Почему ваше следующее мероприятие провалилось еще на этапе выбора площадки? 4 ключевых пункта, которые спасут от фатальных ошибок
95% организаторов при выборе площадки смотрят на три вещи: цена, расположение, метраж. И это первая стратегическая ошибка. Потому что по-настоящему деловая площадка — это не просто «коробка» для мероприятия, это ваш стратегический партнер, который поможет достичь бизнес-целей проекта без технических накладок и недовольных отзывов. Разбираемся, какие критерии выбора действительно влияют на результат и как отличить настоящего партнера от просто арендодателя.
Прежде чем перейти к нашему опыту, вот чек-лист, который спасет вас от роковых ошибок. Выбирая площадку, оценивайте ее по этим четырем параметрам:
1. Репутационный капитал: как площадка влияет на ваш имидж
· Локация — центр города, близость к метро = статус и удобство для гостей. Окраина = скрытые расходы на трансфер, риск не начать мероприятие вовремя из-за опоздания гостей или вовсе неявки участников, полупустые залы и зоны экспо. Как следствие — недовольные спонсоры и партнеры.
· Инфраструктура — это логистика мероприятия и удобство участников: вместительная парковка, отель для размещения гостей, собственная кейтеринговая служба, бизнес-центр, магазины, рестораны и кофейни, зоны для неформальных встреч, станции зарядных устройств. Отсутствие любого из этих пунктов создает «болевые точки» для участников, которые важно продумать организаторам.
· Окружение — это продолжение события. Парк, историческая часть города или достопримечательности, а не промзона — все это влияет на имидж мероприятия и позволяет вашему событию жить после официальной части.
2. Сервис как производственный ресурс
· Есть ли у вас персональный менеджер? Это ваш «дирижер» на площадке, который берет на себя коммуникацию со всеми внутренними службами, транслирует задачи организатора и при этом является его «адвокатом» для служб.
· Проактивность команды от площадки. Предлагают ли решения до того, как вы озвучили проблему? Делится ли команда лучшими практиками?
· Human to Human vs B2B. С вами общаются на языке ваших KPI или на языке договоров и регламентов?
3. Технологии, которые экономят бюджет, а не съедают его
· Цифровой двойник площадки. Наличие 3D-туров, технических планов и таймингов в онлайн-доступе позволяет планировать мероприятие из любой точки мира.
· Встроенное оборудование. Оснащенность базовым профессиональным светом, звуком и системой синхронного перевода снижает бюджет подрядчиков на 10-20%.
· Гибкость пространства. Способен ли зал за час превратиться из «пленарки» на 1000 человек в 3 параллельные сессии или же фуршет с хедлайнером вечера?
4. Экспертиза, которую нельзя измерить в квадратных метрах
· Насмотренность команды. Готовы ли представители площадки поделиться кейсами и показать, как решали похожие задачи для других клиентов?
· Рекомендации проверенных подрядчиков. Это сэкономит вам недели на согласованиях и снизит риски.
· Фокус на бизнес-результате. Понимает ли менеджер, что ваша цель — не просто провести мероприятие ради мероприятия, а реализовать проект с его целями, форматом, целевой аудиторией и техническими нюансами. Он оперативно реагирует на запросы, предугадывает возможные сложности и решает их до того, как они станут проблемой. Самое важное — он говорит с вами на одном языке, понимает вашу стратегию и ожидания.
Кейс: Как Конгресс-центр ЦМТ работает по этим принципам
Мы в Конгресс-центре ЦМТ сознательно отошли от модели простого арендодателя и развиваем клиентоцентричный подход. Наша задача — быть тем самым союзником для организатора и клиента, который берет на себя операционку по площадке, чтобы вы могли сфокусироваться на стратегии.
- Статус международной площадки Конгресс-центр ЦМТ подтверждает ежегодно, получая отраслевые премии. У нас проходит более 300 событий в год самого разного масштаба: от закрытых конференций на 30 человек до крупных международных форумов на несколько тысяч участников. Несомненно, репутация международной площадки повышает имидж самого мероприятия. Подробнее о кейсах на сайте wtc-congress.ru
- Транспортная доступность и логистика — расположение между БК Москва-Сити и Новым Арбатом на Краснопресненской набережной, метро в пешей доступности, собственная парковка на 2 000 мест. Гости приезжают без стресса, что, несомненно, сказывается и на высокой посещаемости события.
- Инфраструктура — все под одной крышей. Конгресс-центр ЦМТ является неотъемлемой частью Центра Международной торговли (ЦМТ), одного из крупнейших многопрофильный бизнес-комплексов России. На территории располагается все необходимое для проведения мероприятия: Отель 5* и апарт-отель 4*, собственная кейтеринговая служба, рестораны, бизнес-центр, магазины. частникам не нужно никуда выходить, особенно это ценно для гостей из регионов и других стран: меньше логистики — больше фокуса на содержании.
- Персональный менеджер. Мы внедрили клиентоцентричный подход: строим все процессы вокруг удобства клиента и стараемся предвосхищать ожидания. Ваш менеджер — это ваш союзник и«адвокат»внутри наших процессов. Вы решаете все задачи через одного человека, который говорит с вами на одном языке. Еще до вашего визита вы можете изучить площадку через 3D-туры и техдокументацию. Это позволяет нашим менеджерам дистанционно давать рекомендации: как зонировать пространство, чтобы нетворкинг был эффективным, где поставить стенд ключевого спонсора, организовать пресс-подход или зону для vip-гостей.
- Питание под концепцию. Ресторанная служба ЦМТ готова обеспечить от классических кофе-брейков до кастомного концептуального меню.
- Безопасность — это база! Круглосуточная охрана и система видеонаблюдения, металлодетекторы, интроскопы, система контроля доступа, возможность изолировать зоны под задачи мероприятия.
Как итог, вы сосредоточены на целях мероприятия, гости — на ценности, которую получают. Обращаясь в Конгресс-центр ЦМТ, вы покупаете не метры, а результат и уверенность. Вы инвестируете в среду, где репутация вашего бренда усиливается, а цели мероприятия — достигаются.
А что для вас главный критерий при выборе площадки? Делитесь опытом в комментариях
📧 ccongress@wtcmoscow.ru
📞 +7 495 258-10-46