Никто не пришел, и слышно, как поют сверчки

Выстраиваем PR-поддержку, чтобы ваше мероприятие знали, запомнили и вспоминали.

Кошмар любой компании — это когда на мероприятии собрались только охотники за бесплатными бутербродами и случайные прохожие. Стоит вязкая тишина и слышно, как за окном поют сверчки. Теперь, когда мурашки проскакали вдоль спины по своим делам, расскажем об одном из способов, как сделать так, чтобы этот кошмар миновал вашу реальность.

PR-поддержка!

В этой статье мы собрали свои знания, структурировали их и подкрепили практическими советами из личного опыта. Сразу ответим на вопрос: “А почему вам стоит верить?”

Во-первых, у нас есть опыт, и мы знаем, о чем говорим. В прошлом месяце мы закончили один из проектов по продвижению мероприятия для разработчиков с помощью СМИ.

Привлекли 7 инфопартнеров. Вместо запланированных 5.

Сделали 21 публикацию. Вместо запланированных 15.

Во-вторых, мы знаем, с какими сложностями можно столкнуться, как избежать лишних телодвижений и на чем сфокусироваться. Например, как бесплатно пристроить новость о конференции в профильном издании.

В-третьих, эта статья поможет увидеть разницу между медиа-поддержкой и публикацией пары статей о мероприятии. Сюрприз: разница огромная настолько, что это вообще два разных вида деятельности.

Поэтому давайте закончим с введением и начнем уже разбираться, что такое качественная медиа-поддержка и как ее организовать.

Это нужно решить еще на этапе планирования мероприятия. А заодно обозначить задачи, которые вы собираетесь закрыть с помощью медиа-поддержки:

1) Повысить узнаваемость бренда

2) Повысить узнаваемость мероприятия

3) Привлечь участников, спикеров и партнеров

4) Осуществить продвижение личного бренда спикеров мероприятия

Задачи вашей компании могут быть совершенно отличными от описанных выше. Здесь нужно хорошо поработать, потому что от задач зависят выбор PR-инструментов, изданий и материалов, которые будут публиковаться до, во время и после мероприятия.

Работа со СМИ

1-2 публикации о мероприятии это не медиа-поддержка. Это просто 1-2 публикации. Медиа-поддержка это проведение масштабной PR-кампании в СМИ, во время которой может выйти много качественных публикаций в изданиях. И, чтобы обеспечить эту самую медиа-поддержку, нужно найти инфопартнеров.

Что мы рекомендуем: Привлечь 5-8 инфопартнеров для одного мероприятия. Это минимум!

10-15 инфопартнеров – вот это уже ТОПчик. С таким количеством мероприятие будет очень заметным.

Как привлечь инфопартнеров: Нужно их убедить. Да, это самая сложная задача в работе с изданиями. Убедить! Еще и бесплатно поддержать ваше мероприятие.

Чтобы получить заветное “Да”, придется потрудиться. А именно составить привлекательный инфопакет для издания. Он должен быть интересен конкретному изданию и давать им реальные перспективы продвижения.

Что можно включить в инфопакет:

• Упоминание инфопартнеров во всех материалах мероприятия
• Участие представителей издания в мероприятии
• Размещение новостей инфопартнера на сайте мероприятия и т.д.

Дальше уже механическая работа: подготовить пресс-релизы и проконтролировать публикации.

Какими могут быть материалы для инфопартнеров:

• Пресс-релизы о мероприятии
• Колонки с вашими экспертами
• Интервью со спикерами, инфлюенсерами и организаторами

И помните!! Если вы что-то пообещали изданию, вы обязаны это выполнить. Не выполните хоть что-то из обещанного, даже один раз – издание добавит вас в черный список на веки вечные. Поэтому будьте внимательны, исполнительны и обязательно подготовьте отчет для инфопартнеров, где вы покажете, как реализовали все обещанные опции.

Работа с инфлюенсерами

Что мы рекомендуем: Привлекать 2-3 инфлюенсера, которые будут наравне со СМИ освещать мероприятие, повышая охват и узнаваемость среди целевых аудиторий.

Важно, чтобы инфлюенсеры участвовали не только во всех активностях, направленных на продвижение, но и в самом мероприятии тоже.

Что важно знать при работе с инфлюенсерами: Инфлюенсеры бесплатно поддерживают, в основном, социальные проекты, которые несут пользу и имеют значимость для общества. Поэтому, если у вас коммерческое IT-мероприятие, будьте готовы заплатить инфлюенсеру от 100 000₽, в зависимости от уровня его узнаваемости. Да, это такая работа.

Не ограничивайтесь одной сферой. Привлекайте медийных персон из смежных аудиторий. Например, для ИТ-мероприятий это могут быть писатели-фантасты, актеры, которые снимаются в трендовых технологичных фильмах, блогеры и т.д. Можно рассматривать специалистов, которые связаны с прогрессом и инновациями. Илон Маск, позвоните нам!

Подготовьте спонсорский пакет, где обозначите варианты сотрудничества, например:

• расходы на перелет и размещение (если инфлюенсер из другого города)
• продвижение самого инфлюенсера (интервью, колонка, видео)

Если у вас в команде есть человек, который умеет работать с инфлюенсерами, поздравляем! Вы выиграли эту лотерею. Предоставьте ему вести переговоры – это очень важно. Иначе можно заплатить блогеру, который вообще был готов поддержать мероприятие бесплатно.

