Как собрать полные залы через интернет

Рассказываем по пунктам, что должно быть на сайтах мероприятий. 70 примеров из практики digital-агентства WebCanape и чек-лист для организаторов.

Как собрать полные залы через интернет

Будем честными: если ваше мероприятие — это вечер встреч одноклассников или концерт народной самодеятельности, то делать для этого сайт как минимум странно, аудитория таких событий отлично набирается через «ВКонтакте», «Одноклассники», Instagram.

Для каких мероприятий нужен сайт:

  • отраслевые конференции, выставки и форумы;
  • мастер-классы и бизнес-интенсивы;
  • платные вебинары;
  • семинары и лекции.

Как должен выглядеть сайт мероприятия

В эвент-среде только и разговоров что о лендингах. Развернутая структура тут не пригодится, так как на поисковую оптимизацию просто нет времени. Здесь нужна проработанная продающая страница под рекламу и три-пять внутренних страниц с новостями, расписанием и контактами.

Заголовки, преимущества, новости должны быть максимально понятными. Пишите так, будто беседуете с другом — без штампов, формализмов и фамильярностей.

1. Первый экран — ответьте на основные вопросы: что, где, когда

Выведите в самое начало всю нужную информацию для принятия решения. Скролят и кликают по вкладкам только сомневающиеся. Первый экран — для решительных, не заставляйте их передумать.

В этой области должны быть:

  • название мероприятия и формат проведения;
  • дата и город проведения;
  • контакты организаторов — телефоны, раздел «Контакты» (в шапке);
  • значки социальных сетей и кнопка покупки билета/регистрации.

Ниже — 12 примеров первых страниц. Посмотрите, какая информация вынесена на первый экран и как она размещена.

Примеры первого экрана для сайтов бизнес-туров

Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет

Примеры первых страниц конкурсов и премий

Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет

Примеры первого экрана — сайты конференций, форумов, премий

Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет
Как собрать полные залы через интернет

2. Поясните: для кого мероприятие и зачем участвовать

Раскройте суть события в двух-трёх предложениях. Сформулируйте ценность для участников. Это ваше УТП, которое будет цеплять и заставлять скролить дальше (или сразу мотивировать к покупке билета). После заголовка расскажите подробнее о событии. Лучше сделать это тезисами, но помните — дальше четвертого пункта большинство не читает.

Ниже — шесть примеров типичных ответов на вопросы «зачем» и «для кого» на сайтах мероприятий.

Если мероприятие для нескольких целевых групп, покажите, что получит каждая из них. На сайте конференции LevelUP мы прописали отдельно преимущества участия для родителей и подростков
Если мероприятие для нескольких целевых групп, покажите, что получит каждая из них. На сайте конференции LevelUP мы прописали отдельно преимущества участия для родителей и подростков
Какие задачи решает мероприятие? Почему стоит ехать именно на него? Здесь мы по пунктам расписали, в чем уникальность мероприятия, какой опыт получат участники и почему это вызов для них
Какие задачи решает мероприятие? Почему стоит ехать именно на него? Здесь мы по пунктам расписали, в чем уникальность мероприятия, какой опыт получат участники и почему это вызов для них
Вопрос «Зачем участвовать» можно раскрыть через те преимущества, которые получит посетитель после завершения. Это могут быть полезные контакты, знания, навыки, набор материалов для действий и так далее
Вопрос «Зачем участвовать» можно раскрыть через те преимущества, которые получит посетитель после завершения. Это могут быть полезные контакты, знания, навыки, набор материалов для действий и так далее
Пример обозначения целевой группы (справа) и тех задач, которые позволяет закрыть мероприятие (слева) WebCanape
Пример обозначения целевой группы (справа) и тех задач, которые позволяет закрыть мероприятие (слева) WebCanape
Если ваш сайт посвящен конкурсу, четко обозначьте, для кого он предназначен, или укажите, какими качествами должен обладать потенциальный участник
Если ваш сайт посвящен конкурсу, четко обозначьте, для кого он предназначен, или укажите, какими качествами должен обладать потенциальный участник
Самое простое и визуально понятное — обозначьте целевую аудиторию в небольшом блоке в виде иконок с примечаниями
Самое простое и визуально понятное — обозначьте целевую аудиторию в небольшом блоке в виде иконок с примечаниями

