Hello, Dubai. 217 контактов за 7 647 198 рублей: опыт проведения выставки в мае 2023

Статья написана для тех, кто думал о способе познакомиться с рынком арабской лиги через организованную ежегодную выставку. Личный опыт без рекламы и подписок. TLDR; Это точно не понравится: дорого, тяжело, в долгую, не факт, что окупится.

Мероприятие по нашим меркам получилось небюджетное, но может кто-то посчитает наши расходы умеренными?

Прежде всего хочу выразить надежду, что бизнес не станет очередным мертвым проектом в Дубае, как уже много раз случалось с коллегами. Как мне ответил мой друг, у него пока нет примеров успешных запусков россиян в ОАЭ.

Но так сложилось, что продукт (мебель) и команда проекта полностью из Беларуси 😊, а для помощи на выставке мы наняли девушку из Украины, которая уже много лет живет в ОАЭ. Постараемся не вписать себя в плохую статистику.

В конце статьи собрал советы из своего опыта, постарайтесь их усвоить и осилить дорогу.

Если Вы только думаете чем бы заняться в Дубае, то посмотрите на кладбище почивших проектов. Потом посмотрите на выжившие проекты. Если кроме веры в свои силы Вы не отличаетесь от первой категории, то стоит пересмотреть планы. Если к вере добавляется поддержка иностранной материнской компании в виде денег и специалистов – этого все еще недостаточно. Если же к этому добавляется понимание кому нужен Ваш продукт и как Вы будете его продавать, то проверьте свои идеи: для MVP не понадобится открывать свою компанию (если только это не специфичный бизнес и впрямь совсем никак иначе) – сделайте всё через другие компании, это нормальная практика. Мне нравится жизнеутверждающая фраза из авиации:

Для себя я сделал два основных вывода:

Кратко основные вехи проекта:

Январь – начало работы над проектом [это всего лишь «а может сделаем выставку в ОАЭ?», но с продолжением в виде выбора места]. У Вас будет примерно такая карта. В нашем очень позднем случае было 3 или 4 свободных варианта. Конечно же мы подошли стратегически грамотно и выбрали место напротив кафе и туалетов:

Февраль – выезд двух человек из команды на местность, встречи с посредником, беседа со знакомым, проводившим выставку в 2022, подача на EID, подача компании на регистрацию, оплата стенда на выставке. Визиты в мебельные магазины для ознакомления [и то ли успокоения, то ли для витка паники]. Поскольку залы выставочного центра были открыты – осмотрелись на проходившей выставке.

Март – подбор образцов на экспозицию, запуск в производство. Старт подбора подрядчика для строительства стенда. Начало работы над рекламной продукцией. Забегая вперед скажу, что мы едва успели всё привезти.

Апрель – готовность товара на производстве (не РФ), выбор способа доставки основного груза (автодоставка в аэропорт РФ, далее авиадоставка в ОАЭ). В конце апреля счетчик писем в переписке с брокером-логистом превысил 1000 писем.

Попутно с этим организатор выставки постоянно менял разделы в личном кабинете, двигал сроки в чеклистах, менял разрешенных подрядчиков. Для пытливых умов ссылка на финальную версию основного документа (53 страницы), насколько помню, были еще документы поменьше. К сожалению, зайти и скачать их не могу – кабинет уже недоступен.

Май – долгое изготовление рекламной продукции (в РФ), отдельная отправка этого маленького груза. И сама выставка.

Выставка проходила 23-25 мая, поэтому команда прилетела почти на неделю раньше начала.

Краткая хронология занятости в ОАЭ по дням датам в мае:

17 - Вылет, гостиница (проблемы с заселением). Половина места в чемоданах занята подарочными фирменными шоколадки и образцами отделок.

По прилету выяснилось, что мы сели в дальнем аэропорту (поездка из него была увлекательной и долгой). Пассажиров активно зазывали в черный Lexus с УТП в виде «the same counter», но у нас был эконом, так что выбрали народный Camry.

