Ретроспектива. Как провести ее эффективно и довести до результата?
Случаются проекты, когда в команде создается напряжение и оно копится и копится. Не все могут прямо и в лоб говорить о проблемах. Важно, разряжать обстановку и в этом может помочь ретроспектива. Что же это за зверь и как провести ее так, чтобы улучшить атмосферу и результаты проекта - поделюсь ниже.
Ретроспектива - это встреча команды с открытым диалогом, где все члены команды обсуждают общие результаты проекта или отдельных его этапов, а также выдвигаются предложения по улучшению рабочих процессов. Ретроспектива (далее - ретро) отличается от рабочих встреч тем, что тут важно дать каждому из участников открыто и безопасно высказаться о накопленных проблемах на проекте.
Главная задача ретроспективы - выявить основные точки роста и назначить четкие шаги для улучшения результатов проекта.
Разберемся, как же эффективно провести ретро, чтобы случился результат. Ниже поделюсь планом, который работает у меня.
1. Подготовка.
- Определить цель ретроспективы: для чего вам нужна сейчас ретроспектива?
- Предупредить всех участников о предстоящем ретро: попросить подумать о том, что же их беспокоит на проекте
- Создать общее пространство для проведения ретро, где все участники смогут взаимодействовать друг с другом - обычно я это делаю в MIRO
- Важно убедиться, что все участники имеют доступ к необходимой информации для проведения ретро
2. Проведение ретроспективы.
Само ретро я провожу обычно в 5 этапов:
1) установка правил проведения ретро, создание благоприятной/открытой атмосферы
- Сообщить команде, что ретроспектива — это пространство для открытого диалога и конструктивной критики, где ошибки рассматриваются как возможность для роста, а не кнут
- Установить правила, например: уважительное слушание и отсутствие обвинений и др.
- Выдерживать тайминг - на каждый этап я обычно выделяю и обозначаю для команды четкое время, чтобы встреча не ушла в бесконечную дискуссию и каждый участник понимал, что важно изложить свою мысль четко и по делу
2) сбор и анализ обратной связи от участников ретро
- Выделяем ключевые темы проекта, которые нуждаются во внимании
- Начинаем с обсуждения положительных моментов - это задаст хорошее настроение на встречу, затем переходим к проблемам и трудностям
3) выделение наиболее приоритетных задач
Далее, когда положительные моменты и точки роста уже зафиксированы, переходим к выделению наиболее приоритетных задач
- Проводим голосование за то, какие задачи сейчас наиболее необходимы к выполнению в ближайшее время (у меня это обычно период 1-2 месяца)
- Определяем наиболее значимые приоритеты (у меня это обычно 3 приоритета, но тут зависит от объема ваших задач и загрузки команды)
4) определение четких шагов для улучшения работы на проекте
После того, как наиболее приоритетные задачи уже обозначены - необходимо понять как будем их «чинить» и назначить ответственных
- Определите конкретные действия для улучшения процессов
- Убедитесь, что они реалистичны и доступны для реализации
- Назначьте сроки и ответственных за выполнение этих действий
5) подведение итогов
- Подведите итоги и проверьте, все ли ощутили, что их идеи были услышаны
- Соберите обратную связь о самой ретроспективе для улучшения будущих встреч
3. Контроль результатов и регулярность проведения ретро.
Ну и завершающий этап всего этого мероприятия - контроль и регулярность. После того, как ретро закончилось, нельзя сказать, что все уже выполнено. Очень важно следить за тем, чтобы все договоренности со встречи были соблюдены.
- Обязательно расставьте все задачи со сроками и ответственными в задачник вашего проекта - иначе, вероятнее всего, договоренности не будут выполнены
- Контролируйте выполнение поставленных задач в сроки
- Проводите ретроспективы на регулярной основе, чтобы поддерживать фокус на постоянном улучшении вашего проекта и брать новые точки роста в работу
Подведем итоги
Ретроспектива - классный инструмент для роста эффективности работы на проекте и создания благоприятной атмосферы для каждого из членов команды. Но важна не только тщательная подготовка и сам факт проведенного ретро, но и контроль и регулярность этих встреч. Тогда вы точно постоянно будете получать плоды и замечать как ваши результаты растут, а участники все больше довольны совместной работой на вашем проекте.