Внутриком за полчаса: как выстраивать процессы за минимальное время

Есть такая особенность у некоторых российских компаний: маркетолог в них «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Изначально моя позиция не подразумевала, что я буду заниматься внутренними коммуникациями. Однако отсутствие специалиста на этой позиции не отменяла потребности в том, что отношения внутри компании нужно выстраивать. Список моих задач расширился.

Заниматься внутренними коммуникациями было интересно. Однако множество основных задач никуда не делось. Единственное, что удалось предпринять в текущих условиях — оптимизировать свою работу, чтобы на новые задачи оставалось примерно полчаса в день. 30 минут х 5 рабочих дней = 2,5 часа в неделю. Не так уж мало. Будем работать.

В этой статье речь пойдет о том, что можно сделать для внутреннего маркетинга в условиях дефицита ресурсов (как временных, так и материальных) . Важно: статья ориентирована на тех, кто занимается внутрикомом в качестве дополнительной нагрузки (маркетологи, PR/HR-специалисты) . Не берусь открывать истину, цель — собрать подборку неплохих идей, которые можно реализовать у себя в компании.

Если ваша работа связана с коммуникациями, то, скорее всего, вы владеете большей частью информации о том, что происходит в компании. Пишите небольшие заметки о новостях, удачных кейсах, победах ваших коллег. Канал лучше создать в том мессенджере, где у вас большая часть рабочих чатов, иначе велика вероятность, что вести вы будете его для себя.

Периодически делайте общую рассылку по почте. В нее могут включаться как новости компании, так и небольшой обзор происходящего в вашей отрасли (важно, чтобы сотрудники в кризисное время имели представление о происходящем на рынке). Не стоит делать дайджест слишком большим: будьте лаконичны, используйте иллюстрации и инфографику.

Делитесь с коллегами интересной информацией. Это могут быть как советы по борьбе с выгоранием (или любой иной контент подобного рода) , так и интервью с сотрудниками (заодно сможете познакомить коллег друг с другом) . Пожалуй, здесь такое поле для креатива, что можно написать отдельную статью. Единственное, что вас ограничивает — временной ресурс. Если подготовка материала занимает больше 1,5 часа, то этот формат вряд ли будет регулярным.

Ваша компания оплачивает сотрудникам ДМС? Объясните, как им пользоваться. Есть возможность бесплатно пройти обучение или поучаствовать в конференции? Расскажите об этом. Рассылки такого типа можно подготовить сразу на полгода: ПО отправит ее согласно расписанию.

Наверняка, у вас есть такая для клиентов. Подготовьте аналогичный материал для новых сотрудников. Расскажите об истории, миссии, ценностях, организационной структуре, продуктах и услугах. Чем больше информации у вас получится собрать, тем проще новичкам будет влиться в работу.

Коммуникация подразумевает общение. А как строить диалог, если ты не знаешь, кто работает через три кабинета от тебя? Подготовьте гайд, в котором будет собрана основная информация о вашем коллективе. Поверьте, коллеги, будут благодарны.

Соберите важную информацию в лаконичные чек-листы. Они могут быть посвящены как рабочим, так и организационным моментам. Например, у вас планируется корпоративный праздник на природе — по распишите по пунктам важную информацию (логистика, правила безопасности и т. д.) .

Следите за запросами в отраслевых в СМИ. Скорее всего, у вас в компании есть человек, который сможет написать статью или дать комментарий. Поймаете сразу двух зайцев: плюсик в продвижении компании и классный внутренний инфоповод. Однако есть одно “но”. Вы должны хорошо знать своих коллег и их компетенции. Можно сделать ставку на руководство и получить абсолютно банальный материал, потому что человек разбирается в этой теме постольку-поскольку.

В России проводится огромное множество различных конференций, форумов, выставок. Поищите то, что может быть интересно вашим коллегам. Обсудите с руководством возможность участия, затем сделайте рассылку по отделам.

Скорее всего, в вашей отрасли есть признанный профессионал, который разбирается в трендах и знает некие секреты. Организуйте для своих коллег его выступление. Это может быть как очная встреча, так и вебинар с возможностью задать вопросы.

Запускаете новый продукт? Обновили ПО? Случилось нечто экстраординарное и компании придется с этим жить? Организуйте обучение для ваших коллег. Так вы спасете себя от миллионов вопросов, а также сможете структурировать информацию. Обязательно сделайте запись мероприятия, включите ее в информационную рассылку с кратким резюме.

Ваша главная задача в этом мероприятии — придумать концепт праздника и согласовать его с руководством. Заранее продумайте бюджет. Его должно хватать на то, чтобы делегировать большую часть работы подрядчикам, позволяя вам выполнять только контролирующие функции.

Беритесь только за то, что можно осуществить за несколько шагов и с минимально возможными трудозатратами. Например, в ваших силах собрать адресную помощь для приюта для бездомных животных (общее дело, как известно, положительно влияет на сплоченность коллектива) и разместить на внутренних каналах информацию о тех кошечках/собачках, которые ищут хозяев. А вот большой проект потребует от вас полной вовлеченности на некий период времени.

Заказываете подарки для клиентов? Подумайте и о ваших коллегах. Из универсального могу посоветовать боксы, включающие в себя алкоголь/комбучу/иные напитки и подходящие к нему деликатесы, либо снеки. В силу ограниченности ваших временных ресурсов ищите подходящие варианты у поставщиков, с которыми вы работаете.

Утвердите концепт, содержание подарка (здесь может быть как канцелярия, так и гаджеты для работы или что-то милое, например, носочки с классным принтом) и закажите сразу большую партию. Во-первых, вы сэкономите свое время. Во-вторых, банальность, но даже 100 приветственных наборов в пересчете на штуку будут дешевле, чем 10.

То, о чем я писала выше вполне осуществимо, если вы занимаетесь внутренними коммуникациями как одним из направлений работы, являющимся не приоритетным. Поработать с информацией или организовать небольшое мероприятие вполне возможно, если у вас есть на это несколько часов в неделю. А что делать с проектами, которые кажутся интересными (даже в плане профессиональной реализации), но требуют куда большей вовлеченности?

Вариант 1. Отказаться от идеи их воплощения. Иначе они станут причиной ваших переработок и, как следствия, выгорания.

Вариант 2. Обсудить с руководителем перераспределение нагрузки, либо смену должности.

Вариант 3. Найти новую работу с подходящим профилем.

Вроде бы все понятно. Осталось разобраться, что относится к масштабным проектам.