Как выйти из операционки в отделе продаж, заменить всех менеджеров на роботов и каждый месяц системно выполнять план

Организационная структура системного отдела продаж, который всегда выполняет план без участия собственника, и пошаговая инструкция по замене сотрудников отдела продаж на роботов.

Как выйти из операционки в отделе продаж, заменить всех менеджеров на роботов и каждый месяц системно выполнять план

Наша веселая банда энтузиастов, свято верящая, что в один прекрасный день все процессы в отделах продаж в любом бизнесе можно будет полностью автоматизировать, поменять людей на искусственный интеллект и виртуальных помощников, чтобы все работало само собой, пока собственники компаний будут расслабленно попивать Маргариту лежа на берегу собственного острова в Карибском бассейне — более известная на рынке как компания WeLoveRobots — Ваш дружелюбный сосед и помощник в области замены живых продавцов на голосовых роботов и виртуальных менеджеров — столкнулась с интересным вызовом.

Мы яростно меняли людей на роботов в 400 отделах продаж Российских компаний, сокращая издержки и повышая производительность отделов.

Мы создавали создавали роботов-охотников, которые обходили по 700 секретарей и выходили на 300 ЛПРов ежечасно (на видео небольшой прикол, как робот психанул и назначил 100 встреч с горячими клиентами за 1 час работы и «положил» работу отдела продаж, на несколько дней перегрузив менеджеров встречами).

<i>И Ваш секретарь такой..... 0_____0</i>
И Ваш секретарь такой..... 0_____0

Внедряли роботов-лидорубов, которые обрабатывали входящие заявки за 1 секунду после того, как лид упал в CRM и назначали встречи с клиентами, прошедшими квалификацию, и наконец обучали и настраивали роботов-фермеров, которые общались с действующими заказчиками и выполняли план по дополнительным продажам вообще без участия homo sapiens (или просто *homo, если речь о не самых качественных продавцах, которых мы успешно заменяли).

Несмотря на то, что в большинстве случаев роботы реально выполняли отдельно взятый процесс лучше менеджера, мы столкнулись с тем, что далеко не в каждом случае удавалось получить реальный рост продаж, даже если все менеджеры на 100% эффективно были заменены роботами. Что-то шло не так. "Challenge accepted" – решили мы, и стали разбираться в чем могут быть проблемы.

Роботы работали до дыма в двигателях. Генерили лиды, назначали встречи, дожимали отказы, самостоятельно генерировали договора, счета и коммерческие предложения.

Горстки оставшихся менеджеров (храбрецов) в отделах продаж наших клиентов, задачи которых свелись исключительно до проведения скайп-консультаций или личных встреч с интересантами, убивались на встречах с армией клиентов с утра до вечера. А роста продаж не было, или был маленький. И это не давало покоя.

Как показал проведенный CustDev — причиной оказалось отсутствия понимания необходимой организационной структуры эффективного отдела продаж большинством собственников компаний, по счастливому стечению обстоятельств ставшими нашими клиентами. Как мы выяснили, многие считают, что нанять менеджеров и дать им в руки скрипт и скайп — это уже половина дела. И все, что теперь нужно сделать, чтобы бомбануть продажи – это запулить в менеджеров лиды и дело пойдет.

Проще говоря, собственники компаний и их руководители не знали, как должны быть выстроены и организованы процессы в их отделе продаж, чтобы он системно работал. У большинства отделы были собраны интуитивно, огромное количество задач и вопросов не решалось или решалось по остаточному принципу, клиенты сливались на всех стадиях воронки, ну и протчее-протчее-протчее. Всё по классике жанра, и это вопреки тому, что отдельно взятую задачу теперь закрывал робот (например, генерил холодный трафик или обрабатывал входящие заявки). Дело в том, что из-за того, что на прочих стадиях воронки процессы не были систематизированы – лид сливался.