3. Расскажите о преимуществах участия

Повысьте ценность мероприятия для целевой аудитории:

  • Покажите цифры события (сколько человек ожидается, сколько было в прошлом году, количество спикеров, докладов, участников выставки и так далее).
  • Расскажите об уникальных возможностях (персональные встречи со спикерами, участие в системе лояльности, все презентации в подарок и так далее).
  • Продемонстрируйте географический охват события (спикеры со всей России, пяти городов-участников, представители 30 стран в составе жюри и так далее).
  • Сделайте акцент на формате проведения (например, фестиваль Tabtabus проводит выступления в формате Forest TED — на свежем воздухе без презентаций и сухих докладов, мероприятие «Эффективное производство» — промышленный марафон, то есть это серия выступлений экспертов в разных городах России).
  • Озвучьте те эмоции и навыки, которые получат участники в ходе мероприятия.

Ниже шесть примеров оформления блока с преимуществами.

Представьте преимущества через фотографии с прошлых мероприятий
Представьте преимущества через фотографии с прошлых мероприятий
Поместите одно (главное) преимущество и дополните его слайдером с описанием того, какие задачи решает это мероприятие
Поместите одно (главное) преимущество и дополните его слайдером с описанием того, какие задачи решает это мероприятие
Еще один пример — с цифрами и географическим охватом события.
Еще один пример — с цифрами и географическим охватом события.
Иногда не нужно много слов
Иногда не нужно много слов
Поговорите с участниками о будущем. Что для них изменится после участия в событии? Как это улучшит бизнес компании?
Поговорите с участниками о будущем. Что для них изменится после участия в событии? Как это улучшит бизнес компании?
Если формат мероприятия нестандартный — отразите это в дизайне. Когда стало известно, что каждой из яхт-участниц бизнес-тура будет назначена своя тематика, то мы вывели все темы на сайт в виде миниатюрных яхт. При клике на каждую из них участник видит описание профильного эксперта и информацию о наличии мест
Если формат мероприятия нестандартный — отразите это в дизайне. Когда стало известно, что каждой из яхт-участниц бизнес-тура будет назначена своя тематика, то мы вывели все темы на сайт в виде миниатюрных яхт. При клике на каждую из них участник видит описание профильного эксперта и информацию о наличии мест

4. Покажите программу, основные темы или этапы мероприятия

Планируете больше пяти выступлений или тренинг со спикером, который рассчитан на весь день, — дайте анонс программы в блоке на главной и добавьте кнопку с переходом на внутренний раздел, где вы разместите подробное описание.

Ещё пять примеров ниже.

Организуете конкурс? Нарисуйте карту этапов с датами и пояснениями
Организуете конкурс? Нарисуйте карту этапов с датами и пояснениями
Если программа занимает несколько дней, вынести ключевые темы на главную страницу, а подробное расписание дайте в специальном разделе
Если программа занимает несколько дней, вынести ключевые темы на главную страницу, а подробное расписание дайте в специальном разделе
Или пропишите маршрут события со сменой этапов при наведении на каждый из пунктов
Или пропишите маршрут события со сменой этапов при наведении на каждый из пунктов
На конференции поднимается много тем, но все ли они одинаково важны для участников? Вынесите фокусные тематики в виде иконок с переходами во внутренние разделы с подробным описанием
На конференции поднимается много тем, но все ли они одинаково важны для участников? Вынесите фокусные тематики в виде иконок с переходами во внутренние разделы с подробным описанием
В тематическом разделе сделайте стандартное оформление программы (тема, тезисы, спикеры, время, даты и так далее)
В тематическом разделе сделайте стандартное оформление программы (тема, тезисы, спикеры, время, даты и так далее)

5. Опишите спикеров, модераторов, экспертов

Громкие имена обычно убеждают лучше других слов. Выложите фотографии и сопроводите их описаниями. Подробные биографии здесь не нужны. Ваша задача — показать ценность спикеров, экспертов, модераторов для участников мероприятия.

