Это страшное слово – смета. Новые строки в расходах на онлайн и гибридные мероприятия

После того, как миру пришлось отказаться от офлайна, event быстро научился переносить все пожелания заказчика по мероприятию в онлайн. А когда появился гибридный формат событий (онлайн+офлайн), то казалось, что найдено идеальное решение главной проблемы: как проводить мероприятия высокого уровня в новой реальности.

Но всё не так просто, ведь между идеей и качественной реализацией всегда есть препятствие под названием «смета». И с появлением онлайна и гибрида преодолеть его труднее, потому что не все понимают, из чего состоит смета для таких мероприятий. Люди привыкли, что в офлайн оплачиваются конкретные позиции, их часто можно измерить и потрогать, а онлайн до сих пор для многих – нереальный мир, искусственный. Он неосязаем, поэтому нет понимания, откуда берутся те или иные строки, на что расходуется бюджет. Важно понимать, что онлайн или гибридное мероприятие – это не встреча в скайпе, это вполне реальное мероприятие с тысячами реальных участников, и каждый хочет получить удовольствие и эффект от события.

1. Техническое оснащение дополнилось новыми объектами: пультовая, студия, видеооборудование. На аудиовизуальную часть в онлайн и гибридных форматах делается основной упор, поэтому расходы на технику значительно увеличились.

2. Появились расходы за отчисления в РАО (Российское авторское общество) и ВОИС (Всемирная организация интеллектуальной собственности) за публичное использование авторской музыки в эфирах.

3. Бюджет на проведение выставок партнёров и спонсоров в онлайне отличается от традиционных расходов на застройку стендов. Выставки стали виртуальными, а значит, появились другие специалисты (3D-визуализаторы, виртуальные архитекторы и т.п.) и обозначились новые строки в смете.

4. Изменился подход к финансированию корпоративов. В онлайне такие события проводятся с успехом, но нужно учесть в смете доставку угощений и реквизита по адресам, аренду студии для трансляции ведущего и выступления звёзд, запись мастер-классов или их организацию в прямом эфире, отдельные студии для ди-джея, йога-марафонов и других активностей.

Некоторые могут подумать: «Ой, да зачем мне техническое оборудование? Стол, стул, камера – этого хватит». Разумеется, можно обойтись без разной мебели в кадре, без светодиодного экрана (если это не противоречит концепции), можно даже исключить дополнительные интерактивы в трансляции. Для адекватного организатора вопрос оптимизации бюджета всегда актуален. Он подойдёт к расчету сметы с точки зрения целесообразности затрат, предложит клиенту разные варианты (студий, застройки, форматов и пр) с учетом задач и пожеланий.

Отдельно остановимся на затратах на разработку лендинга (отдельный сайт вашего проекта). Это не просто ресурс для проведения трансляции. Сегодня это возможность создания дополнительного комфорта для участников мероприятия и заказчика. Лендинг позволяет объединить и реализовать все задачи проекта: регистрацию участников, чаты и опросы, информацию о спикерах и спонсорах, программу мероприятия. На лендинге можно создать сразу несколько параллельных трансляций. Таким образом, участник мероприятия все необходимое сразу найдет на сайте проекта, не переходя по сторонним ссылкам.

Отметим, что в гибридных мероприятиях сохраняются традиционные расходы на участников, которые присутствуют очно: площадка большего размера, посадочные места, кейтеринг, регистрация, системы санитарной и личной безопасности. Потому что онлайн-ивент – это не трансляция мероприятия, а мероприятие с трансляцией.

«Так какой же формат сейчас лучше, безопаснее, выгоднее?». Наши эксперты отвечают: «Онлайн. Этот формат самый безопасный, а также чаще всего самый оптимальный по бюджету».

Вывод следующий: в смете появились новые позиции, и сохранятся они надолго. Да, стоимость меняется, но не надо этого бояться – всё окупится, ведь участников онлайн-событий в разы больше, а возможности сегодня совсем другие.