Если будете ехать также как и мы – надолго, экономно, то старайтесь выбрать отель со своей кухней и поблизости от выставочного центра и продуктового магазина: стандартный завтрак быстро надоест, а продукты в магазинах весьма неплохого качества.

18 – Посещение выставочного комплекса, попытка найти команду организаторов выставки. Как выяснится позже, команда еще не прибыла. Маркировка отделок наклейками на английском. Встреча с подрядчиком по строительству и местным логистом-таможенным брокером.

19 – Начало подготовки текстов, часть вопросов успели задать производству. Местная особенность – пятница выходной (хотя как раз в мае приняли закон о стандартной рабочей неделе с понедельника по пятницу. Но уверен, это добавило еще больше неопределенности).

Продолжая работу вечером у бассейна, мы напевали «Город-сказка, город-мечта...», потому что запах духов от постояльцев и бензина- от ближайшей заправки не давал забыть для чего мы здесь.

20 - Установка приложения выставки, заполнили карточку компании и товары на одном из сайтов выставки. Как выяснилось – информация появилась только на одном из двух сайтов. На втором осталась пустая безликая карточка.

21 – Прибыла команда организаторов. Но спрашивать у них уже было нечего – разобрались с предварительными вопросами. Докупили принтер (понадобился для печати анкет), дозаполнили тексты и шаблонные ответы на предполагаемые вопросы.

22 – Приезд на выставку, знакомство со стендом, жестокая заминка с получением товара из Free Zone и пропуском через Al Warsan, возврат в гостиницу до обеда (а что еще делать?), выезд на прием основного груза. В нулевой день и в последний день после закрытия нужно было одевать светоотражающие жилеты (продаются в выставочном центре). Про открытую обувь забудьте, на полу минное поле с противопехотными шурупами, гвоздями, острыми кусками арматуры.

Автомобиль заехал в 17.00, выгрузили его в 18.00. У нас 1,5 тонны мебели на аккуратную распаковку, сборку, доустановку 20 м2 стеновых панелей с подрезкой неровных краев. В теории – на всё оставалось 2 часа.

На практике в 20.00 выгнали сотрудников подрядчика и половину нашей команды. Красный браслет на руке – это значок ГТО для самых <s>упоротых</s> стойких, с ним не выгоняли до 22.00

Мне до сих пор снятся кошмары про 22 мая, но сдюжили.

23 - За 4 часа до начала выставки пошел дождь. Но говорят, фото дождливого Дубая нельзя публиковать 😁 Приключения продолжились с маленьким грузом (318кг) - мы получили его в 9.30 (повезло), успели разложить по полкам и стеллажам. Забегая вперед, материалов осталось не так много, сложили у себя в офисе после выставки.

До 12 часов посетителей было немного, в основном такие же участники выставки. Мы успешно воспользовались этим и подключали подсветку на стенде, расставляли мебель и довешивали описания товаров.

С 12 до 18 часов время пролетело незаметно за непринужденной беседой и практикой устной речи на английском. В первый день внутренний страх общения еще был, в последующем он сошел на нет – все хотели понять друг друга и не стеснялись переспросить или перефразировать.

24 – Медиум. Самый легкий день – уже все ясно, стараемся не упустить ни одного заинтересованного человека. Процентов 15-20 русскоязычных (были как совсем без знания английского, так и те, с кем общались минут 5, а потом кто-нибудь говорил фразу на русском). Во второй день собрали контакты наиболее перспективных клиентов.

25 – Последний день, подготовились к ударной работе. Как выяснится – не до конца, взяли мало упаковочного материала. Выставка заканчивалась в 18.00, как раз после этого времени пошел поток активных клиентов. На уведомления «Всем посетителям: пожалуйста, направляйтесь на выход» все дружно забили. После 19.00 все стали активно складываться, но мы же знаем, что должна быть жесткая заминка. Часть упаковки с платного хранения привезли где-то в 20.30, поддонов не хватило (не рассчитали) – пришлось искать «лишние» (а их не было). В суматохе почти треть образцов у нас почти «случайно забрали», но мы успели заметить и вернуть. В конечном счете, грузовик был на площадке примерно в 03.00.

