Как проверить подрядчика по автоматизации: контрольные точки для владельца бизнеса

Вы сидите на встрече (или в зуме). Напротив — уверенный в себе специалист или менеджер агентства. На экране мелькает красивая презентация: «цифровая трансформация», «оптимизация», «умные алгоритмы». Вам обещают, что через месяц хаос исчезнет, сотрудники перестанут тупить, а прибыль взлетит.

Звучит как музыка. Но где-то внутри свербит червячок сомнения.

Вы не технарь. Вы не знаете, чем один сервис отличается от другого. И вы боитесь одного: заплатить немалые деньги за «черный ящик», который потом окажется бесполезной игрушкой. Или, что еще хуже, подрядчик пропадет, оставив вас с недоделанной системой, в которой никто не может разобраться.

Этот страх абсолютно нормален. На рынке автоматизации полно ребят, которые умеют продавать «коробки», но совершенно не умеют решать проблемы бизнеса.

Я занимаюсь настройкой процессов и нейросетями, и часто вижу клиентов, которые уже «обожглись». Им продали сложную систему, когда нужна была простая таблица. Им автоматизировали бардак, и бардак стал масштабируемым.

Чтобы вы не попали в эту ловушку, я собрал чек-лист. Это не про проверку дипломов или сертификатов. Это про здравый смысл. Пройдитесь по этим 7 пунктам, и вы сразу поймете: перед вами профи, который сэкономит вам ресурсы, или продавец воздуха.

Это самый первый и самый важный фильтр. Нормальная работа начинается не с презентации «наших возможностей», а с погружения в ваше «сейчас».

Представьте, вы пришли к врачу, сказали «у меня болит живот», а он, не глядя на вас, уже выписывает направление на операцию. Страшно? В бизнесе то же самое.

Хороший спец будет мучить вас вопросами: «Откуда приходит заявка?», «Кто ее берет?», «Где вы ее фиксируете?», «А если менеджер заболел, что происходит?», «Где чаще всего теряются клиенты?».

Красный флаг:Вы созваниваетесь, рассказываете о проблеме 5–10 минут, и подрядчик сразу выдает: «О, вам нужна вот эта CRM и вот такой бот, у нас как раз есть готовое решение, стоит столько-то».Это значит, что вас не слушают. Вам пытаются натянуть типовое решение на ваш уникальный хаос.

Как проверить:После первой установочной встречи попросите подрядчика описать ваш текущий бизнес-процесс своими словами. Пусть он расскажет (или напишет), как он понял вашу работу.Если он путается, упускает важные детали или говорит общими фразами — он не понял задачу. А значит, решение, которое он предложит, работать не будет.

Автоматизация — это не магия и не «дань моде». Это инвестиция. Вы вкладываете деньги, чтобы «выкупить» обратно свои ресурсы.Результат работы — это не «внедренная программа», а конкретное изменение в жизни компании.

Хороший подрядчик говорит на языке ваших выгод:

Красный флаг:Когда на вопрос «Что изменится?» вам отвечают лозунгами: «Повысится эффективность», «Процессы станут прозрачными», «Улучшится коммуникация».Это вода. «Эффективность» нельзя положить в карман.

Как проверить:Спросите прямо: «Что конкретно у меня освободится? Сколько часов в неделю? Сколько денег я сэкономлю?».И самое главное — попросите зафиксировать эти критерии успеха в договоре или в приложении к нему. Профи не побоится подписаться под результатом (или честно скажет диапазон «от и до»). Дилетант начнет юлить.

Любая, даже небольшая автоматизация — это проект. У проекта есть начало, конец и этапы пути. Если подрядчик опытный, у него есть отработанная технология. Он знает, что сначала мы пишем ТЗ, потом настраиваем базовую логику, потом тестируем, потом обучаем сотрудников.

Красный флаг:Ответы в стиле «Ну, начнем, а там посмотрим», «В процессе разберемся», «Всё зависит от того, как пойдет».Это хаос. Скорее всего, сроки будут сорваны, бюджет раздут, а вы будете постоянно дергаться в непонимании, на какой стадии находится работа.

Как проверить:До подписания договора и оплаты попросите показать дорожную карту (план-график).В ней должно быть понятно:

Устройте небольшую «защиту плана»: ткните в любой пункт и спросите: «Зачем это нужно и что будет, если мы это пропустим?». Ответ покажет глубину понимания.

Сайты стерпят всё. Написать «100+ успешных проектов» и поставить логотипы Газпрома может любой школьник. Вам нужны доказательства того, что человек уже решал похожие задачи для похожего бизнеса.

