6 месяцев работы с YouGile: личный опыт использования таск трекера в команде маркетинга

Привет, я Игорь, руковожу отделом трафика в тире.медиа. И сегодня хочу рассказать про впечатление после 6-месяцев использования таск трекера YouGile.

Тут не будет про теоретические преимущества и недостатки всего сервиса, только личный опыт, который будет полезен тем, кто управляет командами/проектами.

В январе 2025 отдел маркетинга одной веб-студии выделяется в отдельное digital-агентство, со своими бизнес-процессами. В агентстве два отдела: SEO и трафик, плюс дизайнер и аккаунт менеджер. Я прихожу в феврале, и одной из первых задач был выбор таск-трекера для контроля задач. До этого в веб-студией использовался Яндекс Трекер, но нашей команде и мне в том числе он не нравился чуть более чем полностью. Возможно, для разработки он ок, для нас, делающих рекламу в интернете, не ок. Мой опыт в прошлом: Wrike, Asana, Trello, Битрикс24.

Критерии выбора:
• цена
• возможность создания множества проектов
• уровни доступа
• простота использования
• наличие канбана
• внутренний мессенджер
• календарь
• трекинг времени (в основном для задач по дизайну)

Лично я склонялся к Битрикс24, т.к. из доступных сейчас в РФ наверное он самый функциональный (календарь в битриксе ван лав), ну и у меня есть положительный опыт работы в нем в течение трех лет. Еще тыкал Kaiten, но мне интерфейс не зашел абсолютно.

Но по итогу на общем собрании выбрали Yougile, получив положительные отзывы от знакомых из других команд. Ну и функциональность и цена повлияли.

Абсолютно весь функционал доступен бесплатно для 10 сотрудников. За каждого сотрудника сверх лимита 825 рублей в месяц (495 рублей в месяц при оплате за год). Для небольших команд идеальный вариант, как по мне.

Супер простая регистрация — нужна только почта (можно использовать корпоративную).

Далее есть разбивка по отделам, с возможностью прописать должность и роль в отделе:

Для каждого проекта можно задать отдельные роли. По дефолту их три:

Но при необходимости можно задать свои и настроить нужные права:

Нам в данный момент хватает встроенных ролей.

Проекты — основная часть структуры. Под каждого клиента создаем отдельный проект. Далее уже доски по отделам (если клиент на нескольких услуга

В каждом проекте есть канбан. Мы не используем большого количества колонок, только самые основные:
1. планируется — бэклог задач, которые еще не взяты в работу
2. в работе — задачи с дедлайном, к которым уже приступили
3. готово — выполненные задачи (при закрытии задачи настроен автоматический перенос в колонку "готово", а если задачу перенести в эту колонку, она автоматически закроется)

При нашей структуре в данный момент этого достаточно.

Чего не хватает:

1. Сортировки проектов, по алфавиту или по порядку, заданному администратором, чтобы у всех пользователей список был идентичный. У нас все клиенты разбиты на три категории: А, B и C. Себе я сортирую по категориям, но у сотрудников своя разбивка, что создает небольшие сложности во время планерки отдела, когда идем по списку проектов.

2. Более существенный недостаток — отсутствие возможности создать описание проекта, где будет хранится вся информация. Когда мы начинали использовать YouGile, техподдержка обещала добавить такой функционал, но до сих пор его нет. Решили костылем: в канбане первая колонка хранит всю информацию по проекту в задачах. У этих задач нет дедлайнов, исполнителей, они не перемещаются и не закрываются.

В каждой задаче есть возможность комментировать, ведется лог событий, есть авторы и исполнители, добавление чек-листов и подзадач.

Одна из основных функций, которая помогает в процессах (если они у вас конечно есть). У нас это, например, ежемесячные отчеты, передача проектов между сотрудниками на время отпуска, запуск новых проектов.

К шаблонам задач можно заранее добавить описание, подзадачи, чек-листы, авторов и исполнителей, все виды стикеров.

Основной минус — нельзя сделать шаблоны на все проекты, в каждый добавляется отдельно. Решение — шаблон проекта, который копируется под нового клиента.

Сразу скажу, я не фанат рабочей коммуникации в телеграм. Во-первых, потому что в чатах все теряется, во-вторых, если для работы нет отдельного аккаунта, то получается сотни переписок, среди которых надо не потерять рабочие чаты. Поэтому всю коммуникацию отдела перевел в мессенджер YouGile. Функционал закрывает абсолютно все, что нужно для рабочей переписки. Личные сообщения, чаты по проектам (если нужно).

Можно создавать папки с чатами, настроив условия попадания чата в папку:

Достаточно удобный функционал, появившийся недавно как beta-версия.

До этого, подключение ассистента было через расширение и его можно было призвать в задачи. Теперь этот функционал пропал, но новая версия мне нравится даже больше.

Для чего это все вообще? Потому что, на мой взгляд, результатов от всяких контекстных, таргетированных и etc реклам можно добиться только путем управления проектом, а не настройками в кабинете.

Поэтому вот тут можно почитать, как с помощью гугл таблицы улучшать результаты таргетированной рекламы.

А что касается YouGile — на мой взгляд, для небольших команд это практически идеальный таск трекер, который сейчас еще и функционал CRM-системы развивает.

Ну а если ты занимаешься интернет-маркетингом, то залетай в мой тг-канал, подписывайся, ставь реакции

P.S.: про использование мастер-файла на проектах расскажу в следующий раз.