Маркетинг
Алина Соломенникова
417

Как мы за месяц подготовили и провели IT-конференцию в офлайне

Привет, я работаю в агентстве веб-разработки и продвижения в Ижевске. Раз в год мы проводим технологическую конференцию для разработчиков, дизайнеров, аналитиков и управленцев — UIC Dev.

В закладки

В идеальном, непандемическом мире конференция должна была собрать как минимум 300 участников, 30 спикеров со всей России и закончиться большой клубной тусовкой с рок-концертом. В мире реальном конференция состоялась с 200+ участниками и даже в офлайне, что уже победа.

Как мы организовали её за месяц, как продвигали и как боролись с ковидными страхами, делюсь ниже.

Неделя 1/5: Исходная

В организации участвовало 9 человек, в основном это отдел маркетинга, один менеджер по продажам, дизайнер, ивент-менеджер и специалист по техническому сопровождению. Конференцию провели 10 октября, продажу билетов открыли 7 сентября. Дизайн сайта оставили с прошлогодней конференции, но перенесли с фреймворка на «Тильду». Это сильно сэкономило время и ресурсы в работе с контентом и упростило продажу билетов, интегрированную с Qtickets.

Вся работа по привлечению спонсоров и спикеров тоже началась 7 сентября. К этому времени на сайте даже не было программы. Мы надеялись, что первые продажи сделают лояльные посетители, кто был на UIC Dev в 2019.

В первый день запустили рассылку по прошлогодним базам, запостили анонсы в аккаунты UIC Dev на Facebook, Instagram, «Вконтакте». Чтобы подтолкнуть пользователей к покупке, добавили триггер — повышение цены на билет с 10 сентября с 1000 до 1500 рублей.

В первые дни со всех привлечённых внутренних каналов получили лишь 3 продажи.

С 10 сентября повысили цену до 1500 руб. Но в честь Дня программиста открыли промокод на 20% до 13 сентября. В прошлом году мы предлагали более жирную акцию — 500 руб. за билет в честь Дня программиста, лидов было много. В этом решили набивать себе цену и слишком больших скидок не делать.

Итог — ещё 3 продажи. В целом 6 билетов в первую неделю работы. Такое себе.

Борьба с ковидными страхами, раунд 1

Корона при проведении ивентов — отдельная тема. За полгода пандемии и пережитых мер (от адекватных до абсурдных) скопилось достаточно кейсов, как работать с аудиторией. При этом отношение к ковиду самой аудитории не угадаешь: оно трансформируется, а точки зрения часто зависят от статистики, новым мерам и инфополю.

В первую неделю мы разместили на сайте отдельный блок о мерах безопасности и написали посты в социалках. Получили официальное разрешение Роспотребнадзора на проведение конференции с требованиями к организации.

Летний глоток воздуха в послаблении карантина вселил надежду, что люди изголодались по офлайн-ивентам, устав от жёстких мер. Изначально мы не рассматривали ковид как основное препятствие в привлечении аудитории и готовились исключительно к офлайн-ивенту.

А почему мы вообще планировали только офлайн?

Казалось бы, слишком опрометчиво и оптимистично в 2020. Но для нас проводить ивент в офлайне — это про классную возможность нетворкинга и особую атмосферу, которую не даст ни одно онлайн-мероприятие. Когда чувствуешь дух комьюнити и можешь общаться напрямую с экспертом. Чаты онлайн-трансляций слишком обезличены в этом смысле.

Неделя 2/5: По-прежнему верим в силу прошлогодней славы

На этой неделе активного и всестороннего продвижения не было. В основном добивали контент-план, общались с местными информ-порталами.

В группе «Вконтакте» запустили розыгрыш бесплатного билета. Механика проста: пройди тест и сделай репост записи. Тест настроили на riddle.com. Подходящий функционал есть на тарифе Pro, стоит $49 в месяц. Сервис предлагает триал на 14 дней, нам этого хватило.

Riddle удобен для розыгрышей и опросов разного формата. Можно выстраивать сложные механики, брендировать контент и настраивать лидогенерацию. Для этого теста я взяла шаблон Personality Test. 

Благодаря розыгрышу мы смогли неплохо прирасти в подписчиках. Сервис собирал имейлы участников (40 адресов), по которым мы позже сделали рассылку с 30% скидкой на билеты, ограничив срок действия промокода.

