B2B-выставка без хаоса. Мой чек-лист подготовки стенда и команды
За последние годы я организовывала присутствие со стендом к Тюменскому нефтегазовому форуму, «Нефтегазу», конференции по ТРиЗ и OPES в Омане и в данный момент идет подготовка еще одного стенда в Хьюстоне для ALCE.
Для себя я сформировала чек-лист, который использую при подготовке к B2B-выставкам:
1. Цели и ожидания
Сразу фиксируем, зачем едем на выставку.
Количественные цели:
- количество целевых встреч
- количество новых лидов
- количество проведенных демо
- количество договоренностей о следующих шагах
Качественные цели:
- выход на конкретные компании
- знакомство с нужными ЛПР
- проверка продуктовых гипотез
- поиск партнеров
- получение обратной связи от рынка
2. Список целевых компаний
Заранее определяем компании по каждому продуктовому направлению и распределяем их между ответственными.
У каждого участника команды должно быть понимание с кем именно он хочет встретиться и зачем.
3. План мероприятий
Изучаем деловую программу и заранее распределяем:
- кто идет на какие сессии
- где будут потенциальные клиенты
- какие встречи нужно назначить заранее
- где важно присутствие руководителей или технических экспертов
4. Материалы
Минимальный набор:
- презентация компании
- продуктовые презентации
- one-pager о компании
- one-pager по каждому продукту или направлению
- короткий executive brief для быстрого знакомства с компанией
Материалы должны быть такими, чтобы их можно было сразу отправить человеку после разговора.
5. Демонстрация продукта
Если компания продает IT-решения, стенд должен давать возможность показать продукт вживую.
Для этого мы заранее готовим:
- тач-панель или экран
- демо-стенды продуктов
- тестовые учетные записи
- синтетические данные
- сценарии демонстрации
Важно проверить все до выставки, включая интернет, доступы и резервный вариант демо.
6. Видео
Короткий видеоролик хорошо работает на экране стенда и помогает быстро понять направление компании еще до начала разговора.
7. Работа с лидами
Еще до открытия выставки должен быть понятен процесс:
контакт → ответственный → CRM → комментарий → следующий шаг → follow-up
Если процесс не настроен заранее, часть контактов почти неизбежно потеряется.
8. Follow-up после выставки
Заранее определяем:
- кто пишет клиенту
- в какой срок
- какие материалы отправляет
- какое следующее действие предлагает
- как результат фиксируется в CRM
9. Роли команды на стенде
Заранее распределяем, кто:
- встречает посетителей
- проводит демо
- отвечает на технические вопросы
- ведет переговоры
- фиксирует контакты и договоренности
И обязательно готовим короткий питч на 90-180 секунд, чтобы каждый участник команды мог одинаково понятно представить компанию и продукт.
10. Быстрый доступ к материалам
На стенде должны быть QR-коды или короткие ссылки на:
- презентации
- сайт
- демо
- контакты
- форму для обратной связи
Для меня выставка заканчивается не демонтажем стенда, а обработкой последнего полученного контакта.
Сохраняйте чек-лист, если тоже работаете с B2B-выставками. А в следующих постах могу отдельно разобрать, как я оцениваю эффективность выставки и какие KPI действительно стоит ставить команде.