Системный подход к решению проблем в бизнесе
Системный подход применим не только к науке, но и к большинству сфер повседневной жизни - среди них, конечно, бизнес. В материале рассмотрим, как системное мышление руководителя может помочь решить наболевшие проблемы компании.
Системный подход
В рамках системного подхода любое явление рассматривается как совокупность составных частей. Есть два уровня анализа. На первом изучается взаимодействие частей системы между собой. На втором изучаются внешние факторы – например, если система сама является частью более крупной системы.
Пример:
Например, у компании резко снизился трафик. Компания рассматривается в качестве системы, составные части которой последовательно изучаются.
На первом уровне анализируются процессы внутри системы – Были ли изменения в маркетинговой стратегии, бюджете, кадровом составе? Поменялось ли что-либо в других бизнес-процессах?
На втором уровне «масштаб» увеличивается – обращается внимание на деятельность конкурентов (таких же систем, которые могли оттянуть трафик), макроэкономическую ситуацию в стране, сезонность.
Преимущества
Системный подход прочно закрепился в научной методологии и применим практически в любой сфере жизни.
Он позволяет не углубляться в частности, видеть картину в целом. Так, казалось бы, разовая проблема может быть вызвана систематическими пробелами в бизнес-процессах. Более того, системный подход применим в любой сфере – рекрутинг, маркетинг, решение проблем и т.д.
Для бизнеса же системный подход позволяет:
Повысить качество планирования и контроля – принятие сложных решений, требующих учета большого количества факторов.
Сократить расход времени и ресурсов на решение проблем – выявление первопричины проблем вместо устранения «симптомов».
Снизить количество ошибок.
Повысить эффективность бизнеса в целом.
Для каких проблем применим?
Согласно вышесказанному, системный подход позволяет досконально изучить множество факторов, которые могли привести к возникновению проблемы. Однако данный метод относительно затратен по времени и его попросту нерационально применять в абсолютно любой ситуации.
Системный подход наиболее эффективен в решении проблем следующего типа:
«Пытались решить, но не вышло»
В такой ситуации системный подход будет учитывать прошлые стратегии решения проблемы, которые не привели к успеху. Соответственно, сразу будут отброшены ложные причины ее возникновения, на которые они были нацелены.
«Понятна причина, непонятно как решить»
Системный подход направлен на поиск первопричины проблемы и выработку алгоритма, который мог бы ее «закрыть».
«Это настоящая угроза для компании»
В этом случае системный подход позволит оперативно решить недавно возникшую проблему, которая представляет риск для бизнеса.
«У нас это постоянная проблема»
Здесь подход поможет обратиться к опыту конкурентов или даже компаний из совсем иных сфер для выработки системного, а не временного решения знакомой проблемы.
Инструменты
Системный подход сам по себе является инструментом решения проблем. По сказанному ранее, он состоит из нескольких уровней анализа:
Рассмотрение бизнеса как системы, выделение его составных частей (бизнес-процессов).
Рассмотрение взаимосвязей составных частей, изменений, которые происходили в них в последнее время.
Рассмотрение внешних факторов, оказывающих влияние на бизнес.
После выявления причины (комплекса причин) возникновения проблемы, вырабатывается и реализуется план действий. Особо важным является фиксация KPI и изменений в бизнес-процессах – как в «мирное время», так и в процессе анализа и принятия мер по решению.
Существуют также и вспомогательные инструменты и техники, позволяющие визуализировать системную картину или выделить факторы/аспекты, которые стоит рассмотреть.
Например, для большей объективности анализа можно проконсультироваться с командой/сотрудниками по ключевым вопросам:
· Как можно описать проблему человеку вне нашей компании?
· Что изменилось к худшему? В чем проявляется?
· Кого затрагивает сложившаяся ситуация?
· Какие аспекты проблемы тревожат вас больше всего?
· Что мешает справиться с данной проблемой?
· Как вы видите первопричину проблемы?
· Какие новые проблемы может породить текущая?
Если перечень факторов, формирующих проблему выделен, но сложно уместить в голове все взаимосвязи, используется «connection circle» - диаграмма, в которой все выделенные факторы размещаются по кругу и стрелками указывается влияние одного на другой.
Чаще всего проблема оказывается «порочным кругом» - цепочка ее причин закольцовывается и решение найти особенно сложно. В таком случае стоит построить «казуальную циклическую диаграмму». Она создана для отображения циклических взаимосвязей.