Организация работы SMM команды в Trello для «чайников»

Организовать работу всего агентства, чтобы каждый получал задачу с понятным ТЗ и реальным дедлайном – была та еще задача, но мы сделали чуть побольше колонок, стали пользоваться цветными маркировками и как-то дело пошло.

Немного терминов: доска – место, где хранятся все колонки, колонки – место, где хранятся карточки, карточки – место, где хранится задача. Получается, такая сказка, как про Кощея Бессмертного: в сундуке заяц, в зайце сидит утка, в утке яйцо, а в яйце и то, что надо.

Но начнем сначала. Как выглядит вся доска Trello?

Сначала вам может показаться, что так выглядит ад, потом вы присмотритесь и подумаете, что это и есть ад, но нет. Сейчас расскажем про каждую колонку и все станет на места.

Для того, чтобы член команды, приступив к задаче, не искал ту нужную ссылку, которую отправляли три месяца назад, в большой переписке, есть эта колонка.

Здесь весь материал собран по рабочим проектам. Каждая карточка содержит список, кто работает над ним (проектом), кому можно писать по поступившей задаче. Например, копирайтер проекта А – Маша Т., значит, когда клиент попросит написать пост, менеджер поставит задачу Маше Т., а не другому копирайтеру. Также в карточке собраны все полезные ссылки: контент-планы, снимки с фотосессий, пароли, регламенты и другие материалы.

Для того чтобы делать задачи заранее, а не в панике сдавать клиенту все в последний срок, мы планируем нагрузку на неделю вперед. Чтобы ничего не потерялось, и не было записано в 100 разных мест, все предстоящие задачи находятся в этой колонке.

Все карточки, которые дождались своего времени, из колонки «ТО DO» переходят сюда. По названию колонки все становится понятно – здесь только те задачи, которые надо сделать сегодня. И тут, стоит познакомить вас с карточками (= задачами) поближе.

Каждая карточка имеет свое название – название задачи. Дальше проект для которого эта карточка, рабочее время в минутах (нужно для того, чтобы понимать сколько на эту задачу тратится времени, что здорово помогает в дальнейшем планировании и расстановке задач), приоритет (срочная задача, которая должна сделаться в ближайшее время или ее надо делать первоочередно; к дедлайну (неважно в какой очередности будут выполняться задачи, главное, чтобы, допустим, к 16 была готова), ответственный, он же участник карточки (тот, кто должен выполнить задачу) и, конечно, срок или дедлайн (тут без объяснений, всем все понятно).

Также в карточках присутствует описание задачи, где может быть написано тз и комментарии, где можно общаться с другими членами команды и задавать вопросы по задаче. В каждую карточку можно вложить изображение, небольшое видео (если у вас не про-версия, с ней можно и большие), ссылки. А также еще полезные штуки, которые могут понадобится, например, чек-лист или обложка карточки.

Наверное, у вас сейчас появляется законный вопрос: “Как среди такого огромного количества карточек найти нужные тебе?”. И ответ очень прост: в поисковике достаточно просто вбить @me, а если вы пользуетесь на компьютере, то нажать клавишу Q, тогда во всех колонках будут только ваши задачи.

Когда с карточками знакомство окончено, продолжаем узнавать колонки.

Когда участник карточки выполнил свою задачу, он переносит ее в эту колонку, для того, чтобы менеджер проверил выполнение и отправил либо на согласование клиенту, либо вернул на исправление или же передал следующему ответственному лицу.

Так например, текст сначала пишет копирайтер и ставит тз на визуал, потом менеджер проекта проверяет проделанную копирайтером работу и только после этого карточка отправляется к дизайнеру. Эта схема позволяет отследить ошибки на начальных этапах работы, а не исправлять потом в спешке весь готовый контент.

Сюда попадают карточки с полной готовность на отправку клиенту или уже отправленный материал.

Но, тут карточки, которые только на согласовании, то есть они всегда могут вернуться в «Задачи на сегодня», чтобы в них внесли правки либо же перенестить в шестую колонку.

В этой колонке тот контент, который полностью готов и согласован с клиентом. Задачи здесь ждут, когда их опубликуют и будут лайкать, комментировать или просто восхищаться ими.

В этой колонке выполненные задачи: опубликованные посты и stories, написанные контент-планы, подготовленные визуалы и тексты, в общем, все-все, что сделано командой за месяц.

Есть восьмая колонка, которой мы пользуемся в редких случаях, она называется «Пока на отмене». Это сделанные задачи, которые пока не могут реализоваться в ближайшее время.

На этом, пожалуй, все. Мы показали вам верхушку работы агентства, ведь есть еще регламенты, командный google-календарь, чаты в Telegram и другое. Тем не менее Trello — это тот инструмент, который помогает нам держать под контролем 13 постоянных проектов и команду из 16 человек. Думаем, что уже немного из него выросли, но он однозначно полезен для работы небольших команд и достаточно прост, чтобы освоить в супер короткие сроки.

Если у вас остались вопросы или желание узнать подробнее о нашей работе — маякните в комментариях)

Над материалом работали: Александра Стройновская, Мария Беганская.