Приводим пять примеров таких решений.

Разместите краткое описание экспертов и подробную информацию в отдельном блоке
Разместите краткое описание экспертов и подробную информацию в отдельном блоке
Или представьте спикеров с возможностью перехода на раздел с подробным описанием
Или представьте спикеров с возможностью перехода на раздел с подробным описанием

Интересный ход — дать выступающему представить самого себя. Прямая речь позволяет лучше «увидеть» каждого спикера и убедиться в его реальности. Если выступающих много и текст под фото смотрится громоздко, уберите описание под ссылку. Не нужно размещать много текста на главной странице. Для развернутых тезисов выступлений выделите соответствующий раздел.

Как собрать полные залы через интернет
Порой достаточно всего нескольких фраз, чтобы увлечь за собой
Порой достаточно всего нескольких фраз, чтобы увлечь за собой

Еще один способ познакомить аудиторию со спикерами — перечислить кратко их компетенции и достижения. Дополните описания цифрами: сколько лет спикер работает в своей сфере, чем он известен, в чем заключается его успех, где и сколько выступлений он провел.

Три-пять ключевых компетенций спикера будет достаточно
Три-пять ключевых компетенций спикера будет достаточно

6. Покажите карту мероприятия

Если вы проводите большую выставку или конференцию с несколькими секциями, сделайте карту места проведения.

  • Обозначьте зоны и экспертов, которые будут выступать в разных залах.
  • Покажите логотипами и условными обозначениями, где будут размещены стенды компаний.
  • Если место проведения имеет несколько входов, то на сайте или в разделе контактов добавьте схему входа в зону регистрации.

Даже есть событие не требует детализации, укажите, как добраться до места проведения.

Приведем пять примеров оформления карты мероприятия.

При проведении бизнес-тура в Новую Зеландию мы отметили места посещений на карте, теперь визуально понятно, какие точки предстоит посетить его участникам
При проведении бизнес-тура в Новую Зеландию мы отметили места посещений на карте, теперь визуально понятно, какие точки предстоит посетить его участникам
Здесь объединили карту с местами посещения и дали краткую программу
Здесь объединили карту с местами посещения и дали краткую программу
Иногда достаточно схематичного обозначение площадки на сайте. Пример — на сайте летнего ИТ-фестиваля
Иногда достаточно схематичного обозначение площадки на сайте. Пример — на сайте летнего ИТ-фестиваля
Самое простое — показать на карте место проведения и добавить к нему фотографию центрального входа
Самое простое — показать на карте место проведения и добавить к нему фотографию центрального входа
Еще один вариант — указать адрес и добавить карту с возможностью ее увеличения (на примере — кнопка «Развернуть карту»)
Еще один вариант — указать адрес и добавить карту с возможностью ее увеличения (на примере — кнопка «Развернуть карту»)

7. Перечислите типы билетов и цены

Все платные офлайн-мероприятия, где участвует более 20-30 человек, имеют разбивку билетов по стоимости. С чем это связано:

  • ограничения по посадке в зале;
  • увеличение стоимости за счет дополнительных опций (питание, размещение, спецвозможности — закрытая часть, дополнительные раздаточные материалы);
  • уровень комфорта для участника (например, посадка за отдельный стол);
  • снижение стоимости при выполнении определенных условий (при регистрации командой, при дополнительном спонсорском участии и так далее).

Если вам нужно отобразить разные типы билетов с опциями, то разместите их в виде сравнительной таблицы.

Ниже — четыре примера таких решений.

Пример: чем ближе места к сцене, тем выше стоимость билета
Пример: чем ближе места к сцене, тем выше стоимость билета
Пример: стоимость билета снижается при большем заказе (для друзей, семьи, для большой компании)
Пример: стоимость билета снижается при большем заказе (для друзей, семьи, для большой компании)
Пример: цена на билеты зависит от входящих опций
Пример: цена на билеты зависит от входящих опций
Разница в стоимости зависит от количества участников и категории
Разница в стоимости зависит от количества участников и категории

8. Не забудьте отзывы и фото прошлых лет

Если мероприятия проводятся регулярно, расскажите новым участникам, что интересного было в прошлом году. Разместите фотографии, видеозаписи и отзывы.

