О применении «Моделирования бизнес-процессов» в современном бизнесе.
В современной быстро меняющейся и конкурентной бизнес-среде организации постоянно ищут способы повышения эффективности, сокращения расходов и создания большей ценности для клиентов. Одним из наиболее эффективных инструментов для достижения этих целей является моделирование бизнес-процессов (Business Process Management, BPM). Но что конкретно представляет из себя это причудливое «моделирование бизнес-процессов» и какие проблемы оно решает? Давайте рассмотрим некоторые задачи, с которыми сталкиваются почти все организации, и покажем, как BPM способствует повышению операционной эффективности бизнеса.
Моделирование бизнес-процессов — это практика создания визуальных представлений процессов в организации. Такие модели, часто изображаемые с помощью блок-схем, диаграмм или специализированного программного обеспечения, обеспечивают четкое и структурированное представление о том, как задачи, ресурсы и информация размещаются и перемещаются в рамках бизнеса. Картографируя процессы, организации могут анализировать, оптимизировать и стандартизировать свои операции.
Основные проблемы, решаемые с помощью «моделирования бизнес-процессов»:
1. Нет ясности и прозрачности процессов
Неясные или недокументированные процессы приводят к путанице и неэффективности. Создавая визуальные карты, BPM упрощает понимание рабочих процессов для сотрудников, менеджеров и заинтересованных сторон.
2. Неэффективные процессы
Устаревшие или плохо спроектированные процессы могут приводить к потере времени, ресурсов и денег. С помощью диаграммы BPMN легко выявить узкие места, избыточность и неэффективность, позволяя организациям оптимизировать операции и сократить потери ресурсов.
3. Плохая коммуникация и сотрудничество
Когда отделы или команды работают изолированно очень часто, почти всегда, возникает недопонимание и разрозненность в работе. Это как правило приводит к ухудшению показателей эффективности бизнеса. BPM способствует выстраиванию сотрудничества, обеспечивая единое понимание рабочих процессов и обязанностей всеми участниками.
4. Сложность масштабирования операций
По мере роста бизнеса его процессы становятся слишком сложными или устаревшими, чтобы удовлетворять возросший спрос. BPM помогает разрабатывать масштабируемые процессы, которые могут адаптироваться к росту и меняющимся потребностям бизнеса.
5. Каждый выполняет задачу «как ему вздумается»
Без стандартизации процессов сотрудники выполняют задачи по-разному, исходя из своего опыта и понимания правильности. Это часто приводит к «неожиданным» результатам. BPM устанавливает единые рабочие процессы, обеспечивая строгую последовательность и качество выполнения.
6. Крайне сложно выявить истинные причины проблем в компании
Когда возникают проблемы, сказать, что является их первопричиной в сложном процессе, может быть очень сложной задачей. BPM предоставляет четкую карту процессов, за счет чего выявить и устранить сутевую причину становится просто.
7. Сопротивление изменениям
Сотрудники как правило сопротивляются любым изменениям, что в основном связано с их непониманием, нежеланием менять привычки или страхом, что что-то может пойти не так. BPM создает условия, где все заинтересованные стороны вовлекаются в разработку и улучшение процессов и, таким образом, присваивают их. Они больше их не боятся, это их создание, они их любят.
8. Невозможность измерить и улучшить производительность труда
Без четких определений процессов измерение производительности или отслеживание прогресса почти невозможно. BPM дает возможность установить именно там, где это нужно, метрики и ключевые показатели эффективности (KPI) для мониторинга и оценки эффективности процессов.
9. Высокие эксплуатационные расходы
Неэффективные процессы приводят к непредвиденным расходам, таким как оплата переработки, брак на производстве, высокая доля отходов и др. BPM позволяет выявить возможности экономии затрат – увидеть именно те места, где изменения принесут наибольший экономический эффект.
10. Отсутствие инноваций
Жесткие или устаревшие процессы могут подавлять инновационную деятельность на предприятии. BPM способствует постоянному совершенствованию. Постоянный анализ процессов и их наглядность обусловливает своевременную более гибкую настройку и адаптию к новым идеям и технологиям.
11. Трудности в адаптации и обучении
Новым сотрудникам может быть трудно освоить сложные или недокументированные процессы. BPM предоставляет четкую документацию и наглядные пособия, упрощая обучение и адаптацию.
12. Неадекватное управление рисками
Не имея четко описанных процессов, организации могут не видеть собственных рисков. BPM помогает выявлять и управлять потенциальными рисками, многократно снижая потери в будущем.
13. Плохой клиентский опыт
Некорректно выстроенные процессы приводят к задержкам, ошибкам, простоям, потерям и, как следствие, неудовлетворенности клиентов. С помощью BPM можно кратно улучшить качество обслуживания клиентов, обеспечить необходимую степень клиентоориентированности процессов.
14. Несогласованность процессов с бизнес-целями
Процессы могут не соответствовать стратегическим целям компании. Это приводит к тому, что «каждый тянет одеяло на себя» и получается нулевой «выхлоп» от прилагаемых усилий. BPM гарантирует, что процессы будут согласованы всеми участниками и разработаны для поддержки и достижения стратегических бизнес-целей.
Приведу несколько реальных примеров из собственной практики, где можно применить моделирование бизнес-процессов:
- Производство: оптимизация производственных линий для сокращения отходов и повышения производительности труда, передача дел от ключевого сотрудника новому (например, ваш главный инженер уходит на пенсию).
- Здравоохранение: оптимизация процессов приема пациентов для сокращения времени ожидания и улучшения сервиса.
- Финансы: автоматизация обработки счетов-фактур для сокращения ошибок и ускорения платежей.
- Розничная торговля: улучшение управления цепочкой поставок для обеспечения своевременной доставки продукции.
И это только малая часть тех задач, которые можно решить с помощью BPM.
В заключении хочу отметить, что это очень мощный инструментарий. Обеспечивая ясность и прозрачность, повышая эффективность и способствуя инновациям, BPM уже много лет помогает организациям решать проблемы, достигать своих стратегических целей и оставаться конкурентоспособными в постоянно меняющейся деловой среде. Независимо от того, хотите ли вы сократить расходы, повысить удовлетворенность клиентов или масштабировать свой бизнес, «моделирование бизнес-процессов» является критически важным шагом на этом пути.