Мы перенесли маркетинг из Notion в российский сервис и получили больше, чем просто замену

Наша компания занимается разработкой сервисов в сфере медицины. У нас уже был опыт переноса всех процессов из Trello в Notion, так как Notion давал больше возможностей для развития базы знаний и творческих мудбордов. И когда Notion ушел с российского рынка, нам нужно было найти аналог.

Задача с аналогом оказалась намного сложнее, чем просто найти очередной таск-трекер. Нам нужна была полноценная замена всей экосистеме.

На тот момент в Notion у нас находилось практически все:

И очень много работы связано с накопленными знаниями. Поэтому вариант просто переехать в классический таск-трекер нас не устраивал. Нужна была система, где задачи и знания существуют вместе.

Первым делом мы посмотрели на Яндекс Трекер. С точки зрения управления задачами это зрелый и понятный продукт. Но довольно быстро стало понятно, что для наших процессов его возможностей недостаточно.

С одной стороны, там уже была достаточно гибкая настройка полей, но нам нужна связь с базой знаний. В Яндекс Трекере отсутствовала такая возможность. Получалось, что задачи живут в одном месте, а знания, необходимые для них — где-то отдельно. А именно от такого разделения мы и хотели уйти.

Мы также изучали другие российские сервисы для управления проектами. Большинство из них хорошо справляются с канбан-досками и постановкой задач. Но когда дело доходило до работы с клиентами и сложных маркетинговых процессов, начинались ограничения. Где-то не хватало гибкости карточек. Где-то отсутствовала все та же удобная связь с базой знаний.

Сервис Collabis выстроен по как раз нужной нам логике. Это единое пространство наподобие Notion. Практически все требования, которые были критичны для нас, присутствовали в одном продукте.

Во-первых, здесь есть полноценная база знаний. Причем она буквально встраивается в карточки задач. Например, сотрудник открывает задачу по клиенту и сразу получает доступ к инструкциям, материалам, регламентам и всей необходимой документации.

И внутри одного поля / одной доски — можно сразу кастомизировать карточки. Просто открыл ее и изменил, как тебе нужно, и не надо лезть куда-то в настройки всего пространства. На нашем масштабе это отличное решение.

Отдельно хочу отметить перенос данных. Честно говоря, именно этот этап вызывал больше всего опасений. Так как у нас огромное количество опыта хранилось в комментариях к карточкам, файлам и другим компонентам. Но ни один из рассмотренных нами сервисов не давал возможность перенести эти комментарии. И если карточки перенести — это еще полбеды, то воссоздавать всю систему комментариев — это безумие.

В Collabis есть импорт, с помощью которого мы перенесли практически все, что нужно. Да где-то еще натыкаемся на нестыковки, но поддержка дала простую инструкцию и быстро реагировала по доработкам.

Есть еще одна функция, которую мы изначально даже не рассматривали как важную. В Collabis можно публиковать страницы проектов в интернете. И они будут доступны любому человеку по ссылке, как обычный сайт. То есть для просмотра содержания не нужно даже регистрироваться в сервисе.

Сначала это казалось просто дополнительной возможностью. Но со временем мы начали активно использовать ее в работе с клиентами: для коммерческих предложений, для персональных баз знаний под клиента, для организации вебинаров и других онлайн-мероприятий.

Раньше это были пдфки ли лендинги на Тильде или Флексби — либо неудобно, либо трудозатратно. Сейчас два клика и все готово.

Для клиента это выглядит гораздо удобнее:

То есть новый инструмент закрыл еще одну задачу, для которой раньше приходилось использовать отдельные сервисы.

Сейчас новые участники команды быстрее погружаются в процессы. А количество переключений между какими-либо сервисами заметно сократилось. И у текущих членов команды меньш вопросов друг к другу. Потому что можно буквально зайти в проект коллеги и попросить встроенного ИИ-ассистента ответить на твой вопрос по его задаче или кратко пересказать, как идут дела. Последнюю функцию я особенно ценю, как руководитель.

В итоге, мы просто искали российскую альтернативу Notion, а нашли инструмент, который лучше соответствует нашим текущим процессам.

А недавно вышел модуль для подключения ИИ-агентов Collabis MCP (Claude, Chat GPT, Cursor). Ждем помощь коллег из команды разработки и уже хотим опробовать новую возможность, чтобы подключить ИИ-агентов к нашей базе знаний и автоматизировать часть задач.