Пресс-мероприятия

Это пресс-конференции, брифинги, дискуссии. Вы выбираете тот формат, который подходит для решения ваших задач.

Пресс-брифинг: Это мероприятие обычно проводят, когда нужно дать журналистам “фактуру”, на основе которой они подготовят развернутые тексты и опубликуют в своих изданиях. Здесь организаторы рассказывают о проекте, целях мероприятия, ключевых задачах, участниках, спикерах, инфлюенсерах и т.д.

Пресс-конференция: Более масштабное мероприятие, по сравнению с пресс-брифингом. Рассказываем о событии, даем инсайты, как пришла идея, что вдохновило, что будет на мероприятии и какие перспективы вы видите. Журналисты могут задавать любые вопросы, и спикерам компании-организатора нужно быть готовыми высказывать свою позицию по какой-то проблеме и отвечать на все вопросы – это важно!

Дискуссия: Если внутри мероприятия заложена проблематика (а она скорее всего заложена в каждом мероприятии, иначе для чего это все), идеально обсудить ее в рамках дискуссии между спикерами. Такой формат более свободный, чем пресс-конференция и подразумевает корректный спор между спикерами, при этом журналисты тоже могут задавать вопросы.

Соцсети

Для этого в команде вам нужен специально обученный человек, который хорошо ориентируется в соцсетях и имеет опыт поддержки мероприятий. Логично, что контент в соцсетях должен пересекаться со всеми запланированными публикациями и дополнять друг друга, а не опровергать и вводить аудиторию в заблуждение.

Каким может быть контент в соцсетях:

• Посты про публикации в СМИ
• Посты про новых спикеров
• Посты про новых партнеров
• Короткие видео-интервью со спикерами и инфлюенсерами
• Live-включения с мероприятия
• Посты-итоги мероприятия
• Итоговый видеоролик

Очень советуем прокачивать каналы в Телеграм. Если вы еще не начали развивать свой, тогда начинайте прямо сейчас. За ними будущее, которое уже наступило. Это поможет вам создавать коллаборации с другими ТГ-каналами на выгодных условиях. Если ваше ТГ-сообщество еще не достаточно сильное, коллаборации тоже возможны, но уже на коммерческой основе.

Видеоконтент

То, что нужно хорошо подготовить, иначе вся новаторская гениальность мероприятия будет повержена тремя всадниками Апокалипсиса: Пересвет, Расфокус и Контровой. Аудитория такого не прощает. Хотя и утверждает, что важна не форма, а содержание.

Возможные виды видеоконтента:

• Видео-анонс

Размещаем на сайтах инфопартнеров, в соцсетях и рекламных кампаниях. Отправляем потенциальным спикерам и партнерам.

• Shorts и репортажная съемка для соцсетей

Для этого на мероприятии вам нужна репортажная группа или один многофункциональный человек-оркестр (если найдете такого, напишите нам).Группа отвечает за то, чтобы писать ролики в режиме реального времени и освещать мероприятие в аккаунтах

• Итоговый видеоролик

Это серьезный и заключительный рывок, ваш козырь на будущее, которым вы сможете покрыть все возражения и сомнения, когда будете искать новых партнеров.

Реклама в СМИ

Почти всегда вы можете рассчитывать на рекламные публикации в формате “За деньги – да!” Здесь выгоднее работать в режиме рекламного пакета, чем по отдельным опциям. Если правильно определить целевые СМИ, можно привлечь на мероприятие до 70% аудитории.

Что это может быть:

1) Имиджевые материалы

• Платные анонсы
• Платные интервью (с организаторами, супер-авторитетными спикерами или инфлюенсерами)
• Имиджевые статьи
• Баннерная реклама
  

2) Рассылки

Вам нужно выбрать те, где обитает ваша аудитория. По нашему опыту, рассылки в изданиях GlobalCIO, Tadviser, Ведомости отлично работают для ИТ-аудитории!

3) Баннерная реклама

Спрашивайте издания об их рекламных возможностях и выбирайте те, которые подходят именно вам. И не забывайте про такие рекламные инструменты как контекст, таргет и коллаборации с телеграм-каналами, которые также работают на привлечение участников.

Когда последний участник мероприятия покинет зал, не думайте, что работа окончена. Самое интересное впереди. “Постпродакшн” пиарщика выглядит так:

• Собрать воедино итоги мероприятия, подготовить материал и опубликовать его у инфопартнеров, в блогах инфлюенсеров и соцсетях.
• Подготовить отчет для инфопартнеров и еще раз обозначить обязательства.
• Провести работу над ошибками: понять, какие практики взять в следующий проект, а что лучше оставить только в контексте “опыт - сын ошибок трудных”

Для продвижения нужно иметь счет в Гринготтс? Все это не помешает, конечно. Но если бюджет скромный или очень скромный, все равно можно работать. Выбрать 5-8 инфопартнеров и/или подключить свои соцсети. Если сосредоточиться на этих инструментах и выстроить правильную работу с контентом, продвижение будет не менее успешным!

Если вы дочитали эту статью до конца, и она оказалась вам полезна, можете поставить нам лайк, сделать репост. Комментарии и подписки на наш телеграм-канал горячо приветствуются.

Если у вас появились вопросы или вам нужно обеспечить медиа-поддержку вашего мероприятия, напишите нам!

До встречи в следующем материале!