Cтратегическая сессия: участвуют все
Несколько месяцев не писала ничего здесь на VC, потому что в плане было сделать несколько годных лонгридов с интересной теорией и примерами построения системы стратегических коммуникаций. Но сейчас жаркая пора во всех смыслах и времени на них не так много.
А недавно опубликовала в своих соцсетях небольшой пост с реальным кейсом о первом этапе, который является базисом для разработки коммуникационной стратегии — комплексной аналитике, включая репутационный и информационно-коммуникативный аудит. И получила положительный отклик и вопросы от знакомых типа «почему написала только в соцсетях, пиши и на VC тоже».
В общем, сегодня хочу рассказать о своем опыте организации и проведения стратегической сессии – важного этапа при разработке коммуникационной стратегии.
Кому будет полезно:
- PR-специалистам, чья задача создать работающую коммуникационную стратегию;
- руководителям и основателям компании, которые понимают важность стратегических коммуникаций для развития бизнеса и хотят понять, как лучше организовать процесс.
Так уж вышло, что чаще всего меня привлекают в проекты в момент бурного роста компании, смене руководства, слияния, изменения глобальной стратегии, выхода нового продукта на рынок. В общем, скучать не приходится) Самое важное для меня, как советника по коммуникациям – не идти на поводу «топ хочет и видит так», «все конкуренты делают так» и.т.д. Моя задача – связать воедино несколько альтернатив и создать работающую стратегию, основанную на данных проведенной аналитики, цифрах и реальном положении дел в компании.
Для решения этой задачи при разработке стратегии я всегда провожу стратегические сессии с руководителями и экспертами компании, пытаясь докопаться до сути, понять смысл существования компании и продукта, миссию, цели, задачи, ценности и принципы. Часто такие сессии проходят в несколько этапов, в атмосфере коллективного обсуждения и поиска той самой истины.
Что я всегда советую учитывать при проведении стратегических сессий:
- Состав участников. Необходимо сформировать команду обсуждения таким образом, чтобы все участники были максимально вовлечены в процессы компании, имели стратегическое видение, понимали рынок, могли четко сформулировать реальные преимущества компании/продукта на рынке, были экспертами в своей области и имели авторитет перед сотрудниками компании. Это должны быть те, кто активно вовлечен в стратегическое планирование компании в целом и могут аргументировать позицию «наша компания топовая/ наш продукт лучший» реальными фактами и цифрами.
- Четкий план встречи. Когда я готовлюсь к проведению стратсессии, то всегда прорабатываю несколько сценариев. На этом этапе всегда важно сформулировать основные вопросы, которые необходимо обсудить и без ответов на которые строить стратегию нельзя. Более подробно о том, что включается в стратегию напишу чуть позднее.
В самом начале встречи важно проговорить цель и план обсуждения. Так как я вхожу в обсуждение после аналитики, то уже понимаю главное про рынок и продукт, поэтому строю встречу таким образом, чтобы мы не тратили времени зря на объяснение базовых вещей, а могли мыслить глобально. Это дискуссия на равных, где каждый понимает свою роль. - Тайминг. Скажу сразу, я не сторонник однодневных многочасовых сессий. Во-первых, это всегда проблематично выделить ключевых сотрудников больше чем на два часа. Во-вторых, результативность данного подхода не всегда обоснована. Обычно я комбинирую несколько подходов при поиске ответов на главные вопросы.
Сначала провожу стратегическую встреча с высшим руководством компании, на которой определяем стратегические цели и закрепляем стратегическое видение. Затем провожу сессию с руководителями и ключевыми экспертами компании (стараюсь проводить ее не больше полутора-двух часов). После встречи формирую целевые опросники для руководства и ключевых экспертов.
Таким образом, у участников есть возможность поучаствовать в различных форматах в удобном тайминге. При этом я получаю максимум информации, так как часто бывает так, что много интересных мыслей проходит к участникам и после коллективного брейнсторма и они могут их озвучить после в письменном виде при ответе на вопросы.
Основные принципы участия в стратсессии:
- Максимальная вовлеченность всех участников
- Уважение к мнению каждого
- Соблюдение тайминга
- Понимание участниками важности происходящего
При соблюдении этих принципов (особенно про понимание важности происходящего) эти обсуждения будут способстовать формированию работающей стратегии и вовлечению участников в комммуникационные процессы.
Мне, как советнику по коммуникациям, действительно всегда важно понять, что делает компания и почему именно этот продукт заслуживает внимания и лояльности целевой аудитории. И я нахожу невероятное удовольствие в общении с людьми, которые создают и продвигают важные продукты. НО всегда держу в голове, что моя задача – это построение стратегических коммуникаций, задача руководства – эффективно управлять бизнес-процессами, задача продуктовой команды – пилить крутой продукт и.т.д. И понимаю. что не все участники могут изначально понимать мою задачу и свою роль.
Поэтому будьте готовы к тому, что на первом этапе вам будет необходимо подробно и аргументированно рассказать участникам, какой процесс происходит и почему он необходим. Важно, чтобы руководители и эксперты компании понимали важность стратегии и сессии, а также роли, в которых они будут выступать В таком случае весь процесс обсуждений будет служить надежным базисом при разработке и реализации стратегии коммуникаций и построении системы амбассадорства внутри компании.