Если вы проводите мастер-класс или семинар впервые, попросите спикера прислать отзывы о его выступлениях на других событиях.

Отзывы о прошлогоднем фестивале WebCanape
Отзывы о прошлогоднем фестивале WebCanape
Блок с фотографиями прошедшего мероприятия WebCanape
Блок с фотографиями прошедшего мероприятия WebCanape
Блок с видеозаписью прошедшего мероприятия WebCanape
Блок с видеозаписью прошедшего мероприятия WebCanape

9. Выделите самый важный блок — покупку или заказ билета

Задача всех перечисленных выше блоков — привести покупателя к заказу. Если процесс продажи не требует консультаций, то добавьте на сайт систему оплаты билетов.

Плюсы системы оплаты билетов

  • Продажи и регистрации происходят без участия специалиста.
  • У вас формируются базы участников.
  • Легко настраиваются формы, которые можно встроить в сайт и в социальные сети («ВКонтакте», Facebook и так далее).
  • Можно добавить поле для промокодов.

Минусы

  • Платежные интеграторы работают за процент с ваших продаж, в озвученном выше сервисе Timepad он составляет 7-9%.
  • Полученные средства вам потребуется вывести со счета платежного интегратора.
  • Самостоятельная настройка страницы и формы мероприятия займет два-шесть часов.

Например, для сайта форума LevelUP мы использовали сервис Ticket for Event, для промышленного марафона «Эффективное производство» и мероприятий под брендом Tabtabus — сервис Timepad.

Пример интеграции сервиса Timepad на сайт WebCanape
Пример интеграции сервиса Timepad на сайт WebCanape

После оплаты через сервис посетителю приходит электронный билет со штрихкодом.

Что происходит дальше

  • На выдаче бейджей билет можно показать на мобильном устройстве или в распечатанном виде.
  • Штрихкоды сканируются через бесплатное мобильное приложение на регистрации.
  • По итогу мероприятия вы получаете из сервиса по продаже билетов данные о количестве пришедших посетителей (далее — можете сделать на них рассылку или обзвонить с определенными предложениями).
Пример отчета по каналам заявок, который дает платежный сервис WebCanape
Пример отчета по каналам заявок, который дает платежный сервис WebCanape

Если процесс покупки билета требует консультаций, то подключайте к работе специалиста отдела продаж. Но вначале продумайте, что произойдет после клика на кнопку «Уточнить цены» или «Запросить программу».

Например, можно настроить автоматическую отправку письма с презентацией и ценами после заполнения формы. Или отправку ссылок на видеозаписи прошлого мероприятия в ожидании звонка от консультанта. Или появление календаря с удобным выбором даты для Skype-созвона.

Обязательно наладьте интеграцию сайта с CRM-системой, где будут фиксироваться контакты и запросы клиентов. Чем это будет полезно:

  • сотрудник сможет добавить в систему все договоренности;
  • в CRM будут зафиксированы все каналы продаж и данные по конверсиям;
  • сформируется выгружаемая база тех, кто приобрел услугу, и тех, кто еще раздумывает (по первым можно делать рассылки, по вторым — настроить «догоняющую рекламу»);
  • вы сможете ставить напоминания по задачам (позвонить, написать, встретиться и так далее);
  • по запросу можно сформировать договор, счета и акты на участие в мероприятии.

Приведем в пример виды форм, с которых данные поступали в CRM-систему.

Пример формы для получения программы мероприятия WebCanape
Пример формы для получения программы мероприятия WebCanape
Экономьте время клиента — сокращайте количество полей, необходимых для консультации
Экономьте время клиента — сокращайте количество полей, необходимых для консультации
Если на сайте не публикуются цены, но стоимость планируется повысить, напишите об этом над формой
Если на сайте не публикуются цены, но стоимость планируется повысить, напишите об этом над формой

10. Поблагодарите партнеров и СМИ, расскажите об организаторах

Редкое мероприятие обойдется без спонсоров, партнеров и СМИ. «Вес» компаний и изданий, которые вас поддержали, может стать дополнительным стимулом к покупке билетов.