Без правильно построенной системы продаж, сколько лидов не нагоняй, сколько холодных звонков не делай или бюджета не откручивай, сколько менеджеров не нанимай – все равно огромный процент клиентов будет сливаться, план продаж будет сильно прыгать от месяца к месяцу, конверсии будут нестабильными, менеджеры будут увольняться и меняться, а РОП будет рассказывать истории, как «Майские праздники» или «Новый Год» помешали выполнить план продаж. И так из года в год, по кругу, с 2-3 кассовыми разрывами в году.

Мы поняли, что никакой инструмент в мире, даже самый умный робот, волшебная таблетка или лампа Алладина не поможет, если собственник или руководитель компании не понимает, как сделать отдел продаж системным, и как этой системой правильно управлять.

"Чтобы система не имела тебя, ты сам должен иметь систему"<br />
"Чтобы система не имела тебя, ты сам должен иметь систему"

Хорошая новостьв любом бизнесе можно построить систему продаж, выполняя довольно нетрудный, и до боли стандартный (не секретный!) в профессиональном мире перечень действий, и за достаточно короткий промежуток времени ситуации, когда продажи выполняются стабильно и надежно, еженедельно приходит заранее запланированная выручка, и каждый месяц происходит индексация личной прибыли владельца бизнеса. Это то, как должен работать ОП.

Мы поняли, что если наши клиенты и партнеры (текущие, и будущие), а также в целом все действующие предприниматели рунета, будут лучше разбираться в системе продаж, и будут иметь на руках четкую организационную схему, из которой будет прозрачно, какие зоны нужно "подлатать", чтобы все работало стабильно как швейцарские швейцары - все будут в выигрыше.

Мы будем делать лучший результат и реально увеличивать выручку, создавая отделы продаж без людей (*homo). А у предпринимателя и потенциального партнера будет больше порядка в продажах, даже если он просто изучит орг. схему и ничего у нас не купит.

*homo - Подвид человеческого рода, ошибка эволюции. Отличается низкой сообразительностью при неадекватно высоких запросах, не отражающих ценность выполняемой homo работы. Часто встречается в отделах продаж малого и среднего бизнеса на территории Российской Федерации.

Приступ альтруизма

На этой мажорной ноте мы (абсолютно бесплатно *о*) начинаем серию статей о том, как без увеличения фонда оплаты труда и маркетингового бюджета увеличить продажи в малом и среднем бизнесе в 2 и более раз с помощью построения правильной структуры в отделе продаж, грамотному распределению ресурсов, автоматизации рутинных процессов роботами, и закрытию основных причин «слива» клиентов из воронки.

В конце этой статьи будет возможность бесплатно скачать документ «орг. структура системного отдела продаж» и короткий видео-гайд, помогающий самостоятельно, разобраться в каждом блоке орг. схемы и понять четкую последовательность действий в ее реализации, что автоматически делает нас мишенью и злейшим врагом всех «настройщиков отделов продаж под ключ». И пока нас еще не начали бить, предлагаем начать строить системные отделы продаж, да прибудет с нами Бог автоворонок, шаблонов и регламентов.

Для начала, давайте определим, что такое системный отдел продаж.

Если хотя бы 2 пункта из этого списка - не про Вас, то Вам точно стоит скачать орг. схему и внедрить изменения, потому что Ваш ОП находится на волоске от срыва плана (и точно далек от роста).

Системный отдел продаж – это:

  • Отдел, который всегда выполняет план продаж без участия собственника компании, регулярно, надежно и независимо от человеческого фактора
  • Дает возможность прогнозировать выручку помесячно и понедельно
  • Дает регулярную и плановую индексацию (рост) выручки и чистой прибыли от месяца к месяцу
  • Не зависит от конкретных менеджеров, работает система, а не люди, любой сотрудник быстро заменятеся и легко обучается
  • Все рутинные процессы автоматизированы с помощью CRM-системы, автоворонок и роботов

Такой отдел продаж будет не подвержен форс-мажорам или сбоям, в нем каждый сотрудник знает свой KPI и ценный конечный продукт, процессы описаны и регламентированы, замена выпадающего звена производится практически мгновенно, а у клиента почти нет шанса от Вас ускользнуть, кроме как по каким-то объективным причинам, поскольку на каждом этапе воронки заранее разработкы офферы, акции, дожималки, прописан процесс и назначен ответственный за его реализацию.

