Внутриком за полчаса: как выстраивать процессы за минимальное время

Есть такая особенность у некоторых российских компаний: маркетолог в них «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Изначально моя позиция не подразумевала, что я буду заниматься внутренними коммуникациями. Однако отсутствие специалиста на этой позиции не отменяла потребности в том, что отношения внутри компании нужно выстраивать. Список моих задач расширился.

Заниматься внутренними коммуникациями было интересно. Однако множество основных задач никуда не делось. Единственное, что удалось предпринять в текущих условиях — оптимизировать свою работу, чтобы на новые задачи оставалось примерно полчаса в день. 30 минут х 5 рабочих дней = 2,5 часа в неделю. Не так уж мало. Будем работать.

В этой статье речь пойдет о том, что можно сделать для внутреннего маркетинга в условиях дефицита ресурсов (как временных, так и материальных) . Важно: статья ориентирована на тех, кто занимается внутрикомом в качестве дополнительной нагрузки (маркетологи, PR/HR-специалисты) . Не берусь открывать истину, цель — собрать подборку неплохих идей, которые можно реализовать у себя в компании.

• Корпоративный канал в мессенджере.

Если ваша работа связана с коммуникациями, то, скорее всего, вы владеете большей частью информации о том, что происходит в компании. Пишите небольшие заметки о новостях, удачных кейсах, победах ваших коллег. Канал лучше создать в том мессенджере, где у вас большая часть рабочих чатов, иначе велика вероятность, что вести вы будете его для себя.

• Новостной дайджест.

Периодически делайте общую рассылку по почте. В нее могут включаться как новости компании, так и небольшой обзор происходящего в вашей отрасли (важно, чтобы сотрудники в кризисное время имели представление о происходящем на рынке). Не стоит делать дайджест слишком большим: будьте лаконичны, используйте иллюстрации и инфографику.

• “Поддерживающие” рассылки.

Делитесь с коллегами интересной информацией. Это могут быть как советы по борьбе с выгоранием (или любой иной контент подобного рода) , так и интервью с сотрудниками (заодно сможете познакомить коллег друг с другом) . Пожалуй, здесь такое поле для креатива, что можно написать отдельную статью. Единственное, что вас ограничивает — временной ресурс. Если подготовка материала занимает больше 1,5 часа, то этот формат вряд ли будет регулярным.

• Рассылки о бонусах в компании (если такие есть).

Ваша компания оплачивает сотрудникам ДМС? Объясните, как им пользоваться. Есть возможность бесплатно пройти обучение или поучаствовать в конференции? Расскажите об этом. Рассылки такого типа можно подготовить сразу на полгода: ПО отправит ее согласно расписанию.

• Презентация о компании

Наверняка, у вас есть такая для клиентов. Подготовьте аналогичный материал для новых сотрудников. Расскажите об истории, миссии, ценностях, организационной структуре, продуктах и услугах. Чем больше информации у вас получится собрать, тем проще новичкам будет влиться в работу.

• Файл с информацией о сотрудниках.

Коммуникация подразумевает общение. А как строить диалог, если ты не знаешь, кто работает через три кабинета от тебя? Подготовьте гайд, в котором будет собрана основная информация о вашем коллективе. Поверьте, коллеги, будут благодарны.

• Чек-листы

Соберите важную информацию в лаконичные чек-листы. Они могут быть посвящены как рабочим, так и организационным моментам. Например, у вас планируется корпоративный праздник на природе — по распишите по пунктам важную информацию (логистика, правила безопасности и т. д.) .

• Помогайте коллегам стать экспертами.

Следите за запросами в отраслевых в СМИ. Скорее всего, у вас в компании есть человек, который сможет написать статью или дать комментарий. Поймаете сразу двух зайцев: плюсик в продвижении компании и классный внутренний инфоповод. Однако есть одно “но”. Вы должны хорошо знать своих коллег и их компетенции. Можно сделать ставку на руководство и получить абсолютно банальный материал, потому что человек разбирается в этой теме постольку-поскольку.

• Следите за расписанием отраслевых мероприятий.

