Оценка экономической эффективности автоматизации

Оценка экономической эффективности - ключевой этап принятия решений любой осознанной коммерческой компании. Это решение может быть связано как с выбором программных продуктов из ряда альтернатив для автоматизации процессов внутри компании, так и с пониманием пользы создаваемого нового продукта для клиентов. Внедрять или не внедрять CRM, использовать или не использовать планировщик для проектной, производственной или операционной деятельности – это те вопросы, на которые должна ответить оценка экономической эффективности.

Экономическая эффективность - разница между выгодой и затратами проекта.

Расчеты экономической эффективности могут быть прогнозными и ретроспективными, по факту реализации проекта. Важным представляется сравнение прогнозных и ретроспективных расчетов для отработки ошибок и совершенствования модели расчетов для будущих проектов.

Расчет экономической эффективности для ИТ-проектов - всегда не тривиален. Для каждой компании, проекта или продукта – это очень индивидуальная история со своим алгоритмом сбора данных и множеством допущений. При сборе данных необходимо включать вопросы о “неизмеримой” выгоде, которая может существенно повлиять на принятие решений, которые позволят верифицировать гипотезы о том, например, что проект позволит повысить уровень информационной безопасности или прозрачности процессов.

Ключевые метрики для измерения экономической эффективности – это время и деньги.

Оценка экономической эффективности состоит из следующих взаимосвязанных этапов:

1. Разработка методики оценки. Методика определяет ключевые параметры, алгоритм и интерпретацию результатов исследования. Поэтому важно максимально подробно ее разработать, описав цели/задачи, объект/предмет, ключевые процессы (ручной, автоматизированный процесс и пр.), операции ключевых процессов, временной горизонт оценки: 1, 2, 3 и более лет, методы сбора данных, показатели оценки эффективности, необходимые допущения и пр.;

2. Расчет трудозатрат процессов. На этом этапе важно определить время каждой из операций по отдельности, а также в целом время процесса “as is” и время процесса “to be”. На данном этапе можно будет верифицировать предположение об идентичности или разности операций в рамках “ручного” и автоматизированного процессов, а также понять какие операции исчезнут, какие появятся в рамках процесса “to be”. Также на данном этапе важно выявить повторяемость операций или процессов (среднее количество) в течение 1, 2, 3 и более лет минимум, чтобы учесть это в суммарном расчете трудозатрат.

3. Расчет разницы между трудозатратами “ручного” и автоматизированного процессов. На данном этапе должно получиться сэкономленное время за счет автоматизации. Если же существенной экономии не происходит и “неизмеримых” выгод - не выявлено, то уже на этом этапе можно закончить оценку и подвести итоги;

4. Расчет доходной части проекта. Доходная часть проекта – это, по сути, перевод в денежный эквивалент той “разницы между трудозатратами “ручного” и автоматизированного процесса”, которая была получена на предыдущем этапе. И тут важно понять, что для компании является эквивалентом для трансформации времени в деньги - стоимость 1 часа или минуты специалиста с учетом налоговых ставок и накладных расходов или какой-то другой показатель.

5. Расчет затратной части проекта для автоматизации. Затратная часть должна учитывать расходы на создание и функционирование процесса “to be”, то есть на внедрение, аппаратную часть, администрирование, техническую поддержку информационных систем и пр., а также те трудозатраты по операциям, которые были получены на 2-м этап в течение 1, 2, 3 или более лет в соответствии с методикой.;

6. Оценка экономического эффекта. Для оценки экономического эффекта можно использовать все или любую комбинацию из следующих показателей:

-CF (Cash Flow) – разница доходной и расходной части проекта;

-ROI (Return of Investment) — оценка “прибыли” или выгоды от затрат в проект. При этом значения ROI следует трактовать следующим образом:

● ROI > 0% — «прибыль» от проекта больше вложений;

● ROI = 0% — «прибыль» равна вложениям;

● ROI < 0% — «прибыль» меньше вложений

-NPV (Net Present Value) — чистый дисконтированный доход, отражающий эффект от проекта в абсолютных единицах с учетом ставки дисконтирования

-DРР (Discounted payback period) — период времени, необходимый для того, чтобы доходы от проекта покрыли затраты на него.