Семь лет с KAIFOOI: команда, где кайф — это метод
Нам семь. И если вы работаете в рекламе, то понимаете, что дожить до этого возраста и не выгореть по дороге — уже достижение.
KAIFOOI — это агентство, где важны не только клиенты, но и люди внутри. Где можно быть живым, неидеальным, уставшим, но все равно кайфовать от работы. Мы не строим империю, но умеем создавать пространство, в котором хочется работать и развиваться.
К семилетию мы собрали практики и мысли от руководителей отделов: что работает, как решаем, где ошибались и почему получилось выжить — и стать лучше.
* Примечание от генерального директора KAIFOOI Сергея Каледина
Дорогой vc! Мне не передать эту радость, когда ты читаешь статью, написанную твоей же командой.
Семь лет назад я запустил KAIFOOI с одной идеей: собрать команду, с которой будет хорошо. Чтобы с утра хотелось идти в родную тележку. Чтобы проект был в кайф. Чтобы не выгорать и ни за кем не бегать.
За это время мы нанимали по-всякому. Через интервью с вопросами типа: «А вы в Бога верите?». Через дизайн человека. Через знакомых. Через звезды. Иногда даже получалось.
Со временем стало понятно: неважно, какие ты используешь инструменты найма. Главное — быть самим собой. Потому что «кайфовые люди» притягиваются не анкетой, а твоим состоянием и другими «кайфовыми людьми».
Это главный рецепт роддома, где спавнятся идеальные кандидаты: просто будь собой и кайфуй.
👉 Ниже — честный текст от нашей команды, как это работает внутри.
Кайфовый клиентский сервис — какой он?
Клиентский сервис — это не «доп к продукту», а его полноценная часть. Он так же важен, как креатив и цена. На практике мы видим: часто выбор в нашу пользу делают именно из-за того, как мы работаем, а не только что мы делаем.
Коммуникация вовне: что видит клиент
- Ежедневный статус. Его клиент получает каждое утро: список задач, текущий этап, дедлайн, ответственный. Например, у одного клиента пять менеджеров — и все получают нужную информацию из одного сообщения. Бонус: фирменные эмоджи, которые кастомизируют статус (и используются во внутренних коммуникациях). Забрать можно тут.
- Пояснения. То, что очевидно нам, часто совсем неочевидно даже опытному клиенту. Вместо «так не выйдет» — объясняем, почему, и сразу предлагаем альтернативу. Если клиент задает уточняющие вопросы — значит, менеджер недоработал в предыдущем сообщении.
- Честность. Не успеваем сдать макет? Сообщаем и называем новый реалистичный срок. Ошиблись? Признаем и сразу присылаем исправленный файла. А в нашем чек-листе (о нем дальше) становится на один пункт больше.
Все мы люди и можем ошибиться. Такой подход вызывает доверие — и, как ни странно, даже симпатию.
Коммуникация внутри: что видит команда
- Чек-листы. Не общие на отдел, а индивидуальные на клиента. Кто-то просит использовать «ё», кто-то не приемлет цвета конкурентов на макетах, а кто-то — просит учесть, как Telegram обрезает визуалы. Все это фиксируем и перепроверяем перед сдачей, чтобы клиент не тратил время на вылов косяков (их почти нет).
- Многоступенчатая проверка. Тут все просто — каждый проверяет свою часть. В финале — ревью проджекта, на ключевых задачах — проверка руководителей и проектного директора. Это не исключает ошибки, но серьезно снижает их количество, экономит время и позволяет избежать размытой ответственности.
- Трекер задач. Раньше использовали Trello, а мелкие проекты и вовсе вели в чатах, но в какой-то момент они разрастались, и все равно приходилось переезжать в систему. Сейчас мы используем Kaiten — и даже мини-проекты заводим туда сразу. Это удобно для передачи задач в отпуска и поддержания уровня качества.
Вишенка на торте — ИИ-ассистенты. Собственной разработки, между прочим! Помогают с рутиной (например, сбор смет или подсчет рабочих часов команды), чтобы мы могли сосредоточиться на главном — клиентах.
Все эти шаги — только часть системы. Но подобная база позволила нам стать «агентством, которое избавляет от головной боли» — как сказала одна из наших клиенток. А показатель NPS 88% только подтверждает, что наш подход работает.