Например, если клиент прошел квалификацию, и не дошел до встречи/скайпа или консультации, а слился где то по дороге, его нужно "дожать до встречи" заранее подготовленным лид-магнитом, который заставит его все же найти время и посетить консультацию, и должен быть описан процесс, в рамках которого ответственному сотруднику (или роботу, мягко намекая) ровно через 24 часа после последнего контакта прилетит задача - позвонить клиенту, пообещать лид магнит, если он все же проведет консультацию сегодня. В нашей компании клиент получает 1000 минут работы голосового робота в подарок просто за консультацию с нашим специалистом, то есть это целый месяц работы оператора колл-центра просто за 30 минутную консультацию. Не плохой повод потратить 30 минут, не так ли?

И такой процесс нужен на каждый шаг воронки.

Признаки системного отдела

Или что должно происходить в «здоровом», правильно организованном отделе продаж регулярно и системно.

  • Выручка должна приходить стабильно, системно, и в прогнозируемом объеме (отсутствие точек экстрема, когда большинство продаж случаются в конце месяца, потому что уже «подгорает план», а в начале месяца "пустые недели");
  • Четкое понимание у всех сотрудников отдела, сколько и каких действий должно произойти, чтобы случилась 1 сделка (например, 100 звонков, 10 встреч, 5 договоров дают 1 сделку);
  • Стабильное выполнение предшествующих ключевых показателей (KPI, которые ведут к продаже — звонки, встречи, кп, счета, договоры);
  • Планирование и декомпозиция плана исходя из KPI, необходимых для 1 сделки (если, например, для 1 сделки нужно провести 10 встреч, то менеджеру ставится план проводить 100 встреч в месяц, тогда почти со 100% вероятностью будет закрыто 10 сделок, просто математически, главное отследить выполнение количественного показателя);
  • Система обучения, аттестации, адаптации и регламенты для сотрудников;
  • Примеры успешных и не успешных переговоров, встреч, работы с возражениями и отказами;
  • Регулярная система найма и поиска «лучших» менеджеров, в отделе в каждый момент времени находятся стажеры и есть кадровый резерв, чтобы в случае ухода сотрудников не было долгих перебоев;
  • Разделение труда (холодные звонки, обработка лидов, проведение встреч и работа с отказами должны выполняться разными сотрудниками / отделами, у каждого из которых свой KPI). Ну или .... сами знаете... роботами.
  • Наличие РОПа, который контролирует выполнение показателей и отвечает за систему в отделе;
  • Автоматизация с помощью роботов и чат ботов всех возможных действий, чтобы не было зависимости от человеческого фактора, не было необходимости регламентировать и контролировать эти процессы, чтобы быть уверенным в скорости и качестве решения задачи и также для целей удешевления и экономии на ФОТ.

Признаки бессистемного отдела

Наличие хотя бы 3-х пунктов из этого списка сигнализирует о том, что Ваш отдел продаж в красной зоне.

  • Выручка не стабильная от недели к неделе и от месяца к месяцу;
  • Нет регулярного роста чистой прибыли от месяца к месяцу или от квартала к кварталу;
  • В очередной раз перестраиваете отдел продаж, меняете людей, воронку, предложение, потому что опять случился сбой или что-то не работает;
  • В отделе продаж ручное управление;
  • Нет РОПа, РОП не выполняет план системно, или владелец = РОП;
  • Нет регламентов, системы обучения, адаптации, аттестации сотрудников;
  • Нет системного найма и регулярной системы замены «слабого звена»;
  • Слабые менеджеры (*homo) не дожимают, продают значительно хуже вас, нет достаточной мотивации;
  • Менеджеры выполняют всю работу в отделе (обработка лидов, встречи, договоры, дожимы до оплаты, работа с отказами, работа с «кладбищем»), труд не разделен;
  • Менеджеры не обрабатывают лиды за 10-20 минут каждый день включая выходные, лиды копятся в «кладбище»;
  • Много зависших лидов которые не берут трубки, не покупают, зависают (спойлер — в этом виноваты не лиды, а система или скорость их отработки);
  • Нет автоматизации, все держится на людях и ручных действиях, даже письма и КП отправляются руками, а не автоматически;
  • Не контролируются главные показатели, нет понимания из чего складывается продажа, бизнес не оцифрован

