Собрания, которые нас спасли

Все привыкли воспринимать совещания и созвоны как утомительную рутину, но мы выработали свой формат, который спас и укрепил команду в тяжёлые времена.

Привет! Я Арсений Ашомко из ВИНОУ. У нас есть традиция, которая помогла нам два года назад, и сейчас она снова очень кстати. В марте 2020, когда все ушли на удалёнку, мы с партнёрами пытались сохранить настрой и заряженность команды нашего молодого рекламного агентства. Чтобы люди не рассыпались эмоционально и не остались в изоляции своих квартир, общежитий и дач, мы стали проводить короткие утренние онлайн-летучки.

Положительный эффект оказался таким сильным, что мы продолжили встречи даже после ослабления и фактически полного снятия локдауна. Два года мы совершенствовали формат, и весной 2022, когда всё вновь резко стало сложно и неопределённо, он нас снова здорово выручает.

Возможно, этот опыт пригодится вашей компании или команде — нам не жалко поделиться!

В нашем понимании летучка — это короткий 15-минутный видеосозвон утром.

У каждой летучки есть своя адженда и у любой — общие правила, единые для всех.

1. Включённые камеры. Мы собираемся, чтобы увидеться — в прямом смысле. Чтобы зарядить друг друга, чтобы не забыть, кто как выглядит. Исключения бывают, но по умолчанию наши созвоны — с камерой. Это дисциплинирует и помогает создать эффект присутствия.

2. Обязательно и пунктуально. Мы собираемся в 11:00 и всего на 15 минут. Так что опаздывать некуда, а пропускать без уважительных причин не принято. Санкций за это нет, но все придерживаются этой неформальной договорённости. Отпроситься можно, но проигнорировать нельзя.

К — команда!

3. Интерактивность. На летучках можно и даже нужно говорить, писать в чатик и всячески участвовать в обсуждениях. Это не история про одностороннюю коммуникацию (так можно просто написать письмо или сделать объявление в чате).

Есть три проверенных временем причины поддерживать эту «ещё одну встречу в и без того заполненных календарях».

Первая причина — это ритуал

В моменты больших сдвигов и жизненных перемен нужны константы, даже если искусственные. 11:00 — мы на летучке. Просто, понятно, привычно, стабильно (ну и в нашем случае удобно и тем, у кого уже прошёл обед, и тем, у кого ещё только будет завтрак).

Конечно, здравый смысл важен. Мы начинали с ежедневных летучек, а потом, в более спокойное время, перешли на вторник-среду-четверг (решили, что понедельник и так самый календарно и эмоционально загруженный день, а пятница часто выпадает на дей-оффы… да и вообще, трёх раз в неделю нам стало достаточно). Гибкость важна, чтобы сохранялся комфорт, чтобы не возникало ощущения бессмысленной и тягостной обязаловки.

Вторая причина — синхронизация

Руководство даже маленьких коллективов часто варится в своём мире и мыслях. Новости отдельных команд могут никак не доходить до других. Ежегодных корпоративов с итогами обычно не хватает. Длинные квартальные апдейты слишком насыщенны и утомительны. К тому же это слишком редко: даже месяц для динамичных рынков — большой период! Нужно создавать среду и поводы, чтобы люди рассказывали про новости, события, ошибки и достижения.

На летучках мы говорим про всё: Егор (гендиректор) отчитывается перед всеми о финансах и планах, я (директор по развитию и стратегии) рассказываю новости рынка и презентую сомнительные бизнес- и просто идеи, сотрудники делятся своим опытом проектов. А ещё мы вместе обсуждаем, как быть и что делать (хоть с ближайшим лекторием в офисе, хоть с жизнью после всего происходящего).

И обмен знаниями, и небольшая групповая терапия (без риска затянуть — общий звонок только на 15 минут, а желающие продолжат в личке).

Третья причина — тимбилдинг

Это не про верёвочные курсы и тренинги. Это про возможность лучше узнать других и лучше раскрыться самому (или самой).

Когда просто разговаривать наскучило (банально всё обсудили и начали повторяться), мы стали формировать расписание летучек таким образом, чтобы были как важные «программные заявления» и «терапевтические беседы», так и регулярные выступления соло — бенефисы сотрудников. Всех без исключения и по очереди.

