Гайд для отдела закупок: делимся проверенным шаблоном для тендера на анимационные видео

Тендеры — один из основных способов получения новых проектов для агентств и студий. Ключевая цель любого тендера – выбрать наилучшего поставщика услуг. Но иногда это очень трудно сделать, потому что отдел закупок, отдел маркетинга и бизнес-заказчики разговаривают на трёх разных языках, предъявляют разные требования, и это мешает всем участникам процесса нормально существовать.

Финальные заявки на участие в тендере получаются разношёрстными, сделать оптимальный выбор практически невозможно и по итогу клиент не получает желаемого результата.

Рассказываем о том, как, по нашему опыту, должна быть составлена правильная тендерная заявка от отдела закупок. А ещё поделимся рабочей таблицей.

И отдел маркетинга, и отдел закупок, и бизнес-заказчик пытаются отстаивать свои интересы. Ответственному за продукт на стороне клиента нужно, чтобы продукт был сделан вовремя и качественно. Отдел закупок, обеспечивающий закупочные процедуры в крупных компаниях, пытается найти под потребности бизнеса качественный инвентарь или услугу в прозрачном виде. Им нужно, чтобы смета и процесс производства были описаны максимально развёрнуто, и всем было понятно, за что платятся деньги. Им не так, как отделу маркетинга, важна концепция и идея проекта. Задача отдела маркетинга — выбрать самого креативного, удобного и классного подрядчика для реализации задачи с максимальным опытом.

Ключевые критерии оценки подрядчиков для каждого департамента сильно разнятся. Отделу закупок важно, чтобы подрядчик предложил услугу за меньшую цену, вовремя предоставлял акты и без раздражения вносил исправления в документы много раз.

Отделу маркетинга важно другое. Например, чтобы заявка на участие содержала красочную раскадровку и красивый эскиз. И чтобы с менеджером проекта было приятно работать.

Получается конфликт: если тендер на видеоролики организовывает отдел закупок, то он напоминает задание на строительство автомобильного моста, а если тендер организовывает отдел маркетинга, то это напоминает приглашение на дружескую вечеринку.

Для многих талантливых и надежных студий и агентств тендеры – это заградительный барьер, потому что они выглядят запутанными и пугающими.

Они будто специально написаны сухим канцелярским языком для того, чтобы в них никто не смог принять участия. Зачастую по оформленной заявке невозможно понять, какого уровня конечный продукт требуется заказчику, в задании отсутствуют чёткие трактовки, понять информацию можно десятью разными способами, поэтому каждый участник интерпретирует задачу по-своему.

Когда на тендер откликаются десятки подрядчиков, их предложения отличаются не только по цене, но и по смыслу. Каждый подрядчик трактует задачу по-своему, все предлагают разные сметы, создавая необъективные условия для выбора. Тендерное задание должно помочь выбрать лучшего исполнителя, а вместо этого оно только путает: сравнивать предложения становится невозможно.

Мы в Multiways думали над тем, какой вариант устроил бы все стороны и разработали универсальный подход.

Анимация — наш ключевой продукт, и на его примере мы хотим показать, как может выглядеть тендерная заявка, на основе которой можно провести качественную закупку и получить примерно одинаковое понимание объема работы со стороны потенциальных подрядчиков, избежав неадекватного разброса по цене.

Такой формат оформления заявки наглядно показывает стоимость каждого шага производства анимации с обоснованием цены.

Это позволяет отделу закупок провести понятный и прозрачный тендер, который бы отвечал всем необходимым для отдела закупок критериям (например, критерий прозрачности). При этом нет ущерба и для остальных: и бизнес-заказчик, и маркетолог понимают, что это не рандомный выбор цены. По таблице они смогут разобраться, как идейно будет реализован каждый шаг, за который обозначена цена.

Этот подход позволяет всем сэкономить кучу времени. Организатор любого публичного тендера ведёт переписку с потенциальными участниками, которые задают уточняющие вопросы. Процесс становится непрерывным, раздражающим и затянутым. Чем прозрачнее и яснее составлен шаблон тендерной заявки, тем меньше вопросов возникает у потенциальных кандидатов.

Мы очень долго шли к форме, которая демонстрирует прозрачность всех процессов. Мы поделили всю анимацию на 2D и на 3D, а также обозначили ключевые критерии, по которым стоит проводить сравнение. Так, например, выглядит документация на 2D-анимационный ролик простого уровня анимации:

Эта документация достаточно простая, чтобы в ней могли разобраться все — и маркетологи, и дизайнеры, и закупщики. Там избегаются очень сложные дизайнерские, манагерские и маркетосовские понятия, нет сухого канцелярского языка, с четкой понятной разбивкой того, как это может выглядеть.

Заявка на сложный 3D-анимационный ролик выглядит следующим образом:

Критерии идеальной формы заявки у отдела закупок и маркетинга отличаются. Отделу закупок важны в подрядчике меньшая цена, вовремя предоставленные акты, прилежное внесение исправлений в документы.

Отделу маркетинга же важны такие детали, как креативная идея, модный стилшот, стильный визуал и общий вайб с менеджером проекта.

Чтобы упростить этот этап, мы предлагаем скачать шаблон формы к тендерной процедуре на анимационный ролик. Тендерная процедура — это не финальный процесс коммуникации подрядчика и клиента, и после выбора исполнителя необходимо подготовить качественное техническое задание. Проверенным шаблоном технического задания на анимационный ролик мы поделимся в следующей статье.

Важные детали, которые нужно учитывать при подготовке закупочной документации:

Эта документация достаточно простая, в ней могут разобраться все и, главное, она помогает сэкономить время.