Красный флаг:Подрядчик говорит о богатом опыте, но в ответ на просьбу показать примеры начинает ссылаться на «строгий NDA» (соглашение о неразглашении) абсолютно со всеми клиентами. Или показывает кейсы заводов-гигантов, когда у вас — небольшая пекарня или онлайн-школа.Еще хуже, если кейсы на сайте — это просто набор картинок без описания: «Было плохо — стало хорошо».

Как проверить:В нормальном кейсе всегда есть цифры и факты:

Не стесняйтесь попросить контакты 1–2 прошлых клиентов. «Можно я позвоню Ивану Ивановичу, которому вы настраивали склад, и спрошу, как всё прошло?». Если подрядчик уверен в качестве своей работы, он с радостью даст контакт. Если начнет искать отговорки — повод напрячься.

Вы не обязаны знать, что такое вебхуки, API-методы, JSON-запросы и прочие страшные слова. Вы бизнесмен, а не программист.Задача специалиста — быть переводчиком с технического языка на человеческий.

Если вам начинают сыпать терминами, чтобы объяснить, как заявка попадет из почты в таблицу, — это плохой знак. Либо человек сам плавает в теме и прикрывается умными словами, либо (что чаще) пытается запутать вас, чтобы набить цену.

Красный флаг:На ваш вопрос «А как это будет работать?» следует пятиминутная лекция с кучей непонятных аббревиатур, после которой вы чувствуете себя глупо.

Как проверить:Попросите: «Объясните мне на пальцах, как для ребенка. Или нарисуйте квадратиками на листочке».Хороший инженер всегда может упростить сложное. Он скажет: «Смотрите, клиент пишет сюда, программа это видит, проверяет наличие товара и сама отправляет ответ. Вам ничего нажимать не надо».Если объяснения нет, вы рискуете получить «черный ящик», который работает по магии, и который никто, кроме этого подрядчика, потом не сможет починить.

Запомните: любой софт когда-нибудь ломается. Или меняются условия (сервис обновился, интернет отвалился, сотрудник нажал не туда).Внедрение — это только полдела. Главное — как система будет жить дальше.

Многие фрилансеры и небольшие студии грешат тем, что сдают проект и исчезают в тумане. А вы остаетесь один на один с ошибкой 404.

Красный флаг:В договоре нет ни слова о том, что происходит после сдачи акта. Или устные обещания: «Да пишите, если что, поможем».«Пишите, если что» обычно означает, что отвечать вам будут три дня, если у исполнителя будет настроение.

Как проверить:Требуйте зафиксировать:

Звучит парадоксально, но это признак высшего пилотажа.Иногда к специалисту приходят с запросом: «Хочу сложную систему, чтобы всё летало». А специалист смотрит на процессы и видит, что там пока работает три человека, и им проще вести дела в блокноте или простой табличке. Внедрение сложного софта их просто убьет, они утонут в кнопках.

Честный подрядчик скажет: «Ребята, вам это пока не нужно. Наведите порядок руками, наймите ассистента, а ко мне приходите через полгода».Тот, кто хочет просто срубить денег, скажет: «Конечно! Сейчас всё сделаем!»

Красный флаг:Готовность автоматизировать всё подряд, даже то, что работает криво. Автоматизация хаоса приводит только к автоматизированному хаосу.

Как проверить:Задайте провокационный вопрос: «А может, мне вообще не нужна автоматизация? Может, я пока по старинке справлюсь?».И слушайте аргументы. Если вас начинают запугивать тем, что «вы отстанете от рынка» и «умрете без цифры» — это манипуляция. Если же аргументированно объясняют, где вы теряете деньги сейчас и почему система окупится — это диалог взрослых людей.

Выбор подрядчика — это не лотерея. Это технология. Не позволяйте красивым презентациям и сложным терминам сбить вас с толку.

Вы платите деньги не за настройки и скрипты. Вы платите за то, чтобы ваш бизнес стал прозрачнее, быстрее и прибыльнее. И человек, который будет это делать, должен понимать ваши цели лучше, чем вы сами понимаете его инструменты.

Сохраните этот чек-лист и используйте его при следующей встрече с потенциальным исполнителем.

А если вы уже работали с подрядчиками по автоматизации — поделитесь в комментариях: какие «звоночки» помогли вам понять, что с этим человеком лучше не работать? Или наоборот — какие вопросы убедили вас, что перед вами профи?