В России проводится огромное множество различных конференций, форумов, выставок. Поищите то, что может быть интересно вашим коллегам. Обсудите с руководством возможность участия, затем сделайте рассылку по отделам.

• Приглашайте экспертов.

Скорее всего, в вашей отрасли есть признанный профессионал, который разбирается в трендах и знает некие секреты. Организуйте для своих коллег его выступление. Это может быть как очная встреча, так и вебинар с возможностью задать вопросы.

• Обучение.

Запускаете новый продукт? Обновили ПО? Случилось нечто экстраординарное и компании придется с этим жить? Организуйте обучение для ваших коллег. Так вы спасете себя от миллионов вопросов, а также сможете структурировать информацию. Обязательно сделайте запись мероприятия, включите ее в информационную рассылку с кратким резюме.

• Корпоративные праздники.

Ваша главная задача в этом мероприятии — придумать концепт праздника и согласовать его с руководством. Заранее продумайте бюджет. Его должно хватать на то, чтобы делегировать большую часть работы подрядчикам, позволяя вам выполнять только контролирующие функции.

• Благотворительные проекты.

Беритесь только за то, что можно осуществить за несколько шагов и с минимально возможными трудозатратами. Например, в ваших силах собрать адресную помощь для приюта для бездомных животных (общее дело, как известно, положительно влияет на сплоченность коллектива) и разместить на внутренних каналах информацию о тех кошечках/собачках, которые ищут хозяев. А вот большой проект потребует от вас полной вовлеченности на некий период времени.

• Подарки к праздникам.

Заказываете подарки для клиентов? Подумайте и о ваших коллегах. Из универсального могу посоветовать боксы, включающие в себя алкоголь/комбучу/иные напитки и подходящие к нему деликатесы, либо снеки. В силу ограниченности ваших временных ресурсов ищите подходящие варианты у поставщиков, с которыми вы работаете.

• Приветственный набор.

Утвердите концепт, содержание подарка (здесь может быть как канцелярия, так и гаджеты для работы или что-то милое, например, носочки с классным принтом) и закажите сразу большую партию. Во-первых, вы сэкономите свое время. Во-вторых, банальность, но даже 100 приветственных наборов в пересчете на штуку будут дешевле, чем 10.

То, о чем я писала выше вполне осуществимо, если вы занимаетесь внутренними коммуникациями как одним из направлений работы, являющимся не приоритетным. Поработать с информацией или организовать небольшое мероприятие вполне возможно, если у вас есть на это несколько часов в неделю. А что делать с проектами, которые кажутся интересными (даже в плане профессиональной реализации), но требуют куда большей вовлеченности?

Вариант 1. Отказаться от идеи их воплощения. Иначе они станут причиной ваших переработок и, как следствия, выгорания.

Вариант 2. Обсудить с руководителем перераспределение нагрузки, либо смену должности.

Вариант 3. Найти новую работу с подходящим профилем.

Вроде бы все понятно. Осталось разобраться, что относится к масштабным проектам.

• Работа с видеоконтентом. Если хотите сделать это классно, то вам нужно, как минимум, достаточно много времени. Даже на съемку одного Reels может потребоваться пара часов, а если говорить, например, об интервью, то может уйти целый день.
• Подкаст. Карьерный подкаст — классный проект как для внутренних коммуникаций, так и для развития бренда работодателя. Однако он, так же как и видео, требует больших временных затрат и специального технического оборудования.
• Карьерный портал. Если вести его хорошо, то понадобится целая команда на полный рабочий день. Не стоит браться за него, если работать вы будете в одиночку и в перерывах между выполнением других должностных обязанностей.
• Разнообразные опросы, оценки, сборы мнений. Безусловно, что делать это необходимо, но кому-то другому. Составление опросника, кампания по его заполнению вашими коллегами, аналитика результатов, составление стратегии по улучшению эффективности внутренних коммуникаций — все это займет у вас слишком много времени. Оставьте эту работу профильным специалистам.
• Развитие бренда работодателя. Сколько в социальных сетях заброшенных карьерных страничек? Не стоит создавать еще одну.
• Креативные проекты в сфере внутрикорпоративного маркетинга, цель которых получить профессиональную награду.