Как отказать клиенту, не разрушив доверие
Клиент не всегда прав. И это нормально. Если соглашаться на все, можно очень быстро потерять команду, качество, маржинальность — и бизнес в целом. Но как сказать «нет», чтобы остаться в доверии и даже его укрепить?
Когда стоит сказать «нет»?
- Если задача невыполнима в условиях.
- Если идея противоречит стратегии.
- Если бюджет не соответствует ожиданиям.
Но мы не говорим: «Это невозможно». Мы объясняем, почему и как можно сделать иначе — с фокусом на цели клиента. Такой отказ — это не про жесткость, а про профессионализм и заботу о результате.
Если мы всегда говорим «да» тому, что предлагает клиент, как мы тогда предложим нечто действительно уникальное и эффективное?
Примеры
- Без маркировки. Однажды клиент попросил разместить пост без обязательной отметки. Мы понимали — он хотел максимальной нативности. Но также знали риски: нарушение законодательства, потеря доверия аудитории, репутационные издержки. Объяснили, предложили формат с маркировкой, который все равно выглядел естественно и не вызывал раздражения у пользователей. Пост сработал отлично, клиент остался доволен.
- Спецпроект под выход на IPO. Клиент настаивал на сухом тоне — мол, серьезная тема. Мы не пошли на поводу, а подготовили несколько креативных вариантов и обосновали, как они усиливают образ бренда. Итог — выбрали решение «с изюминкой», оно сработало и вызвало резонанс на рынке.
Иногда правильное «нет» гораздо полезнее, чем бездумное «да».
Как мы прокачиваемся внутри рутинных проектов
Рутина неизбежна. Но это не повод стоять на месте. Мы стараемся использовать повторяющиеся проекты как среду для роста.
Делимся микроинсайтами
Внутренний Telegram-канал с хештегом #рабочиймоментс. Туда каждый может кидать маленькие находки (фишки софта, переписки с клиентом, крутые лейауты, инсайты).
Экспериментируем внутри рутины
В каждом новом проекте стараемся ставить маленькую цель на рост:
- «Попробуем другой способ презентации и согласований»
- «Проверим, как клиент реагирует на более смелую подачу»
- «В этот раз генерируем через другую ИИ-платформу»
Создаем внутренние гайды
Все, что сработало — фиксируем. Получается документ, который помогает понять, что мы не топчемся на месте / развиваем стандарты. И отличный инструмент для новичков.
Договариваемся о прокачке
В начале квартала задаем вопрос: «Что каждый хочет попробовать или улучшить?». И ищем, куда встроить эту цель даже в типовые проекты.
Тихо апгрейдим процессы
Параллельно с рутиной ищем:
- Что делегировать?
- Где сделать шаблон?
- На каких ошибках провести обучение?
- Что автоматизировать?
Понемногу внедряем, показываем что идеальная рутина = шанс сделать задачу автоматической и перейти на другой уровень.
Моушн дизайн — командный вид спорта
Когда слышишь фразу «командный моушн-дизайн», первым делом вспоминается классический сплит задач на средних и крупных проектах. Каждый делает свою часть во имя общей цели. В крупных агентствах это часто встроено изначально: под каждый этап пайплайна подбирается отдельный специалист.
Но у нас все устроено иначе.
Моушн-отдел в KAIFOOI небольшой, но сильный. Из-за специфики задач, мы — дженералисты. Каждый способен закрыть проект «под ключ» — от нуля до финального рендера. Поэтому разделение происходит не по ролям, а по необходимости, чаще всего — из-за сжатых сроков. Тогда каждый подключается на определенный этап, чтобы ускорить процесс.
Кроме того (спасибо грамотно собранным коллектам), мы можем оперативно передавать проекты друг другу при авралах — полностью, с возможностью в любой момент подхватить. Это дает отличную гибкость.
Мы все работаем в одном софте, а структура проектов у нас стандартизирована. Это помогает быстро ориентироваться при подключении — даже если асап внезапный и времени на оформление нет. В таких случаях выручает командный дух: кто-то поможет найти нужные слои, кто-то разберет структуру и доделает — просто потому что так принято.