Объявление на vc.ru Отключить рекламу
Маркетинг
Три онлайн-игры, № 1 по вовлечению в нише и увеличение продаж в кризис: кейс «Улыбка радуги»
Как мы сделали проект № 1 по вовлеченности в нише, провели три масштабные игры ВКонтакте, привели аудиторию в…

По итогам получили лишь 1 лид с победителем бесплатного билета. Хотя я бы не назвала розыгрыш совсем провальным. Он дал охват. Часть имейлов мы трекнули позже среди тех, кто всё же купил билет на конференцию, но уже с другими скидками. Возможно, не стоило ограничивать действие промокода, дав возможность активировать его вплоть до начала конференции. Но на тот момент мы ещё не сделали тех выводов, к которым пришли за неделю до ивента.

Также на неделе настроили и запустили в лайтовом режиме таргет в «Вконтакте». К концу недели с таргета пришло 2 лида, плюс 1 билет из группы. Надежда на план с лояльными участниками рушится окончательно.

Неделя 3/5: Отработка страхов аудитории

Усиливаем таргетированную и контекстную рекламу, запускаем акцию для студентов — билет за 500 руб.

Это рекламное объявление дало большее число конверсий. 

Таргетируемся на подписчиков IT-компаний и тематических пабликов в регионе, студентов региональных вузов, таргет по интересам к IT, дизайну, созданию и продвижению сайтов, рекламе. Реклама крутится в «Вконтакте», Facebook, Instagram, «Яндекс-директ», РСЯ, Google Ads, Youtube, My Target. Идет трафик на сайт, но продаж нет.

По итогам 3 недель продано 11 билетов из целевых 200. К этому моменту стало понятно, что в этом году планка в 300 лидов непосильна, но добраться к двум сотням мы как-нибудь сможем.

Понимаем, что дело не в анонсировании и формулировке офферов, ведь трафик есть, мешают страхи. Предположили, что главное, чего боится аудитория — заразиться короной. Поэтому:

  • Полностью отменяем идею рок-тусовки. Если на образовательной части обеспечить безопасность мы сможем, то на танцах с баром сделать это нереально. Оставили 30-минутный квиз и лаунж-нетворкинг: играет фоновая музыка, работает бар, гости спокойно отдыхают и общаются в неформальной обстановке.
  • Подключаем онлайн-формат, анонсируем это в соцсетях, добавляем на сайт и во все рекламные материалы.

Неделя 4/5: Меняем программу, горит всё и у всех

Добавление онлайн-формата не подтолкнуло к продажам, которых мы ожидали. Заметили, что из всех потоков лучше работает дизайн: аудитории заходят спикеры и темы. Поэтому усиливаем рекламу на сегмент дизов и расширяем географию анонсов.

Размещаем анонсы в пабликах и Telegram-каналах и снова получаем трафик без лидов. Хотя стоп. Из всех задействованных сконвертил канал Stachka, с него мы получили 2 продажи.

Статья о бесплатном размещении на тематических порталах тоже подкинула хороших идей. Разместились на COSSA, IT-events, All events. С них пришло 10 лидов: 1 — с IT events и 9 — c COSSA.

Подключаем собственные контакты и начинаем стучаться напрямую к знакомым эйчарам в IT, дизайнерам и разработчикам. Раздаём партнёрские промокоды, промокоды сотрудников. Спойлер: сработали они классно и привели 18 лидов.

К концу недели становится очевидно, что страх с короной по-прежнему не главный.

Перетрясли программу:

  • Избавились от карьерного блока, направленного на студентов.
  • Расширили поток разработки, дополнили более узкими и точечными темами по бэкэнду и фронтэнду.

Лидов на разработку пошло больше.

Параллельно запускаем конкурс в Instagram. Механика: сделать сторис с маской и отметить аккаунт. Активность мизерная. Позже в обратной связи узнали, что механика оказалась сложной: как зайти в highlights и применить готовую маску, поняли не все.

Итого за неделю +32 билета. В основном сработал партнёрский промокод и раскачалась акция для студентов.

В общей сложности к этому времени продано 43 билета из 200. Не скажу, что была авральная паника. По статистике прошлых конференций, большая часть продаж выпадала на последнюю неделю. И всё же.