Как в нулевой, так и в последний день много людей откликались на просьбы, подходили помочь сами. Не знаем их имен, огромное спасибо им за помощь, надеюсь у них все хорошо. Больше всего запомнился парень в национальной шапочке почти не говоривший на английском и разувшийся перед входом на стенд – You are real professional!

26 – Утро началось в 12. Посчитали анкеты, разделили по группам (по дням – сразу собирали на выставке). Выбрали кому написать сразу, чтобы пообщаться до вылета (но не встретились, т.к. пятница и суббота – выходные). В бумажном виде получилась 181 анкета.

Уже по возвращении после перепроверки всех фото с QR получилось 217 контактов из 15 стран: ОАЭ, Саудовская Аравия, Египет, Оман, Бахрейн, Индия, Ливан, США, Шри-Ланка, Бангладеш, Маврикий, Сейшелы, Иран, Кения, Греция.

27 – Продолжаем обработку анкет, хотя понимаем, что нам понадобится еще неделя. Делаем пометки для доработок анкет на будущее. Отмечаем досадные ошибки и что было лишним на выставке.

28 – День вылета. Аэропорт и перевозчик те же. Везем обратно пару комплектов рекламных материалов. Пока скучали в зале ожидания – заполняли таблицу.

11 советов тем, кто возьмется за организацию мероприятия:

1. Как бы не готовились - в какой-то момент всё пойдет не по плану. Будьте готовы адаптироваться, причем возможности адаптации лучше заложить на этапе планирования. Наш основной груз привезли за 2 часа до крайнего срока (полторы тонны, требующие сборки; маркетинговые материалы - за полчаса до официального открытия (318 кг).

2. Ознакомьтесь с программой выставки (начало строительства, заезд образцов, сроки выезда, где получить пропуски). Вам придется адаптироваться к тому, что всё поменяется несколько раз: поменяются все подрядчики (с рекомендацией организатора выставки - "пересмотрите договоры с неавторизованными подрядчиками"); что можно, а что нельзя во время выставки - будет известно день в день.

3. Постарайтесь найти контакт с охранниками, командой организатора выставки, логистическим партнером выставки (у последнего могут быть русскоязычные менеджеры. Виолетта, привет и большое спасибо!).

4. Обязательно нужен английский: простой бытовой + несколько десятков фраз из области специализации - это предельный минимум для основателей. Если этого уровня нет, то нужен хотя бы один консультант-переводчик (Алена, большое спасибо!). У остальной приезжающей команды уровень должен быть лучше.

5. Стесняться своего языка/акцента не надо. Дубай - это котел множества народов, которые приехали сюда работать. Акценты будут со всего мира, часть у вас не получится распознать (акцент парня из Индии в аптеке мы так и не осилили).

6. Лучше, чтобы команда состояла из мужчин и женщин - часть посетителей просто не заговорит с участником команды другого пола.

7. Разберитесь кто ваша целевая аудитория. Нам в феврале несколько человек говорили, что ОАЭ скорее всего будет промежуточным рынком. Мы восприняли это не в полной мере; а поняли - только в дни выставки. Поэтому подумайте о логистике в соседние страны, прайсах без учета доставки или в варианте FOB.

8. Подрядчик, который будет строить стенд, может построить не совсем то и не совсем так. Смиритесь и старайтесь адаптироваться на месте.

9. Образцы товаров заверните в упаковку, которая позволит уберечь образцы от пыли. Упаковку вы снимите в последний час до выставки - экспонентов запускают на 1-2 часа раньше официального начала. (Эльвира, большое спасибо за все внимание и время!)

10. Во время выставки старайтесь одеться закрыто, включая обувь. Кроме того, кондиционеры будут работать на максимум.

11. День на ногах в условиях выставки - это просто физически больно, готовьте пластырь, обезболивающее.

Ссылок на телеграмм-канал не будет, можно не подписываться. Лучше идите в комментарии, но кажется я знаю кто будет первым.

Материалы, фото для статьи не готовились, все собрано из подручных материалов. Буду благодарен, если напишите об ошибках и прочитаете комментарии к фотографиям в коллажах.