Что делать, и как спасать бессистемный отдел

Если вы узнаете себя, то вам точно будет полезно сделать 3 вещи:

  • Скачать PDF-файл, который мы подготовили специально для всех, кто дочитал до этого места и делимся им бесплатно «Организационная структура системного отдела продаж» — просто кликните и скачайте, вероятно вы сэкономите 2-3 года жизни и несколько миллионов рублей. Это конкретный перечень процессов, действий, документов и инструментов, необходимый на каждом этапе воронки, который Вы просто можете использовать как "список" того, что нужно добавить или до-внедрить.
  • Посмотреть видео-гайд по организационной структуре системного отдела продаж, где мы разбираем каждый элемент орг. схемы — перейдя по ссылке. Это поможет не запутаться, и определить, что необходимо внедрить в первую очередь уже сегодня, а с чем стоит подождать до лучших времен.
  • Послушать вышеприведенные примеры, как голосовые роботы на базе искусственного интеллекта, совершенно никак не отличимые от человека, выполняют такие рутинные функции, как обработка входящих заявок 24/7 и в выходные, дожимают клиентов до встречи, или клиентов, которые зависли и постоянно переносят встречи, делают холодные звонки и заваливают отделы продаж горячими лидами в 10 раз дешевле таргетированной рекламы. При этом клиенты не понимают, что пообщались с роботом. Стоит задуматься, а нужно ли заниматься наймом, обучением, регламентами и контролем менеджеров, если можно один раз сделать робота, который будет вечно на Вас работать без ЗП и с настроем убийцы.

Экскурсия в виртуальный отдел продаж, где роботы выполняют план по выручке

Чтобы не быть голословными, мы решили дать возможность убедиться в том, что замена людей на роботов действительно работает. По ссылке каждый желающий счастливый обладатель бизнеса может бесплатно записаться на экскурсию в наш виртуальный отдел продаж, чтобы посмотреть изнутри CRM системы все процессы, как их выполняют роботы без участия людей, какие получаются показатели в цифрах, а также посмотреть на конкретные кейсы в Вашей сфере.

Также за такую экскурсию каждый получает 1000 минут работы голосового робота, это 1000 переговоров и порядка 100 горячих клиентов для Вашего бизнеса. Это win-win ситуация, от нее нет смысла отказываться, мы делаем это, чтобы открыть глаза предпринимателям, на то, насколько проще и эффективнее может быть их бизнес.

При этом совершенно не обязательно что-либо у нас покупать, при желании, вы сможете использовать данные на консультации рекомендации, и настроить робота самостоятельно.

Многие функции отдела продаж действительно уже сейчас можно выполнять роботами, экономя миллионы в годовом эквиваленте на ФОТ, убирая человеческий фактор и увеличивая продажи.

Ключевое преимущество современной автоматизации в том, что она не только экономит деньги, но и увеличивает продажи, потому что робот обрабатывает заявки за 1 минуту, и клиент не успевает уйти к конкуренту, пока ваши менеджеры занимались другими делами. Робот всегда обрабатывает возражения, в отличие от ленивого продавана – именно поэтому он более эффективен, особенно на понятных рутинных функциях.

More to be!

Это была первая статья из серии на тему систематизации и автоматизации отделов продаж. Следующие статьи будут на тему:

  • Должностная инструкция эффективного менеджера по продажам в формате чеклиста — что должен делать менеджер по продажам каждый день, чтобы всегда выполнять план. Можно будет скачать данную инструкцию и использовать как регламент в своем отделе продаж.
  • Подробная должностная инструкция для РОПа также в формате регламента
  • Как организовать отдел холодных продаж, который ежедневно выполняет план по качественным новым клиентам и увеличивает продажи компании в 2 и более раз
  • Пошаговая инструкция о том, как работать с отказами, и возвращать до 60% клиентов, которые сказали «нет»
  • 5 новинок для отдела продаж, которые создадут дополнительно от 1 000 000 рублей чистой прибыли в месяц для вашего бизнеса сразу после их применения
  • Нишевые статьи-кейсы в формате пути клиента, то есть пошаговые действия, которые мы делали совместно с партнером, которые в итоге привели к полной автоматизации продаж в разных сферах и нишах.

