделанной работе в у нас команде обычно это понедельник. Каждый в команде рассказывает о том, какие задачи ему удалось сделать, что получалось быстро и легко, а с чем были завтыки. Исходя из этого, мы дальше составляем план действий и задач на неделю и стратегически решаем, как и чем ускорить решение сложностей в работе.

1. Улучшение фокуса: Планирование помогает сконцентрироваться на самых важных задачах и избегать отвлекающих факторов.

2. Повышение производительности и лучшее управление временем: Когда у вас есть четкий план, вы можете более эффективно использовать свое время и достигать больше.

3. Снижение стресса: Зная, что нужно сделать и когда, вы снижаете уровень стресса, связанный с неопределенностью и перегруженностью.

4. Целенаправленное достижение целей: Регулярное планирование помогает вам держать в голове свои долгосрочные цели и создавать шаги для их достижения.

5. Улучшение баланса между работой и личной жизнью: Планирование позволяет вам уделять достаточно времени как работе, так и семье и друзьям.

6. Увеличение удовлетворенности: Достижение целей, ощущение контроля над своей жизнью и сокращение стресса ведут к повышению удовлетворенности от работы и жизни в целом.

Такой подход к организации своей работы помогает моему уму не тратить энергию и концентрацию на удержание задач в голове и попытки держать их порядке. Как только я выписываю эти задачи - я тут же сразу приступаю к их решению, поскольку даже выбор время для исполнения того или иного дела - это уже половина его осуществления.