Настраиваем автоматизированную email рассылку про состояние бюджета в рекламном кабинет Google Ads

Тем, кто ведет несколько проектов одновременно используя единый рекламный МСС кабинет Google Ads знакома проблема вовремя отследить истощение бюджета и успеть его пополнить, чтобы не было простоя, не слетели автоматически настроенные стратегии, не стопнулись случайно на выходных рекламные объявления (а равно и конверсии с них). В общем эта такая рутинная задача, которую приходится постоянно держать на контроле. Но проекты разные, где-то оплачивают картой и деньги сразу попадают на счет, где-то переводом через несколько дней, где-то раз месяц большой сумой, поэтому и тут нужно все эти моменты учитывать.

В специализированных чатах гуляет неплохой скрипт, который позволяет отправлять сообщение в бот телеграмма, но он со временем начинает давать не точные сведения — подозрение от коллег, что там либо как-то НДС неверно считается либо недействительные клики — но факт остается фактом, на старте он будет работать отлично, но чем дальше, тем больше у него будет погрешность и через пару месяцев вы будете получать сообщение о нулевом балансе при вполне себе полном счете. Ну и непонятно где искать причину, так как мы не видим, что «под капотом», на каком именно шаге не совпадает цифра из бота с той, что в рекламном кабинете. Еще один минус данного метода — все сообщения падают в 1 бот, а оттуда специалист уже должен обратить внимание и отписаться клиенту с просьбой пополнить остаток. Не знаю кого как, а меня немного напрягает каждый раз просить клиента пополнить кабинет, как будто я для себя прошу и оправдываюсь при этом — имхо удобнее настроить оповещение сразу на почту клиента и забыть про это дело.

Поэтому, задача.

Настроить оповещения из рекламного кабинета сразу на почту клиента, за несколько дней до того момента, как закончатся деньги. При этом иметь возможность регулировать периоды за который берутся цифры, за сколько дней нужно предупреждать, и в целом иметь доступ к данным из отчета, чтобы проверить, если реальность не будет соответствовать полученному сообщению.

Для ее решения я использовал несколько статей и несколько видео, каждый из изученных материалов решал немного другою задачу и для того, чтобы решить свою, мне пришлось немного их смешать и перекрестить: ))) Получилось не идеально по исполнению (я укажу по ходу на некоторые костыли), но в целом проблема решена, а это важнее всего.Сразу небольшое предупреждение — местами будет непросто разобраться и где-то нужно просто мою логику данных заменить своей, но главное уловить суть метода + немного терпения и настойчивости, и у вас должно получиться.

Итак, все по порядку.
Тут 2 больших этапа — первый это настроить передачу данных их рекламного кабинета в гугл таблицы и там их немного подготовить, второй — настроить оповещение из гугл таблицы на почту, в тот момент (и только на указанные email) когда денег хватит например на 3 дня.

Создаем новую гугл таблицу на своем гугл диске, после чего переходим в дополнения — установить дополнения и находим там расширение для передачи данных из рекламного кабинета в гугл таблицы

после установки оно должно у вас появится в расширениях — спускаемся чуть ниже и создаем новый отчет

Появится диалоговое окно, в котором вам нужно будет выбрать 2 разных типа отчета (так как нужные нам данные находятся как бы в разных комнатах и мы потом их будем сводить) — Budget и Performance. Но первыми шагами вам будет предложено залогиниться, сделать это важно под МСС почтой и выбрать те аккаунты бюджеты которых вы хотите отслеживать и период отчета, пусть будет 30 дней, но эту цифру нужно запомнить — она нам еще пригодится.
Дальше тип отчета и данные которые мы хотим забрать.Выбираем Budget, даем понятное название и ставим галочку на Remaining account budget — после чего обязательно галочку на Shedule Reports (daily) и смело можно жать Create Report.

У вас должна появится новая вкладка с названием budget.
Возвращаемся на шаг назад и проделываем точно такую же процедуру, только теперь тип отчета выбираем Performance, а показатель Costs — также отчет по расписанию и так же его формируем.
На выходе мы получаем 3 листа — первый там где наши вводные данные (их кстати тут можно сверить глазами при необходимости), второй и третий это те самые сформированные нами отчеты. Тут же создаем новый лист для сведения полученных данных

и переходим в него.
Вот тут и будет как раз тот самый небольшой костыль, но я быстро не нашел другого метода, так как при обновлении отчетов строки постоянно слетают и принимают другую очередность, поэтому в нижней части листа я формулой тяну данные из предыдущих двух листов, а в верхней части уже свожу все данные в нужный мне неизменный порядок + добавляю email на которые должны уходить оповещения. Выглядит это примерно так

Вам придется немного поиграться с данными, чтобы понять, насколько информация корректно собирается и передается к своим проектам, иначе нет смысла дальше продолжать.
И наверное сэкономлю ваше время и поделюсь финальной формулой, так как она и закругляет до целого числа и убирает сразу ошибки

где E2/F2 это остаток поделенный на средний расход в день.
Таким образом мы получили нужное нам количество дней, на сколько хватит текущего остатка бюджета — при этом напоминаю, что данные у нас обновляются ежедневно (можно и ежечасно, но мне кажется это уже перебор).
Думаю это был самый запутанный кусок задачи — дальше проще уже.

На этом этапе мы создадим скрипт и укажем в нем какие данные и куда нужно отправить.
Просто опишу процедуру пошагово.
Переходим в гугл таблице в расширения — Apps Script.
Откроется новая вкладка браузера, в ней будет новый проект — даем ему понятное название — например send_buget_email, после чего переходим в окно с кодом и вставляем туда следующий скрипт

где в некоторых местах нужно указать свои данные, а именно:

Думаю, вы заметили что в конце скрипта указан текст отправляемого сообщения с суммой остатка и на сколько примерно дней его хватит — его можно изменить под свои требования, например вместо названия проектов указать имена ответственных менеджеров или бухгалтеров.
Даем разрешение, логинимся и сохраняем скрипт. Можете для проверки запустить его руками, нажав на кнопку выполнения и убедиться, что сообщения приходят, они нужно вам текста и (что важно) с правильными данными. Сообщение будет выглядеть примерно вот так

Коротко и информативно — сумма и дней — как по мне этого более чем достаточно, да и слово Внимание! в заголовке должно привлечь это самое внимание клиента.
Все что нам остается это установить расписание для срабатывания кода, для этого возвращаемся в окно скрипта, слева в меню переходим в триггеры — правый нижний угол — добавление триггера

Дальше выбираем по очереди — функция: sendEmail, основное развертывание, триггер по времени, по дням, указываем время когда должен срабатывать триггер, настраиваем уведомление об ошибках (хотя бы на первых порах) и жмем сохранить.

Теперь каждый раз, когда порог дней, на который хватает денег на счету будет падать ниже 3х — ваш клиент будет получать на почту сообщение о необходимости пополнить бюджет. И вам не нужно каждый раз корить себя за то, что вы снова забыли проверить данный отчет.

Да, и конечно же нужные вам на контроле аккаунты можно менять, сроки расчета брать не 30, а 14 или 7 дней, предупреждать не за 3, а за 5 дней, и.т.д.и.т.п. — ведь теперь вы знаете, где это все лежит. К сожалению был вынужден намеренно опустить некоторые уж совсем явные моменты, иначе эта и так простыня была бы раза в 3 больше, но надеюсь последовательность действий вам понятна и вы сможете без труда сами разобраться уже по мелочам.

Дерзайте.
Всем поменьше рутины и побольше интересных задач!