Какие бывают акты

Всем привет! Меня зовут Семен Кудряшов, я аккаунт-менеджер рекламного и брендингового агентства Jekyll&Hyde. В серии материалов я рассказываю о своем направлении деятельности, а именно - о менеджменте проектов. Сегодня я расскажу вам об актах - каких видов они бывают, когда используются и для чего.

По сути, акт является документом, который подтверждает какие-то события или факты. Акт является двусторонним документом и подписывается обеими сторонами - агентством и клиентом.

В ходе проекта мы используем два разных вида актов:

Акт приемки-передачи материалов используется когда мы передаем клиенту какие-либо материалы и результаты работ по проекту.

Данный акт фиксирует факт передачи материалов и является важной частью доказательства исполнения условий договора с нашей стороны. Чаще всего мы применяем его при отгрузке презентаций по проектам, например, при отгрузке презентации с концепцией фирменного стиля бренда. В этом случае акт будет подтверждением того, что мы предоставили, а клиент получил материалы в установленные договором сроки.

В акте мы подробно описываем материалы, которые передаем.

Например, если речь идет про презентацию, то мы пишем, что передана презентация в, допустим, формате *pdf, общим объемом пятьдесят страниц, в ней концепция, одна с 1 по 50 страницу.

Получая и подписывая такой акт, клиент подтверждает факт передачи материалов по проекту.

Эту же форму акта можно использовать для приема материалов от клиента. По сути, это нужно для вашей безопасности и спокойствия в дальнейших действиях по проекту. Составив и подписав акт приема-передачи вы подтверждаете, например, что получили контент от клиента и указываете, что именно получили.

Таким образом вы обезопасите себя от неожиданного появления нового контента и требований внести его в проект, или от бесплатных изменений ранее полученного контента, ведь у вас есть подтверждение, какие именно материалы, вы получили от клиента. То есть, вы можете обезопасить себя от неожиданных новых вводных или навязанных изменений.

В ходе проекта, в котором подписано приложение на ретейнер, мы еженедельно отправляем клиенту отчет по часам. В нем мы указываем сколько часов каждый специалист работал над проектом и какие задачи выполнил. Таким образом формируется сумма, которую “наработало” агентство за неделю. Моя задача - проверить, чтобы мы не вышли за рамки предоплаченных ранее часов. Если это не случилось - работаем в штатном режиме дальше. Если вышли - отправляю клиенту счет на оплату “лишних” часов, счет на предоплату и направляю акт сдачи-приемки услуг, в котором указываю всех специалистов и их затраченные часы.

Но вернемся к актам.

В отличие от акта приемки-передачи, который используется в любое время по ходу проекта, акт сдачи-приемки услуг или работ подписывается в самом конце, в день окончания предоставления услуг или передачи результатов работ.

Расскажу на примере акта сдачи-приемки услуг:

Это документ, подтверждающий факт предоставления услуг и передачи результата клиенту. В нем собирается весь перечень оказанных услуг за отчетный период, в его составлении помогают еженедельные отчеты по часам, которые мы направляем клиенту.

Подписывая этот акт, клиент подтверждает, что все услуги оказаны в полном объеме, то есть, соглашается с тем, что проект достиг своего финала.

Если же с клиентом было подписано Приложение на работы, то и акт я направляю о сдаче-приемке работ.

В отличие от услуг, работы можно закрывать по мере продвижения по проекту и закрытия этапов, то есть каждый раз, когда клиенту передается готовый результат этапа. Например, сначала это концепция фирменного стиля, затем гайдлайн, если эти две работы были разделены в Приложении на два этапа, то и акта мы направляем два.

Давайте подведем итоги. В ходе проекта мы составляем два типа актов:

Акт приемки -передачи может применяться при каждом случае обмена материалами между агентством и клиентом, акт сдачи-приемки услуг подписывается в конце проекта, в момент окончания предоставления услуг или по окончанию работ

На этом у меня все, надеюсь эта статья была вам полезна и теперь вы точно знаете, какие акты бывают и какая между ними разница. Если еще остались вопросы, пишите их в комментариях, мы обязательно на них ответим. До встречи!

Подробнее о том, как мы выстраивали систему документооборота - в этом видео:

Подписывайтесь на наш телеграмм-канал, в нем мы делимся своим опытом о работе в креативном бизнесе.