5 компонентов эффективной командной работы из личного опыта

Все началось 3 года назад: мне посчастливилось дополнить собой новую команду, которая на старте состояла из одного графического дизайнера:) Сегодня нас 7 человек, я являюсь лидом команды обучения в Garage 8 -- занимаюсь развитием направления Customer Education. Но началось все с малого.

До нас ребята из продуктовой группы сделали основополагающий шаг — они успешно протестили новый формат обучающего контента и передали его для масштабирования в команду маркетинга. И уже там начался процесс формирования команды, в которой оказались я и дизайнер, только что пришедшие в компанию на новые позиции. Эта была маленькая лодка, которой предстояло большое плавание.

"Как и с чего начать?" — самый логичный вопрос, который встал передо мной. И сейчас, когда я пишу этот текст, понимаю, что он актуален для многих начинающих менеджеров и лидеров команд. Поэтому делюсь своим опытом.

1. Внедрен таск-трекер — из хаоса в светлое будущее.

Первым делом мы выстроили систему рутинных задач, чтобы опрозрачить и облегчить процессы. Хаосом управлять сложно (невозможно) , поэтому был внедрен таск-трекер, на тот момент еще airtable, в который выписывались задачи по проектам и распределялись между нами. Задач было много, они были разные, поэтому на правах стартаперов мы делили между собой все задачи независимо от специализаций.

Параллельно выявлялись сложности:

- нехватка компетенций (копирайтинг, аналитика) ,

- нехватка ресурсов для масштабирования (менеджмент, маркетинг)

- зависимости от других команд из-за недостатка компетенций и др.

Рекомендации:

- визуализировать/структурировать все процессы: потратить столько времени, сколько необходимо, чтобы перед вами была вся карта поля деятельности. Это ваша точка А.

2. Выстроена работа со стейкхолдерами.

Наша компания осуществляет деятельность в разных регионах. Команда Education является функциональной, то есть мы собираем запросы от представителей разных региональных команд и реализуем образовательные проекты под их цели.

Поэтому нашей команде очень важно выстраивать коммуникацию, работать с ожиданиями, проводить межкомандные встречи и анализировать результаты и с т з обучение, и с т з целей региональных команд.

В начале своей деятельности приходилось слышать "а раньше было вот так, а прошлая команда делала вот так". Это конечно демотивировало, но с течением времени мы доказали свою экспертизу и преимущества собственного подхода.

Здесь важно, чтобы обе стороны слышали друг друга и работали в партнерстве на общую цель.

К текущему моменту удалось сформировать доверие и создать такую систему взаимодействия, в которой каждый знает свои зоны ответственности и управляет ими.

Из рекомендаций на этом этапе:

- создать регулярные встречи, на которых команды обмениваются планами - формируют общий бэклог, обсуждают рабочие проекты (wip) и договоренности, фиксируют план действий и контрольные точки для проектов.

- всегда держать фокус на цели. Каждая встреча в идеале должна начинаться с вопроса "Какая цель?" . В процессе мозговых штурмов и обсуждений возвращаться к вопросу и корректировать себя.

- перед стартом проекта договариваться о том, как его оценивать и какие ожидания. Чтобы в результате корректно оценить результат, лучше на старте договориться, как его оценивать (метрики, сроки, когорты..).

- распределять зоны ответственности. Договориться, кто за что отвечает, и обязательно это зафисикировать)

Более подробно можно почитать в этой статье.

3. Определены цели команды или зона ответственности команды.

Это важный этап для формирования и функционирования команды внутри компании. И именно здесь по неопытности и незнанию я совершила критичную ошибку: я не спросила при старте работы, какая цель у команды с т з бизнеса (зачем нас сформировали:)))). А нет цели — нет понимания как и куда двигаться.

В ходе работы нам приходилось многое менять/адаптировать под запросы бизнеса, которые постепенно прояснялись и обретали очертания.

Рекомендация №1 по жизни: синхронизироваться в ожиданиях и целях с тем, кто вас создает XD

4. Команда.

Пожалуй, это самое ценное, что у вас есть.

Здесь писала немного о своих принципах. И на этом пункте хочу остановиться подробнее, потому что именно в этом, как мне кажется, раскрывается мой подход к работе в команде и с командой.

Командная работа во много строится на межличностных отношениях, субъективных восприятиях друг друга. Человеческие качества (уважение, достоинство, благородство, дружба, терпимость и др), вдохновение, мотивация, увлеченность, наличие общих ценностей и культуры — это все не возможно оценить количественно. Если ставить оценку, то это превращается в вульгарное и откровенно обесценивающее занятие.

Поэтому одни из задач лидера команды — учитывать личностные особенности каждого участника, стимулировать к развитию, создавать благоприятную атмосферу в команде, в которой каждый может раскрывать свой потенциал и расти профессионально во благо деятельности компании.

Рекомендации для работы на этом уровне:

- выстроить отношения с каждым членом команды так, чтобы вы могли на равных обсуждать варианты развития и сотрудника, и компании. Например, на 1+1 встречах интересоваться тем, что хотелось бы коллеге развивать и подумать совместно, как это применить к задачам команды.

- выстроить доверительные отношения между членами команды. Ретроспективы и умение слышать. Внедрение улучшений после ретро, передача ответственности за результат всем членам команды.

- определение сильных сторон каждого члена команды и формирование пула задач под его способности. В нашей команде есть ребята, которые очень скурпулезно и щепетильно подходят к задачам, поэтому они ведут сложные комплексные проекты, где нужно углубляться в детали. А ребята, которые мыслят крупными мазками - запускают новые масштабные проекты, в которых важна амбициозность и взгляд сверху.

5. Планирование и оценка результатов.

Чтобы чувствовать свою значимость и видеть результаты работы, ну и конечно же чтобы эти результаты приносили вклад в бизнес, нужна система планирования и оценки. Для этого мы используем роадмапы, планирование по спринтам и оценка проектов после их завершения.

Мы создали шаблоны для отчетов, которые помогают упростить процесс и понять, по каким метрикам оцениваем тот или иной проект; верхнеуровнево продумываем цели и раскладываем их вниз с использованием синтетических/чувствительных метрик.

Сейчас используем инструменты квартального планирования во всей компании.

Рекомендации:

- иметь четкое понятное согласованное между всеми членами команды и стейкхолдерами дерево метрик. Например, команда А работает на цель по прибыли. Команда А под цель формирует ряд проектов, которые имеют четкое влияние на эту итоговую метрику, и раскладываются на собственные: количество привлеченных клиентов, конверсии, эффективность.

- определены сроки для отслеживания динамики прогресса.

Это 5 компонентов для выстраивания командной работы, которые на данный момент времени кажутся мне самыми важными (или актуальными).

Буду рада обсудить в комментариях ваши дополнения и наблюдения из личного опыта.