К концу недели решили вопрос с онлайн-трансляцией. Рассматривали варианты с Youtube.Live, Zoom, Webinar.ru. Было важно, чтобы по своим возможностям платформа повторяла возможности офлайн-участия: пользователи в любой момент переключаются с потока на поток, участвуют в обсуждении, есть общий зал с расписанием программы и обзором потоков. Искали тех, кто позволяет брендировать стрим, записывать выступления и вести трекинг участников. Нашли Mediator.Cloud.

Площадка отвечала всем требованиям, к тому же ребята предоставляли технического модератора, который следит за любыми сбоями, а если у какого-то участника возникают проблемы со связью, звонит ему и помогает наладить стрим. Мы смогли реализовать общий зал с программой и полностью брендировать. Для наглядности — страница стрима. По фидбеку онлайн-участников проблем с качеством связи не было. Из неудобств: за несколько часов до старта трансляции мы выгрузили всех зарегистрированных участников и передали для подключения модераторам. Все следующие регистрации приходилось отслеживать и передавать вручную (хотя и это можно было автоматизировать, будь у нас больше времени на подумать). Записи выступлений платформа хранит 1 месяц, что в принципе не критично, мы выгрузили и перезалили их на Google Disk.

Финишная. Неделя 5/5

Ждать конца недели с пиком продаж слишком рисково. Открываем ограниченный по времени промокод с очень жирной скидкой. Результат: шквал регистраций, 120+.

Итого на момент старта конференции продали 186 билетов.

Эти лиды дались ценой тысяч нервных клеток и сединой даже в бровях.

День конференции

При таком маленьком сроке подготовки мы боялись, что в офлайн практически никто не придёт, накроется стрим или с таймингом будут жёсткие проблемы. Боялись, что в последний момент выйдет указ о запрете на проведение мероприятий.

В итоге мы собрали 140+ участников в коворкинге и около 60 на онлайн-трансляции.

По отзывам, им не хватило времени на отдых между лекциями, а закрытие показалось смазанным.

В остальном же работу организаторов, качество и уровень проведения ивента, пространство коворкинга участники оценили высоко.

Главной суперсилой конференции оказалась программа: опыт приглашённых спикеров и актуальность их тем. Больше всего классных отзывов сорвали Григорий Коченов из AGIMA, Александр Коротаев из «Вконтакте», Александр Макаров из Yii framework, Сергей Жук из Skyeng и Антон Морев из Wormsoft.

Какие главные выводы мы сделали?

  • Не готовиться к конференции за 1 месяц. Большая часть недочётов вытекала именно отсюда: продажа недостаточного количества партнёрских пакетов, смазанное закрытие. И всё же месяц на организацию — это скорее вынужденная мера. Мы откладывали старт подготовки до последнего из-за непредсказуемых мер с короной.
  • Проводить конференцию совместно с другими компаниями. В этом году нам сильно повезло. С одной стороны, проведение конференции поддерживало Минсвязи, которое полностью решало вопросы с согласованием мероприятия с Роспотребнадзором, МВД и МЧС, помогло с привлечением партнёров. С другой — бóльшую часть технической организации взял на себя коворкинг Func, где и проходила конференция.
  • Переформировать потоки: разбить поток разработки на бэк, фронт и QA. Контент и дизайн, возможно, вынести в новую отраслевую конференцию. Тем более что фидбек участников потока был отличный. Добавить спикеров по направлению контента. Возможно и вовсе разбить UIC Dev на два отраслевых мероприятия — отдельно дизайн, отдельно разработка.
  • Правки на сайт конференции вносит один человек. Сайт сделан на простой и понятной «Тильде», что хорошо и плохо. Хорошо: зайти и обновить информацию/внести правки может любой сотрудник. Плохо: внести правки коряво и не подогнать верстку под все устройства может любой сотрудник.
  • Хорошо зашли персональные промокоды сотрудников, скидки партнёрам и дружественным ИТ-компаниям, которые мы пустили по сарафанному радио.
  • Основной барьер в лидогенерации — неготовность аудитории тратить деньги, экономия. Билеты на прошлый UIC Dev стоили 2000 рублей, в этом — даже за 500, 1000, 1500 продавались туго. В прошлом при тех же бюджетах рекламной кампании, примерно тех же каналах анонсирования мы получили 178 лидов. Здесь же как ни отрабатывали страхи, подтолкнуть к покупке смогли только максимально жирные скидки.
  • Онлайн-формат оказался спасительной палочкой, примерно треть участников смотрела стримы. Это хороший опыт, который мы перенесём и на следующий год.
{ "author_name": "Алина Соломенникова", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 7, "likes": 11, "favorites": 17, "is_advertisement": false, "subsite_label": "marketing", "id": 169050, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 21 Oct 2020 08:57:26 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru Отключить рекламу
Маркетинг
Как мы продали обувь ручной работы на 12 млн рублей за четыре месяца: кейс Biker Boots Russia
Как разработать стратегию продвижения, правильно выстроить рекламную воронку и установить рекорд по объему продаж…
0
7 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
1

