Всё не по плану: как маркетосы седеют на работе 🙂

Всем привет! Я работаю в IT-компании TravelLine в отделе маркетинга. Мы занимаемся разработкой ПО для отельного бизнеса. Наш флагман (о да, мы любим морские метафоры!) — это модуль бронирования, чтобы бронировать на сайте отеля было так же удобно, как на ***инге. 🙂

Мои коллеги с сильными личными брендами постоянно ездят на мероприятия в разные города России: форумы, выставки, бизнес-завтраки, конференции и еще много всякого. К ивентам мы всегда готовимся тщательно, но иногда все идет не по плану.

Сегодня расскажу, как весело и волнительно работается в маркетинге, на примере очень большого и важного мероприятия для отельеров — Hotel Business Forum.

Рецепт простой. Нам понадобится:

• Ивентщик — 2 шт.,
• Дизайнер — 2 шт.,
• Копирайтер — 2 шт.,
• SMM-щик — 1 шт.,
• Спикер — 1 шт.

Смешать, но не взбалтывать!

Кто и что делает:

• Ивентщики договариваются с организаторами, собирают команду, назначают созвоны, печатают раздаточные материалы, собирают сувенирку, курируют все процессы.
• Дизайнеры готовят оформление стенда, сувенирку, презентацию спикера, баннеры на главную страницу сайта и в личный кабинет.
• Копирайтеры придумывают тему и тезисы для спикера, текст для страницы сайта, проверяют презентацию.
• SMM-щик продумывает и реализует подогрев мероприятия в соцсетях.
• Спикер выступает. Это ответственнее всего.

Подготовка выглядит как часовой механизм — каждая шестеренка важна. Это очень объединяет. Например, крупные мероприятия вроде HBF мы всегда прогоняем через мозгоштурм. Без него никак, так как форум тематический и концепция каждый год разная. В этом году это был фильм «Матрица». Мы громко визжали, когда узнали тему, потому что сильно любим этот фильм. 🙂

Это командная работа, креатив и веселье. Спикер на мероприятии — Саша Галочкин, наш гендир, а значит, можно долго обсуждать, кем он будет: Нео или Морфеусом? А TravelLine — это синяя или красная таблетка? (корпоративный цвет — синий, но в мире матрицы он bad guy: что же делать?) Какие отсылки включить в тему и тезисы? А в презентации можно будет веселиться, или все серьезно и по делу?

У маркетологов в B2B все довольно строго. Поэтому такие мероприятия — это глоток свежего воздуха для креативных мозгов.

• Раз мы говорим про путь клиента, то можно сделать отсылку к тому, как Морфеус вел Нео на их первую встречу — взяли белого кролика. Вот и тема выступления: «Следуй за белым кроликом: как изменился CJM гостя и как отелю менять продукт и продажи».
• Дальше начали спорить про таблетки. Морфеус говорит Нео, что красная таблетка — это выход из мира грез, а синяя — незнание. Но брендовый цвет TravelLine — синий… Решили, что брендбук важнее, и намеренно поменяли их местами.

Еще прикольная штука про таблетки: на главной странице мы сделали две кнопки «Подробнее», которые ведут на страницу мероприятия, — синюю и красную, и поставили счетчик, чтобы выяснить, куда будут чаще нажимать. Не знаем, зачем нам и вам эта информация, но выбирали чаще синюю.

• А еще мы выбрали классный посыл — назвали всех зарегистрированных участников избранными. Так получается, что Саша Галочкин — Морфеус, который ведет избранных отельеров в новую реальность. Оооох, шикарно вспоминать, как сошелся пазл. 🥰

Три миниатюры, которые сначала добавили нам седых волос и только потом насмешили.

• Грузчиков заперли на складе

На мероприятия мы приезжаем со стендом, сувениркой, мебелью и прочим. Все это доставляют на площадку для проведения мероприятия — дата и время оговариваются заранее.

Такие крупные мероприятия как HBF требуют безопасности, поэтому на склад пускают по строгим правилам. Чтобы разгрузиться, нужно предоставить охране все данные грузчиков, информацию о машине и приехать в четко отведенное время.