В каждой статье мы будем также приводить конкретные примеры, скрипты и записи звонков, которые выполняются роботами, и прилагать инструкции, как настроить работу таких роботов у себя в бизнесе самостоятельно.

Пожалуйста, напишите в комментариях, какую тему вы бы хотели увидеть в первую очередь, чтобы мы могли скорректировать очередность материалов.

Мы верим, что помогаем бизнесу расти, сокращать ФОТ, избавляясь от нестабильного человеческого фактора и повышая продажи и рентабельность, интегрируя в малый и средний бизнес роботов и цифровых сотрудников, которые еще недавно были доступны только большим зеленым банкам и компаниям с синей зажигалкой в логотипе, и надеемся, что поможем читателям навести порядок в продажах.

5353
126 комментариев

Отличный продукт. Было искренне интересно прочитать статью и прослушать диалоги. Скажите пожалуйста, а как быть с тем, что автоматизированный обзвон закон однозначно относит к категории спама со штрафом от 100 000 до 500 000 рублей за каждый факт нарушения (1 звонок)? Ранее такими штрафами ФАС выжигала рынок смс спама. Рано или поздно появится клиент(ы), который пойдет на принцип и пожалуется в ФАС (сейчас это делается в пару кликов через приложение), а компания получит серьезный штраф за каждый такой звонок (законодательная база написана таким образом, что бремя доказательства наличия согласия на обработку персональных данных клиента ложится на заказчика прозвона, поэтому практически с первой жалобы сразу пойдут штрафы, обжаловать которые будет нереально). А если конкурент узнает о таком отделе продаж, то он при желании просто похоронит штрафами такой бизнес своего конкурента-инноватора. Если же собирать согласия, использовать официальные формы подписки, ЭДО и т п, то трудозатраты на такую организацию процесса работы с клиентской базой с лихвой перекроют и обесценят ожидаемую экономию...

38
Ответить

Спасибо за отличную идею, не знал, что на эту мразоту можно жаловаться. 

44
Ответить

Доброго дня Тимофей, благодарю за релевантный комментарий. Отвечу 2 пунктами. 

1. По юридической части - Вы правы, поэтому важно понимать, что во первых, в статье описано далеко не только "Холодное" применение роботов. Обработка входящих заявок, доведение до встречи, работа с зависшей базой и отказами - все это вполне законно поскольку клиент ранее обращался сам, и сам оставлял заявку, давай добро на обработку ПД. По части холодного обзвона - очень важно правильно собирать релевантную базу, для которой холодный звонок - не холодный, релевантный, и на совершение которого было ранее выдано согласие. Ниже расскажу, как это сделать (тезисно), далее выйдет отдельная статья на тему правильно и экологично организованных холодных звонков.  

2. Для всех, кто считает, что холодные звонки и навязчивые "тупые" спам звонки это одно и то же: 

Сразу скажу, что стоит радикально отличать спам-звонки, которые являются ничем иным как неадекватными актами телефонного экстремизма, оказывающим негативное воздействие на психику, эмоциональную стабильность и даже микрофлору кишечника как звонящего, так и несчастного адресата такого звонка, от профессиональных, мощно и круто организованных целевых холодных звонков, которые даже на территории развитых стран сегодня ценятся и до признаются одним из самых искусных и профессиональных способов организации продаж.

Приведу 2 простых примера супер целевого холодного звонка, который НЕ вызывает клиента негатива, и который НЕ является спамом, чтобы, так сказать, развеять все сомнения о том, что этот канал может быть максимально эффективен и ЭКОЛОГИЧЕН для получателя звонка.