Спасибо, кейс очень любопытный! Оффлайн-формат, конечно, штука хорошая и традиционная, но излишне романтизировать его тоже не стоит. Сколько конференций в этом году прошли в онлайне и, судя по отзывам, аудитории это заходит не меньше, главное все толково организовать. 

Ответить
0

Согласна. Этот год дал достаточно времени, чтобы научиться выводить онлайн-ивенты на достойный уровень, интегрировать разные форматы и работать над качеством связи. В своём онлайн-стриме мы протестили квиз и розыгрыши для развлечения аудитории, дабы банально переключить внимание. Что классно, стало понятно, куда в следующий раз стоит копать лучше  — рекламные интеграции от партнеров. Как ни крути это чуть ли не главная статья прибыли с мероприятий. Покрутить ролики в перерыве и лого пустить на экране не супер оффер, который привлечет известные бренды и компании к платному партнерству. Мы делали активити в виде розыгрышей в соцсетях: анонсировали в онлайне, что в такой-то группе идет такой-то партнерский движ, давали ссылки в телеграм-чате ивента. Активность была неплохая, но механики можно было сделать и интереснее. Напиши ответ и жди решения рандомайзера — это слишком легко и скучно :) Так что домашка на следующий год — продумать интерактивы аудитории и рекламламные интеграции, лучше и креативнее. 

Ответить
1

Как отработали квизы и розыгрыши?)

Ответить
0

Поддерживаю вопрос

Ответить
0

Я бы оценила на 4 из 5. Они дали активность аудитории: заинтересованность вступать и следить за нашими каналами, удержание внимания к онлайн-стриму (часть розыгрышей мы анонсировали в перерывах между выступлениями) и в целом широкое внимание к брендам. Все розыгрыши подавались от лица партнеров: упоминание в тексте, лого, вопрос в тематике бренда/продукта, в самих подарочных боксах был партнерский мерч, кстати, довольно неплохой, а не просто бумага с визитками)). Например, бесплатные годовые лицензии на антивирус, смартфоны, вспышки для селфи, термостаканы. Многие даже участвовали ради конкретного партнерского подарка и специально вступали в чат, что круто. Было удобно доносить до людей орг.моменты и новости. В среднем в каждом розыгрыше было по 60 участников. Поставила 4, потому что лично мне не хватило разнообразия, можно было бы продумать задания более креативные. Но опять же это скорее вопрос нехватки времени. Плюс модерация этих розыгрышей съела значительную часть моего времени на ивенте.  Под конец конференции в самую жару в запаре подводила итоги и собирала их в презентацию для закрытия. Основной урок: заранее подзапариться до мелочей о механике, цепляющей идее и подведении итогов. Из механик были: ВК - оставь коммент/ответ на вопрос, вступи в группы и жди рандомайзера; в инсте - сделай сторис, как смотришь конфу, отметь аккаунт, жди рандомайзера. С телегой оказалось максимально удобно: настраивала все розыгрыши через бот VoterBi. От участника - просто кликнуть кнопку, от меня, как орга, - написать короткий текст и настроить время подведения итогов. Всё)) В нужное время бот сам определит участника и отправит в чат сообщение. К тому же снимает лишний негатив, который всегда валится по итогам розыгрышей: в подтасовке не осудишь, всё решил и сделал бот. Кстати, для онлайн аудитории появилось еще одно касание с партнерским брендом - если участник был из нашего города, то забирал он подарок из партнерского офиса. 

Ответить
1

Интересный материал, спасибо

Ответить
0

Хороший кейс - спасибо!

Ответить

Комментарии

null