Антикризисная HR-коммуникация: как сохранить себя и команду
HR-стратеги и HR-специалисты Nimax отвечают на самые острые вопросы о найме сотрудников в кризис и делятся опытом поддержки коллектива.
Сейчас на HR-специалистов и всех, кто связан с наймом сотрудников и формированием команд, падает тяжесть принятия решений и эмоциональной поддержки коллектива.
Мы в Nimax давно занимаемся HR-брендингом и коммуникацией. Хотим поддержать вас и ваших коллег в это сложное время и ответить на самые популярные вопросы.
Нанимать или не нанимать?
Многие компании поставили найм на паузу или ограничили список открытых вакансий. Другие, наоборот, активизировались, особенно по поиску IT-специалистов.
Сервис «Подбор» сделал табличку, с данными о том, какие компании остановили найм, а какие — нет. Данные периодически обновляются. Вы можете добавить свою компанию, заполнив форму в конце страницы.
Решение о найме нужно принимать в соответствие с конкретной ситуацией в компании и сфере. Если у вас все меняется быстро и внешние события сильно влияют на набор сотрудников, то наши рекомендации помогут вам составить реалистичный план действий.
- Новых людей можно нанять на фриланс. Будьте готовы к переводу сотрудников на частичную занятость и удаленную работу. Так управление коллективом становится более гибким, появляется возможность сотрудничать с нужными специалистами на оптимальных условиях.
- Пересмотрите планы найма вместе с HR-специалистом или HR-бизнес-партнером (HRBP) и руководителями отделов. Держите с ними постоянный контакт. В ситуации турбулентности могут увольняться или «вылетать» по разным причинам ключевые специалисты: стресс, ковид, который никуда не делся, и другие. Также происходят структурные изменения в работе отделов, переход на новое ПО и изменение политики доступов к интернет-сервисам.
- Следите за резюме по ключевым в вашей сфере специальностям. Сейчас многие компании уходят с рынка и отзывают уже предложенные офферы. Есть шанс заполучить в команду классного специалиста, который давно не был на рынке или ранее имел более высокие требования к условиям, чем ваша компания могла предложить. Можно пробовать сотрудничать на фрилансе с интересными специалистами.
Увольнять или не увольнять?
Экономика бизнеса определяет, кого и сколько сотрудников нужно увольнять. В кризис штат приходится сокращать, чтобы уменьшить расходы и сохранить компанию. Но любые сокращения несут в себе риски.
- Будет много расходов: выплаты отпускных и компенсаций для сокращенных сотрудников.
- Когда два человека выполняли задачи, а теперь за все будет отвечать один, — перегруз неизбежен. Нужно будет больше внимания уделять этому специалисту и помочь не утонуть в делах, которые должны выполнять двое.
- Если можете, то переведите специалиста на фриланс или сдельную оплату. Это менее травматично для обеих сторон и позволяет быстро вернуть сотрудника в случае восстановления загрузки.
- Если сокращаете штат, постарайтесь сохранить с этими специалистами хорошие отношения. Если в будущем все наладится, они смогут к вам вернуться. Попросите HR-специалистов посмотреть их резюме и помочь с сопроводительными письмами, напишите им рекомендательные письма, отправьте их резюме в дружественные компании.
У нас есть опыт пандемии: с некоторыми сотрудниками мы расстались, но тут же позвали их назад, когда смогли. Мы никому не можем этого обещать и давать прогнозы, когда это случится, но такая возможность есть.
Что делать, если в коллективе нездоровая атмосфера, а обычные встречи и тимбилдинги кажутся неуместными?
В работу HR-специалиста входит задача поддержания устойчивости рабочего коллектива, решения конфликтов, сплочения и налаживания связей. Зачастую он становится «громоотводом» для всего негатива, связанного с работой — ему жалуются первому. Поэтому сначала озаботьтесь душевным состоянием HR-специалистов и руководителей. И только потом принимайтесь за антитревожные меры в коллективе.
Помните, как инструктируют в самолете: сначала надеваем маску на себя, потом на ребенка. Нас поддержала недавняя лекция HR-клуба «Как устоять в сложные времена». В ней вы найдете советы, как взять свое состояние под контроль и справиться со стрессом.
Что кажется уместным нам и что делаем мы:
- Проведите честную встречу коллектива, на которой стоит обсудить происходящее и как оно влияет на работу компании. Не стоит притворяться, что жизнь такая же, как несколько недель назад. Слепой оптимизм сейчас также токсичен, каким был месяц назад тревожный пессимизм.
- Налаживайте антикризисную коммуникацию. Важно делать регулярные апдейты в рабочих чатах. Идеально, если руководитель может проводить ежедневные статусы: что происходит, что это значит для нас, что мы делаем. Так у сотрудников появляется уверенность в завтрашнем дне и большее ощущение контроля над происходящим.
Мы в Nimax работаем с организационным психологом, к которому наши сотрудники могут обратиться за бесплатными консультациями в тревожное время.
Если нет психолога в компании, то можно расшарить сотрудникам список организаций, которые оказывают психологическую помощь бесплатно или по низким ценам. Если это не пригодится им, то может пригодиться их близким и знакомым. Также актуализируйте лекции и гиды по работе в тяжелые времена, которые остались со времен локдауна.
Сотрудники некоторых компаний паникуют. Они готовятся уехать, поэтому увольняются там, где не приветствуется работа удаленно. Что делать в этом случае?