Лично я являюсь ярким представителем нескольких категорий клиентов. В первую очередь, я являюсь предпринимателем, владельцем бизнеса по оказанию услуг, который в данный момент имеет открытую вакансию "Менеджер по продажам" на hh.ru, и при этом я также являюсь заядлым походником, экстремалом, скалолазом и часто могу быть замечен в "базах" таких магазинов как АльпИндустрия, Кант или Under Armour, а также среди участников различных экспедиций, походов и мероприятий по активному отдыху.

Если мне завтра поступит звонок от некой компании, которая начнет разговор со мной со слов "Добрый день, у Вас еще актуальна вакансия менеджер по продажам?" и предложит мне здесь и сейчас ее закрыть за приемлемые деньги - это будет на 100% целевой для меня звонок в данную минуту. Ведь я активно ИЩУ решение и открыто об этом объявляю на онлайн площадке, и данный холодный оффер для меня максимально в тему. Вместо того, чтобы будучи кадровым агентством, звонить всем подряд и предлагать свои услуги (как это делают почти все, что ужасно бесит я согласен), можно собрать узкую базу работодателей с открытыми вакансиями, такими как у меня, и предлагать им точечное решение их запроса здесь и сейчас. А если еще и оффер будет не стандартный, отличающийся от простой комиссии в размере 1 месяца оклада - тогда вообще огонь.

Или, если я внезапно получу звонок, который начнется со слов "Артем, доброго дня, мы Вас нашли в списке участников экспедиции по восхождения на Эльбрус, а мы вот организуем в следующем месяце экспедицию на Килиманджаро ..." это будет на 200% релевантное для меня предложение, и я точно запрошу детали. И я ТОЧНО не буду негативить. 

Но вот, напротив, если мне сегодня поступит звонок "с интересным банковским предложением", "коммерческим предложением по разработке лендинга" или "выгодной скидкой в магазине косметики ЛеТуаль" - то я буду испытывать жесткий негатив, и звонивший узнает о себе много нового в нашем коротком, но продуктивном в каком-то смысле разговоре. 

Холодные звонки - это отличный и рабочий инструмент при правильной организации, если вы звоните клиентам целевой группы, вы уверены в их уже ранее проявленном интересе к продукту или услуге, и вы звоните с актуальным для них предложением. Если же вы просто бомбите базу с +- как вы считаете целевым предложением - это просто НЕ профессионально организованные звонки, и не важно делает их менеджер или робот, это дно. 

К сожалению 99% рынка холодных звонков это как раз спам звонки, от этого плохая репутация отрасли, в действительности не целевой спам звонок который вас бесит это = плохо настроенный таргет. Если мне в ленте вылазит реклама женского платья то я знаю - о, чей то таргетолог мудак) Вопрос профессиональной настройки и экологичного использования, сам инструмент работает прекрасно. 

9
Ответить

А теперь в статьях из ФЗ "О рекламе"
Распространение рекламы посредством использования телефонной связи допускается только при условии предварительного согласия на получение рекламы (ч. 1 ст. 18 Федерального закона «О рекламе»).
Кроме того, закон прямо запрещает распространение рекламы по телефону с применением средств автоматического дозванивания (ч. 2 ст. 18 Федерального закона «О рекламе»).
Уже не говорим о кпд. Даже из приложенных примеров (а это идеальный расклад по мнению продавца) не складывается по ощущениям ничего и робот был бы послан нахуй (не говоря уже о продаже услуги).

10
Ответить

Похоже уже появились Дело № А72-7710/2021

Ответить

Комментарий недоступен

18
Ответить

Всегда рад, когда появляются люди, которые делают непроверенные выводы, это крутой шанс показать остальным нашу подготовку:)

https://soundcloud.com/kpzklqap73ue/obkhod-2kh-sekretarey
По ссылке запись, как робот обходит секретаря выходит на ЛПР получает данные и передает их менеджеру для последующей работы. 

Если интересно посмотреть на кейсы более подробно приходите на экскурсию в виртуальный отдел продаж) ссылка есть в статьи и в комментариях) 

3
Ответить