Пример компактного оформления блока партнеров и кнопка «Стать партнером» для тех, кто хочет поддержать мероприятие WebCanape
Пример компактного оформления блока партнеров и кнопка «Стать партнером» для тех, кто хочет поддержать мероприятие WebCanape
Еще один вариант — оформление блока партнеров в виде слайдера WebCanape
Еще один вариант — оформление блока партнеров в виде слайдера WebCanape
Хотите особо отметить кого-то из партнеров? Добавьте к логотипам значки со статусом партнерства. Например, Friend, Best, Main и другие
Хотите особо отметить кого-то из партнеров? Добавьте к логотипам значки со статусом партнерства. Например, Friend, Best, Main и другие

11. Заключительный блок — разместите контакты, ссылки на соцсети, форму

В конце сайта обязательно добавьте ссылки на соцсети, сайты мероприятия прошлых лет, контактную информацию. Особенно это актуально для классических лендингов (без внутренних информационных разделов).

Пример размещения ссылок на сайты мероприятия прошлых лет WebCanape
Пример размещения ссылок на сайты мероприятия прошлых лет WebCanape
Пример добавления контактов и ссылки на отчет о прошлогоднем мероприятии WebCanape
Пример добавления контактов и ссылки на отчет о прошлогоднем мероприятии WebCanape
Можно добавить несколько слов для тех, кто «долистал» сайт до конца и сомневается в покупке
Можно добавить несколько слов для тех, кто «долистал» сайт до конца и сомневается в покупке
Своеобразные постсриптум для «сомневающихся» от организаторов бизнес-туров WebCanape
Своеобразные постсриптум для «сомневающихся» от организаторов бизнес-туров WebCanape
Завершающий блок сайта с формой, списком партнеров и контактами WebCanape
Завершающий блок сайта с формой, списком партнеров и контактами WebCanape
Еще один хороший вариант для последнего блока — карта проезда к месту проведения и перечисление основных внутренних разделов
Еще один хороший вариант для последнего блока — карта проезда к месту проведения и перечисление основных внутренних разделов

А чем будем удивлять

Хороший показатель — когда человек, посмотрев сайт или описание, делится им с друзьями, чтобы показать необычный сервис или описание «зацепившей» фишки. Но в погоне за сложными эффектами не забывайте три определяющих момента: бюджет вашего мероприятия, срок реализации и портрет аудитории.

1. Сервис аватаров

В нашей практике был пример относительно недорогого и позитивного маркетинга за счет интеграции на сайт сервиса для генерации аватарок. Участники создавали аватары на сайте и размещали их в соцсетях. Таким образом, увеличивался охват аудитории в регионе и повышалась узнаваемость события.

Блок для генерации аватарок на сайте WebCanape
Блок для генерации аватарок на сайте WebCanape

После успешного опыта внедрения сервиса мы сделали его бесплатным для организаторов мероприятия. Попробовать создать свои аватары и добавить код программы на свой сайт можно здесь: avatar.web-canape.ru.

2. Необычное дизайнерское решение

Еще один пример интересного решения — это использование в дизайне коллажей. Но сразу скажем, что такое решение зависит от тематики мероприятия. Для летнего ИТ-фестиваля оно было подходящим.

Решение для мероприятия, которое проходило на свежем воздухе в национальном парке «Смоленское Поозерье» WebCanape
Решение для мероприятия, которое проходило на свежем воздухе в национальном парке «Смоленское Поозерье» WebCanape
А год назад участников ждала более многообещающая встреча
А год назад участников ждала более многообещающая встреча

