Участие в конференции. Как подготовиться, чтобы собрать контакты

8 июля в Санкт-Петербурге прошла АмоКонф от amoCRM. Мы впервые участвовали в подобном мероприятии, поэтому немного ошиблись. Но выдохнули, собрались и написали гайд. Энджой, как говориться, не повторяйте наших ошибок!

Участие в конференции. Как подготовиться, чтобы собрать контакты

Не льём воду, а сразу переходим к сути. Итак, чтобы конференция прошла плодотворно, необходимо:

  • 1. Поставить цель

«Мы идем на конференцию, чтобы получить контакты, цель будем считать выполненной, если конверсия в сделку составит N%, или целевой лид будет стоить не больше N рублей». Цель, разумеется, должна быть измеримой, выполняемой и иметь срок. На этом же этапе озаботьтесь способом все посчитать.

Мы сразу решили, что на визитках разместим QR на сайт. Разместить-то разместили, а UTM-метку зашить в него забыли... 2 недели на подготовку к конференции — это очень мало, особенно если она первая.

Пришлось решать проблему ASAP, не отходя от стойки. Сгенерили промокод, навешали на него плюшку в виде увеличенного тестового периода и выдохнули. Людям понравилось)

Участие в конференции. Как подготовиться, чтобы собрать контакты
  • 2. Назначить ответственного за процесс подготовки к событию

Если вы, как и мы, делаете всё в первый раз — лучше наймите координатора. Сэкономите и деньги, и нервы. Замкните коммуникацию с ним на РОПа и спокойненько работайте дальше. У них всё под контролем, омммммм!

  • 3. Собрать команду, которая будет участвовать непосредственно в конференции

Продажник и аккаунт-менеджер (или другой сотрудник, который в идеале знает продукт) — обязательно, контентщик — желательно. Еще хорошо, чтобы на выставке был руководитель. Некоторые клиенты не хотят общаться с менеджером, а просят “кого постарше”. Идеальная схема: назначить ответственным за конфу руководителя отдела продаж, и его же, разумеется, включить в составе группы на мероприятие. Вин-вин!

  • 4. Составить смету ВСЕХ расходов

Чтобы ничего не забыть, визуализируйте ход событий. “Вот начинается конфа, вот приходят люди, вот оставляют контакты. Как? О, пиши, нам нужны ручки!“. Кстати, ручек, листов и прочей канцелярки реально лучше взять с запасом.

В один момент у нашей стойки образовалась толпа: люди стояли и ждали, пока освободиться пишущий инструмент. Как мы добились такого ажиотажа? Ха, читайте дальше)

Участие в конференции. Как подготовиться, чтобы собрать контакты
  • 5. Продумать варианты брендирования вашей зоны

В этом пункте рекомендации стандартные: название бренда, фирменные цвета, максимально крупный шрифт. Учитывайте, что если за стойкой у вас будет натянут баннер — размещайте текст так, чтобы он не оказался за спинами людей.

Стойку и баннеры с монтажем/демонтажем мы брали в аренду. Это, кстати, довольно дорого(

Участие в конференции. Как подготовиться, чтобы собрать контакты
  • 6. Определиться с мерчем и раздаткой:

— выбрать одежду для команды;

— решить, какие нужны виды раздатки

— разработать и утвердить макеты и рендеры

Лайфхак: не давайте остальным членам команды слишком много вариантов дизайна. Максимум два, иначе обсуждение затянется до второго пришествия.

Мы сразу решили, что мусор плодить не будем. У нас были только визитки, пакеты для настольных игр (см. пункт 7) и футболки с логотипом. Визитки и пакеты сделали максимально экологичными, крафтовыми. Никакого пластика!

  • 7. Выбрать способ достижения цели

Мы хотели как можно больше контактов. Как сделать это бережно и без впаривания? Прошерстив интернет и головы ребят, выбрали вариант с розыгрышем. В барабан потенциальные клиенты кидали визитки со своими контактами («а вдруг вы уйдете раньше, чем мы начнем, мы вам позвоним, если вы что-то выиграете»). В какой-то момент у стойки реально собралась толпа желающих. План-кабан сработал!

Главным призом была умная колонка, утешительными — брендированные настолки собственного производства.

Участие в конференции. Как подготовиться, чтобы собрать контакты

Колонка, кстати, все ещё у нас. Победитель не отвечает до сих пор (но мы не сдаемся и набираем раз в день) — наверное, девушка не хотела, чтобы ей что-то продавали. А получилось наоборот: мы не продать, мы отдать хотим!

Если бы мы знали, что так выйдет — переразыграли бы главный приз. Эх!..

  • 8. Проснуться утром после конференции, выдохнуть и сделать выводы)

В нашем случае — категоризировать контакты, внести в CRM-ку и работать с ними. Если у вас будет аналогичная цель — придумайте (и расскажите нам), как сделать так, чтобы их не писали вручную. Мы после конфы пару дней перекидывали фотки друг другу в телеге с вопросами: “а вот закорючка — это 8 или 3?”, “а вот это “и”, “ш”, или что-то еще?”.

Так как у нас длинный цикл сделки, цифры мы подобьём в октябре-ноябре. Посчитаем конверсии в сделку и стоимость целевого лида. Тогда и будет ясно, окупили мы конференцию, или нет.

Что скажете? Какие из наших косяков кажутся вам самыми глупыми? Нас лично больше всего веселит упущенная UTM-ка)

4
8 комментариев

Комментарий недоступен

2
Ответить

рады, что подкинули классную идею) 

1
Ответить

А что, если по QR коду зашить ссылку на TG бота (собрать можно в конструкторе, это не сложно), в которой и была бы анкета для заполнения. После клиентов можно там же догонять + можно сделать выгрузку в таблицу, а потом загнать в CRM + после анкеты в боте можно гнать людей уже на сайт.
Так же можно избежать толпы и эффекта 1 ручки.

2
Ответить

да, с ботом хорошая идея! Единственное, немного сомневаюсь насчет того, не лишний ли это шов - анкета. С другой стороны, это исключает возможность ошибки при перегоне контактов в CRM. 

1
Ответить

Хотел посмотреть настольную игру. В статье написано "см. пункт 7" — а где он?

2
Ответить

поправили, большущее спасибо, что подсказали!

Ответить

Потеряли утм-ку - сапожник без сапог :)

1
Ответить