От рассылки до входа по QR: как мы автоматизировали мероприятие для СМИ

Иногда компании нужно провести мероприятие, пригласить определённых гостей и на входе проверить их пригласительный код, чтобы исключить попадание незваных лиц.
Именно такая задача поступила от нашего постоянного клиента — ведущего российского издателя СМИ об экономике и бизнесе в Екатеринбурге и Свердловской области.Ранее заказчик уже проводил подобные мероприятия, но не знал, как именно работала механика рассылки. Нам пришлось разобраться в системе, понять, как всё было настроено, и сделать что-то подобное так как сроки начала рассылки поджимали.

🎯 Задачи клиента:
➡ Загрузить базу клиентов в Битрикс24
➡ Выполнить рассылку через WhatsApp
➡ Присвоить каждому клиенту и его гостю уникальный код
➡ Отправить ссылку на билет после регистрации
➡ Каждая регистрация должна создавать лид в CRM

🛠 Как мы это сделали:
Для хранения кодов и регистрации мы использовали сервис 🎟Qtickets.В нём можно разместить виджет регистрации, который вызывается по кнопке на сайте — именно так было реализовано у клиента. Qtickets интегрируется с Битрикс24 и умеет создавать лиды при регистрации на сайте через виджет.

👨‍💻 Нами были выполнены следующие этапы:
➖ Создание и привязка персональных кодов для клиентов
➖ Подготовка таблиц для загрузки в Битрикс24
➖ Настройка автоматической рассылки через WhatsApp
➖ Интеграция Qtickets с Битрикс24
➖ Настройка API для получения ссылки на билет
➖ Запуск и контроль рассылки
➖ Рассылка по почте через DashaMail
➖ Подключение сканеров на телефоны сотрудников заказчика, чтобы при сканировании билета лид двигался в воронке на этап «Пришли на мероприятие»

⚠ Важный нюанс:
Особое внимание мы уделили работе с WhatsApp. Если у вас не подключен бизнес-аккаунт, рассылка шаблонных сообщений может привести к блокировке. Поэтому важно соблюдать правила сервиса и использовать рассылку аккуратно.

✔ Результат:
С задачей мы справились, несмотря на сжатые сроки и отсутствие предварительной подготовки. Рассылка прошла успешно, хотя и не без сложностей, которые пришлось решать оперативно. Все клиенты получили приглашения, а регистрация — автоматически создавала лиды в CRM. Наш заказчик получил новых клиентов в свою базу.
Конечно, над сценарием рассылки стоит ещё поработать — всегда есть, что улучшить. Но этот опыт дал нам отличную практику и помог лучше понять, как автоматизировать сложные процессы.