Снижение издержек при организации мероприятий в условиях неопределённости
В рамках онлайн-конференции «Организация мероприятий в условиях неопределенности» спикеры говорили о снижении издержек в компании. Организатором встречи была компания ИПИ-Лаб, владелец экосистемы Businesschain и платформы для организации мероприятий Make.Events.
Анна Демидова — коммерческий директор и основатель N:OW Agency — поделилась своим взглядом на данную тему. Она отметила, что тема снижения издержек очень важна особенно в текущей ситуации, когда уделяя внимание затратам увеличить чистую прибыль.
- Сокращение штата. Не стоит распускать весь штат или большую его часть. Благосостояние нашего коллектива — первое о чем мы должны заботиться. Стоит вкладываться в обучение персонала, наращивание компетенций, а не в набор узких специалистов. Отдавайте предпочтение тем кандидатам, которые совмещают несколько важных компетенций и могут подстроиться под требования времени.
- Офисное помещение. Еще во время пандемии в N:OW Agency пришли к выводу, что сотрудники умеют очень эффективно работать в удаленном формате. Эта идея настолько прижилась в компании, что в 2020 году они отказались от части офиса и стали работать по принципу коворкинга. В условиях, когда офис ежедневно посещает 30-50% от всего штата, нет смысла держать большие пустующие площади.
- Шеринг ресурсов в агентстве используют давно и очень активно в тесной коллаборации с рекламным агентством «Орел». Как пример: если в одном агентстве простаивают сотрудники, особенно это касается креативного отдела, то второе агентство компенсирует нагрузку своими задачами. Это позволяет сэкономить на привлечении фрилансеров, что всегда дороже и зачастую менее эффективно, а также получают качественный прогнозируемый результат.
Аналогичным образом в N:OW Agency шерят затраты на склад, зарплату юриста и многое другое. В итоге такая схема позволяет оставаться всем в плюсе, избежать пиковых нагрузок на свой коллектив, обеспечить занятостью другой коллектив, когда есть простой.
Также у них работает кросс-промо, потому что сейчас как никогда важно присмотреться к консолидации коммуникаций и в целях экономии на рекламных расходах найти подходящего партнера для кросс-промо.
- Цифровизация. Мы сейчас видим как увеличивается информационный цифровой объем данных в работе. Всё это создаёт необходимость к внедрению современных методов и сокращению издержек. Чтобы не заниматься бумажной волокитой и двойной обработкой данных, у нас есть своя CRM-система и мы тестируем различные task-менеджеры. Это помогает существенно сократить временные затраты сотрудников, структурировать информацию, следить за исполнением задач в режиме онлайн. В агентстве используют электронный документооборот и электронные подписи. Что позволяет сократить объем использования бумаги и экономит деньги на курьерскую доставку документов. Полностью отказались от презентаций в оффлайн-редакторах и используют Google Документы. Таким образом, у сотрудников появляется возможность параллельно выполнять работу и сэкономить время на ожидание. А сэкономленное время — это сэкономленные деньги.
- Повышение мотивации на снижение издержек. Будьте на связи со своими коллегами, сотрудниками — это простой совет, который сэкономит массу денег и сил, позволяйте конструктивно критиковать вашу деятельность, давайте возможность предлагать новые инициативы. С большой вероятностью у ваших сотрудников масса идей, которые они сами могут воплотить — просто введите премирование за полезные для компании идеи.
- Непрерывное снижение рисков. Оценивайте риски каждого действия и максимально изучайте информацию, которая поможет минимизировать риск. Это поможет избежать выгорания персонала, потому что непрерывные проигрыши демотивируют.
- Улучшение качества поставок. Стоит подумать, как выстроить эффективную работу, как управлять поставщиками, как взаимодействовать с ними, выстраивать долгосрочное сотрудничество. Потому что от работы поставщика напрямую зависит ваша работа. Как вариант, составлять рейтинги и антирейтинги поставщиков.
- Кредитование и партнерский подход. Защищайте свои права, вносите правки в договор, требуйте предоплату. При кредитной ставке в 20-30% вносите кредитование в смету.
- Профилактика проблем. Профилактика возможных проблем гораздо эффективнее, чем корректирующие мероприятия.
- Собственные ресурсы. Подумайте о том, что из своих ресурсов вы можете дополнительно перепродавать: место на складе, свой реквизит и прочее.
- Рациональное использование ресурсов и экономия. Например, в N:OW Agency ввели строгую повинность использовать рационально бумагу, склад, оцифровать документы, следить за хранением документов, мерча и важных предметов, продавать ненужные вещи.