Планирование гибридных мероприятий: инсайты с Event Leaders Live
Саммит Event Leaders Live: бизнес, дизайн и стратегия прошёл 3 июня 2021 года. Эксперты в области планирования мероприятий поделись своим мнением о гибридном формате и опытом организации таких событий. Главные инсайты в этом материале.
Источник: eventleadershipinstitute.com
Будущее за гибридными событиями. Но что это значит и как организовать эффективное гибридное мероприятие все еще под вопросом.
Дж. Б. Миллер, президент и генеральный директор ивент-агентства Empire Entertainment, поделился своим философским определением гибридных мероприятий: "присутствие очных участников более чем в одном физическом месте, плюс виртуальные участники онлайн".
Эта формула декларирует особенность подхода: необходимо "доставить" очных участников тем, кто подключился к событию дистанционно.
Цель продюсеров мероприятий по словам эксперта состоит в том, чтобы обе группы получили схожий опыт, при этом нужно предложить каждой из них нечто уникальное.
На этапе планирования важно предусмотреть, чтобы опыт гостей был равноценным вне зависимости от формата участия. Для каждого сегмента аудитории он советует разработать "стратегии по улучшению опыта".
В случае с виртуальными участниками это могут быть эксклюзивный контент, сеансы вопросов и ответов или специальные сессии для "встреч и приветствий", а также параллельный контент с использованием геймификации и других инструментов.
Многие люди думают, что гибрид – это всё технологические решения. Это не так. Чаще всего решения носят творческий или логистический, а потом уже технологический характер. Лучшие гибридные решения включают в себя все три параметра.
Формат мероприятия при этом ничем не ограничен. Миллер поделился примерами из работы Empire:
Красные дорожки: интервьюер может озвучивать вопросы из виртуальной аудитории. Кроме того, и знаменитости могут появляться на красной дорожке лишь виртуально – это не мешает им отвечать на вопросы журналистов.
Ужины: используйте 360-градусные камеры или разместите за столом планшеты, чтобы привлечь виртуальных участников к обсуждению за ужином. Интересная застольная беседа может транслироваться в прямом эфире для неограниченной аудитории.
На другой сессии форума лидеров индустрии инструкторы ELI Кевин Уайт и Брандт Крюгер вместе с Лоуренсом Коберном, генеральным директором и соучредителем сетевой платформы "twine", обсудили эволюцию гибридных мероприятий и то, как управлять бюджетом, интерактивностью и вовлеченностью. Гибридные события вынужденно проходят в диапазоне между очными и виртуальными, но ключевым моментом является активация взаимодействия между двумя типами аудитории.
Заставить их думать, что они являются частью одного и того же события, – вот где может произойти волшебство, если вы все делаете правильно.
Самый болезненный вопрос на данный момент – стоимость цифровых решений. Крюгер отметил, что цены на платформы варьируются от 0 до более чем 300 000 долларов. Уайт добавил, что мы ещё не подошли к тому, чтобы вычислить формулу удорожания гибридного мероприятия по сравнению с очным.
Коберн считает, что редко платформы могут предоставить сразу все функции, которые могут понадобиться ивент-менеджеру. Он предлагает комбинировать основную платформу трансляции с дополнительными, “легкими” решениями. По мнению эксперта это может упростить техническую часть и значительно сэкономить бюджет.
Все сходятся во мнении, что с гибридными мероприятиями связаны дополнительные расходы, но когда мы начинаем рассматривать рентабельность инвестиций в охват, когда мы используем медиавозможности и креатив для удовлетворения потребностей широкой аудитории, мы начинаем понимать, что у гибридных мероприятий своя формула ценности. Затраты компенсирует отдача.
Вовлеченность – это то, что мы разрабатываем, а не покупаем. Никакие платформы не способны избавить от тщательного планирования. Рассматривать гибридный формат стоит не как антикризисную меру, а как естественную эволюцию мероприятий: их главная цель привлекать аудиторию. Способов для этого стало больше чем прежде.