Страшно? Совсем нет. Работает это так: часть людей всегда заряжены и готовы выступить, часть вроде как стесняется, но по-настоящему ждёт повод и знак (твоя очередь на летучке — это он), а ещё кто-то думает, что не способен… но это не так. Смотришь на коллег, понимаешь, что ничего невозможного, вдохновляешься, пробуешь — получается! А если нужна помощь, тебе помогут (и придумать, и осуществить — просто обратись заранее).

У тебя есть четверть часа — распорядись этим временем как считаешь нужным, а команда поддержит.

Инструментов взаимодействия очень много. Даже настоящий молчун может организовать интересную летучку: квиз-механики, например, не требуют много говорить, а людям нравятся.

Звучит, возможно, дико, но этот подход позволяет нам, не находясь в одном офисе (городе, стране), отлично знать друг друга (вкусы, чувство юмора, истории из жизни) и лучше ладить.

Кстати, сама жеребьёвка следующего круга летучек (примерно раз в квартал для команды из 25 человек) — это отдельное событие. С квизом, призовыми местами и очерёдностью выбора свободных дат.

Этот искусственно созданный «институт летучки» очень сильно определяет атмосферу команды и наше самоощущение. Мы — Команда со своим вайбом (хотя да, некоторым людям бывает трудно вписаться, но, возможно, даже хорошо, что через летучки это становится понятно ещё быстрее).

И есть ещё одно потрясающее следствие. Так как говорят разные люди (фактически вообще все) — мы создаём площадку для практики выступлений, само- и просто презентаций.

Помимо агентства, я профессионально учу и помогаю делать публичные презентации. Но за два года средний уровень моих коллег стал таким, что лишь изредка я что-то могу посоветовать кому-то после выступления. Это и есть культура: одни люди помогают расти другим.

Если вы вдохновились и хотите попробовать внедрить на регулярной основе что-то подобное, вот вам несколько советов — что мы вывели для себя:

1. Гигиена. В идеале все, но, как минимум, спикер летучки должен быть технически готов к ней: достойный интернет, заранее выданные программе для звонка разрешения (на камеру, микрофон, шаринг экрана), хороший свет (лучше сесть лицом напротив окна), а также наушники (говорить на больших созвонах через встроенный микрофон ноутбука — это мучение для всех).

2. Ведущий. В онлайнах большое значение имеет айсбрейкер — человек, который будет приветствовать, заполнять паузы, передавать слово и помогать модерировать (если выступающий не справляется на 100 %+).

3. План Б. Иногда спикер конкретного дня может забыть о своей очереди, не успеть подготовиться либо неожиданно столкнуться с непреодолимыми сложностями. Поэтому организатору летучек нужно не только держать руку на пульсе («Ты как? Помнишь про завтра, успеваешь?»), но и иметь запасной вариант («Поменяйся с…», «Тогда я расскажу про…» или «Значит, обсудим командой, нужны ли нам шашлыки в мае»).

4. Музыка. Есть много способов создать хорошую атмосферу. Один из простейших — включить музыку на «сбор гостей» и вообще использовать звуки. Не все программы для звонков эту опцию поддерживают, да и вообще нужно знать меру, но это очень эффективный инструмент — попробуйте.

5. Слайды «под показ». Если на летучке показываете презентацию, то делайте её удобной для восприятия:

Даже работающие в коммуникационной сфере люди недооценивают силу коммуникаций. Мы много говорим про других, но забываем про себя. В любой команде важно запустить и поддерживать общение.

Нам лень, нет сил, у нас дела. Мы «лучше работой займёмся». Но если люди мало взаимодействуют или плохо знают друг друга, любое общее дело сильно теряет на дистанции.

Выстроить лучшие коммуникации не так сложно. И точно проще, если начать с малого: регулярно, по 15 минут в день…

Пробуйте! И если что — обращайтесь за помощью и, конечно, делитесь своим опытом.

P.S. Следить за ВИНОУ вы можете здесь, а подписаться на заметки о дизайне коммуникаций — тут.