Если ваша компания не планирует сокращения, то на данный момент основная задача — сохранить команду. Обсудите с руководством, насколько они готовы ввести формат удаленной работы на какое-то время. Вместо того, чтобы лишаться сотрудников.
Для бесшовного перехода на удаленную работу важно:
- Обсудить причины отъезда и планы сотрудника на перспективу. Договориться на срок удаленной работы и периодичность, с которой вы будете обсуждать дальнейшие планы. Например, если вы договорились на месяц удаленной работы, то через две и три недели созваниваетесь и обсуждаете текущую ситуацию и возможность возвращения, продления удаленки или увольнения.
- Заказать уезжающим сотрудникам банковские карты МИР UnionPay, чтобы они могли получать зарплату за границей. Карты МИР работают в ближнем зарубежье. С выпуском пластиковых карт UnionPay не все просто, но можно оформить электронную, с которой сотрудник сможет выводить средства на электронный кошелек или местную карту. В каждой стране есть свои нюансы. На всякий случай, продумать запасные варианты оплаты.
В этом гайде приведен список сервисов, которые можно использовать. Помните, что платить зарплату криптовалютой незаконно по Трудовому Кодексу Российской Федерации.
Изучить Трудовой кодекс на предмет тонкостей и рисков удаленной работы. Донесите важную информацию до сотрудников. К сожалению, многие люди невнимательно читают даже те документы, которые их специально просят изучить. Убедитесь, что ваши сотрудники знакомы с режимом налогового резидента.
- Договориться, через какие мессенджеры вы будете общаться. Также рекомендуем взять контакты близких, с которыми сотрудник уезжает или с которыми точно будет на связи. В режиме постоянных отключений потерять человека — проще простого.
Чем могут помочь HR-специалисты, если нет найма?
Сейчас главная функция HR-специалиста — сохранять команду. В состоянии неопределенности и острого стресса люди не очень хорошо концентрируются и склонны остро реагировать в коммуникации.
Чтобы через месяц не получить команду, которая переругалась друг с другом и впала в депрессию, нужно системно внедрять антикризисные меры.
- Помогите руководителям разработать план антикризисной коммуникации в отделах и мониторить психологическое состояние сотрудников.
- Регулярно напоминайте коллегам о базовых приемах саморегуляции: дыхание, физическая активность, водные процедуры, медитация и о других. Делитесь лекциями и статьями о механизмах работы тревоги и стресса, о приемах борьбы со стрессом, кейсами и личным опытом.
- Приглашайте коллег к участию в простых совместных мероприятиях. Ничего не навязывайте, но по возможности вовлекайтеь тех, кто находится в ступоре или в изоляции.
- Разряжайте обстановку доступными способами. Фотографии с котиками в общем чате, возможно, кому-то кажутся глупыми, но для многих сейчас домашные животные — это сильная эмоциональная поддержка, особенно это касается одиноких людей и интровертов.
Мы в Nimax провели созвон всей команды, на котором руководители компании и отделов поговорили с сотрудниками о ситуации в компании. Можно было задать любой вопрос в чат или голосом, поделиться эмоциями и тревогами, поддержать друг друга.
У нас давно есть практика пятничных лонгридов — это еженедельные имейлы с последними новостями, которые пишут руководители и сотрудники каждого отдела, чтобы довольно большой коллектив был в курсе происходящего во всей компании. Подробнее о них писал наш директор по развитию Никита Михеенков в этой статье.
Во время пандемии мы заменили лонгриды «зумридами» — ежепятничными созвонами с обменом новостями и общением. Теперь этот опыт пригодился снова.
Все IT-специалисты уедут работать за рубеж за доллары, потому что рубль обесценивается. Останутся только джуны после курсов. Что делать?
В краткосрочной перспективе советуем принять меры к минимизации так называемого «фактора автобуса».
- Проговорите с руководителями отделов и определите, есть ли ключевые сотрудники, без которых значительные участки работы могут встать. Подготовьте регламенты, инструкции и наведите порядок в документах, чтобы их можно было легко передать другим сотрудникам.
- Большую роль будет играть обучение сотрудников на работе. Джунов придется доучивать самим. Развивайте практики менторства и формализованного обучения внутри компании. Поэтому направление training and development станет еще более перспективным для развития HR-специалистов.
Из своего опыта создания образовательных курсов можем посоветовать пройти мета-образовательный трек Learning How To Learn на Coursera. В нем хорошо объясняются базовые принципы механизма обучения, а его автор, Барбара Окли, — один из самых признанных мировых экспертов по принципам обучения (можно почитать на русском ее книгу или посмотреть ее выступление на конференции Яндекса в прошлом году).
В телеграм-канале: «Команда Nimax» мы рассказываем о жизни нашего агентства, делимся статьями, лекциями, кейсами и другими образовательными материалами.
Подписывайтесь и оставайтесь с нами на связи!
Очень структурный и полезный материал! Спасибо 🤍
Табличка не работает (верстка полетела)
Добрый день! Вы про эту табличку от "Подбора"?
https://podbor.io/hiring-freeze-2022
Что касается увольнения сотрудников ,то как по мне если у вас на одной должности два человека ,но у одного функционал больше ,лучше оставить его .Объясню почему : если оставить человека с оплатой ниже ,но не привыкшего выполнять большой объём работы ,его обязанности лягут на плечи других сотрудников и уже они начнут не успевать .Выбирайте кадры с умом .