Наш ивентщик Серега заранее все данные собрал и отгрузил, но за день до разгрузки обещанные грузчики заболели, а машина сломалась. А значит, пропуск они получить не могут, ведь данных новых грузчиков у охраны нет. Решили так: берем одного болеющего грузчика, чьи данные уже есть у охраны, и привозим его к складу, чтобы получить пропуск.

В день Х потратили 3 часа на то, чтобы нас пустили на склад. Но тут кульминация — грузчики неведомым образом проскочили без пропуска. И понеслось!

Хорошо, что они такие смекалистые, — без стенда мы не остались. 🙂 Плохо, что пропуск не взяли, — без него их не выпустят. А в записях охраны вообще нет пометки о том, что они заехали на склад. В итоге грузчиков Серега вызволял, как Марио принцессу — до полуночи. Ни один грузчик не пострадал, но ивентщик с тех пор икает.

• Скатерть — не синяя, ваза — не целая

Традиционно перед стендом мы ставим стол, на котором лежат визитки и прочие штучки, которые нужны в течение дня. Когда устанавливали стенд и стол, поняли, скатерть не в нашем фирменном цвете. 😂

Офис и основной штат сотрудников находится в Йошкар-Оле (до Москвы 800 км), поэтому срочно найти ткань некому. Решили бедного Серегу отправить в Москву на поиски. Как раз вазу стеклянную захватит, чтобы участники туда бросали визитки. Приехав в Москву, Серега обнаруживает, что ваза разбита. Миссия усложняется — найти нужно не только ткань, но и вазу.

Ткань Серега выбирал по видеосвязи со старшим ивентщиком, который на удаленке в другой стране.

Центр Москвы, действовать нужно быстро, а значит, на рынок не поедешь. Пришлось покупать изысканную итальянскую ткань, которую используют для пошива топовых костюмов. У нас был самый стильный и дорогой стол у стенда. 😎

А с вазой вообще беда — стартовая цена в центре Москвы — 15 000 рублей. На такие бюджеты мы не рассчитывали. Еще пара седых волос, и Серега нашел вазу за 4 600!

• Презентация — не финальная

Опасность поджидает за каждым углом. 😂 День выступления — это очень стрессовый день для всей команды, особенно для дизайнера Никиты, который готовил презентацию. Презентацию Саши Галочкина мы вместе с Никитосом проверили сто раз. Все было идеально. Был, конечно, один моментик: корпоративное облако в тот день не работало, и презентацию передавали на флешке... *тревожная музыка*

Вся команда в Йошкар-Оле смотрела прямую трансляцию. И вот, момент истины. Саша выходит на сцену, включает презентацию… И ЭТО ЧЕРНОВАЯ ВЕРСИЯ! Никитос скулил, остальная команда страдала беззвучно.

На некоторых слайдах были комментарии с обсуждений, где-то не хватало логотипа... Но последняя нервная клетка покинула тело Никиты, когда он понял, что это за версия:

Кабинет маркетинга и так самый громкий на этаже, но на этой фразе было прям оглушающе — скулить начали все.

Если вы видели презентацию Саши на HBF, напишите в комментариях, заметили ли вы опечатки и странные надписи.

Как вам история? Надеюсь, вы немного повеселились. 🙂

Очень хотелось этим поделиться, чтобы показать, что не всегда все складывается идеально, даже если готовились долго и кропотливо. Есть вещи, которые от нас не зависят, и важно справляться с ними без паники и истерик. Хотя у нас без паники пока не обошлось. 😅

Выводы, которые мы сделали:

• Аккуратней с грузчиками!
  
• Чтобы быстро решать проблемы на месте, на все крупные мероприятия отправляем ивентщика.
• Проверять презентацию 101 раз и предупреждать спикеров, чтобы они не складывали на флешку разные версии.

Делитесь своими приключениями! Торжественно клянемся не осуждать никого в комментариях, а сохранять дружелюбную и поддерживающую атмосферу. 🥰