Но, пожалуй, главное в нашем отделе — это хорошие внутренние отношения. Если кто-то находит что-то полезное — делится. Если кому-то тяжело — помогает.
Пример
На одном из проектов нам нужно было собрать многосоставной ролик хронометражем в 2 минуты. Мы разделили процесс на сцены, каждый отвечал за свой кусок, и параллельно отдельный человек сшивал все это воедино. Сцены были разделены и по типу анимации: кто-то занимался только персонажами, кто-то — общими планами.
Работало все одновременно — как швейцарские часы.
Creator Ex Machina или почему с ИИ становится только лучше
В старом анекдоте программист просит джинна сделать его умнее. «Исполнено», — отвечает тот и исчезает, оставив на месте незадачливого айтишника лишь зеркало.
Современные креаторы получили нечто похожее, только в цифровом виде. Нейросети, которые на первый взгляд кажутся костылями для интеллектуальных калек. Ткнул — получил текст, картинку или код. Но, как обычно, дьявол в деталях...
Фокус в том, что ChatGPT и компания работают не как автопилот, а как спарринг-партнер для мозга. Один точный вопрос запускает цепочку следующих. Через полгода такой игры в пинг-понг с алгоритмом в голове формируется что-то вроде внутреннего редактора. Привычка разбивать задачи на составляющие проникает во все: тексты становятся структурнее, мысли — яснее.
ИИ не делает человека умнее — он показывает, как выглядит ум в действии. А мозг, этот талантливый имитатор, начинает повторять алгоритм.
Современный креатор боится одновременно двух вещей:
- Стать зависимым от ИИ.
- Остаться без него.
Первый страх — от непонимания, как все работает. Второй — от понимания, насколько это мощно.
Как и в фильме «Области тьмы», умные таблетки в итоге становятся ненужными. Потому что мозг запоминает новую модель мышления. Нейросеть — не протез, а тренажер. Только здесь качаются не мышцы, а нейронные связи. И, привыкнув смотреть с высоты птичьего полета, уже сложно вернуться к ползанию по инфопотоку в поисках очередного желудя.
База знаний как инструмент включения, поддержки и лояльности
Я убеждена: сильная команда строится не на бесконечном найме, а на системной адаптации и искренней заботе о людях внутри. Один из наших ключевых инструментов — внутренняя база знаний KAIFOOI. Мы ее обновили и переосмыслили как живое пространство поддержки, включения и вовлеченности.
Для новичков это полноценный гид по вселенной агентства. Здесь есть все — от чек-листов и регламентов до истории KAIFOOI в мемах и лицах. Мы даем не только правила, но и контекст, атмосферу, настроение. Это снижает тревожность, помогает быстрее включиться и формирует ту самую лояльность с первых дней.
База знаний — это опора в ежедневной работе. Грейды, шаблоны, оргструктура, портфолио, ссылки на процессы — все под рукой. Это позволяет работать осознанно, без микроменеджмента и хаоса.
Мы сознательно встроили в систему анонимную форму обратной связи и календарь событий агентства. Чтобы не терялись важные даты — и важные голоса. Это часть нашей культуры: мы не собираем обратную связь раз в квартал, мы слушаем постоянно.
Сильная команда держится не на контроле руководителя и не на welcome-наборах. Она держится на системности, прозрачности и ощущении, что ты важен агентству.
Наша база знаний — про это.
И да, она тоже про креатив. Потому что порядок внутри освобождает энергию снаружи.
Послесловие от CEO KAIFOOI Даниила Яркова
Семь лет назад KAIFOOI нанял первых трех ребят, чтобы начать свой путь на рекламном рынке. Одним из них был я.
Не буду лукавить — это был большой и тяжелый путь, со своими победами и поражениями (читай: опыт). Но спустя сотни проектов и тысячи дедлайнов осталось главное: атмосфера, где ценят не только результат, но и людей.
Я долго думал, как завершить эту статью. Вспоминал истории с первого года работы, хотел рассказать про становление культуры или раскрыть главные вехи KAIFOOI.
Но правда в другом: всего этого не было бы без команды. Всей. Не только тех, кто с нами сейчас, но и тех, кто когда-то ей был. Это заслуга абсолютно всех Кайфуйцев — без вас было бы просто невозможно так кайфовать все это время.
Спасибо каждому!