Чек-лист: сайт мероприятия готов, если…

  • Продающая страница оформлена с учетом фирменного стиля мероприятия.
  • Сайт корректно отображается на всех устройствах.
  • На первом экране — самое важное: название, формат, дата и город проведения, на кого рассчитано, контакты организаторов (в шапке), кнопка покупки билета.
  • В двух-трех предложениях изложена ценность события для аудитории, отдельно приведено развернутое описание.
  • Есть расписание мероприятия с указанием времени, дней, залов, спикеров.
  • Указана целевая аудитория мероприятия и приведены его преимущества.
  • Описаны компетенции спикеров, модераторов и экспертов.
  • Есть карта мероприятия и описание того, как добраться до места проведения.
  • Если мероприятие ежегодное, то на сайте размещены отзывы, фотографии, видео с прошлого года.
  • Если продается несколько категорий билетов, то они представлены в сравнительной таблице.
  • Если процесс покупки билета не требует консультации, то на сайте подключены сервисы онлайн-оплаты, если требует — то есть форма обратной связи с настроенным автоответом.
  • Все данные о покупках и конверсиях попадают в CRM-систему.
  • Есть блок с логотипами партнеров, организаторов, СМИ.
  • На сайте даны ссылки на группы мероприятия в соцсетях, есть адрес электронной почты и телефон для связи с организаторами.

Соблюдая все эти рекомендации, вы сможете создать для своего мероприятия сайт, с которого не уйдут без билета (при условии, что реклама настроена грамотно, а на вопросы отвечают своевременно). Дальше можно приступать к самому интересному: запускать рекламу, развивать активность в соцсетях, делать почтовую рассылки, проводить PR-активности.

Главное — не забудьте считать каналы привлечения заявок
Главное — не забудьте считать каналы привлечения заявок

Кейсы по привлечению аудитории на мероприятия

В нашем блоге есть кейсы по продвижению, рекламе, SMM для мероприятий с подробным описанием стратегий, кампаний и прочих работ по привлечению аудитории:

Материалы настолько подробные, что хоть бери и делай.

И напоследок — уделите внимание мелочам

Не рискуйте в спешке успехом целого проекта. Вот основные моменты, которые мы рекомендуем продумать до и после организации мероприятия.

  • Регулярно проверяйте почту, соцсети и мессенджеры, которые вы выделили для своего мероприятия, и отвечайте на запросы. Хороший тон — реагировать в течение часа. После того, как конференция или форум закончились, можно отвечать пореже (в течение дня), но делать это все равно нужно.
  • Не лишним будет подключить онлайн-чат для быстрых ответов на вопросы. Конечно, упорный посетитель может и в группе «ВКонтакте» спросить о том, что интересно, но для этого он уйдет с сайта, нет гарантий, что вернется.
  • Детально продумайте схемы взаимодействия пользователя с сайтом — что будет после того, как он запросит программу или оплатит билет, какие вопросы могут возникнуть. Учитывайте возраст целевой аудитории.
  • Продумайте «фишки» для сайта («Всем зарегистрировавшимся участникам — в подарок PDF-книга спикера», «Поддержите фестиваль — установите аватарку через специальный сервис на сайте»). Не забудьте протестировать их среди знакомых — понятна ли механика работы, насколько интересно предложение.
  • После проведения мероприятия сделайте на сайте блоки «Как это было», «Фотоотчет», «Отзывы участников» и «Купить видео» — покажите участникам и тем, кто по каким-то причинам не попал на событие, что оно стоило внимания.

Есть чем дополнить наш список? Напишите в комментариях.

Как собрать полные залы через интернет
2727
8 комментариев

Можно еще страницу "Спасибо" сделать после заполнения формы, и на ней разных фишек добавить - например, возможность скачать программу мероприятия в PDF или ссылку на рекомендации, что взять с собой в поездку.

3
Ответить

Отличная идея! Спасибо!

Ответить

Грамотно все расписано!

2
Ответить

Спасибо, рады поделиться опытом

Ответить

Можно ещё пуш-уведомления подключить, чтобы заинтересованные получали все новости о мероприятии в режиме реального времени.

2
Ответить

Иногда на сайтах делают "пресс-центры" —публикуют новости о том, какой спикер/эксперт присоединился, информацию для участников, бонусы от партнеров и т.п. Вот их как раз и можно пушить или давать ссылки в письмах от организаторов и соцсетях (а-ля "читайте подробнее на сайте").

2
Ответить