Как создать HR-отдел с нуля

В этой статье разберемся, какие функции должен выполнять HR-отдел, как нанимать сильных специалистов по кадрам и выстроить процедуру адаптации новых сотрудников.

С ростом в любой компании появляется потребность в квалифицированных кадрах, а также в обучении и адаптации новых сотрудников. Для этого в компании необходимо создать HR-отдел. Когда предприниматель впервые строит отдел кадров, то рискует совершить много ошибок. В этой статье мы расскажем о том, на что обратить внимание, когда вы строите HR-отдел с нуля.

Для начала определимся, какие функции выполняет отдел кадров. Ключевые — подбор персонала, адаптация и ввод в должность и фактически качество специалистов. Когда мы получаем организацию, укомплектованную продуктивными сотрудниками, хорошо знающими, как выполнять свою работу, можно считать, что отдел кадров готов.

Продуктивный HR-специалист, который будет развивать отдел — это 50% работы. Обратите особое внимание на его поиск и отбор. Из нашей практики можно вывести такой закон: «Специалист по подбору персонала не может нанять сотрудника выше по калибру и способностям, чем он сам». В жизни это выглядит так: если наняли слабого кадровика — готовьтесь к приходу слабых кандидатов.

Всегда есть исключения, но мы рекомендуем, чтобы наймом HR-специалиста занимался либо высший руководитель, либо учредитель компании, чтобы «калибр» этого специалиста позволял эффективно продавать преимущества работы в компании.

Каналы привлечения

Для того чтобы найти одного идеального сотрудника, нужно провести собеседования с десятками кандидатов. Чтобы создать хороший поток откликов на вакансию, необходимо подключить как можно больше каналов поиска. Я рекомендую подключить следующие каналы:

Телефонное интервью

Посветите телефонное интервью изучению квалификации кандидата. Предварительная проверка того, подходит ли он вам или нет. Здесь нужно задавать вопросы, которые помогут разузнать о личной этике и профессиональных качествах кандидата. В любом телефонном интервью мы задаём несколько важных вопросов:

1. «Какие результаты у вас были на предыдущем месте работы?»

Под результатами здесь подразумевается, какую пользу он в итоге принёс. Сколько людей нанял. Сколько из них на текущий момент работают. Сколько выросло до руководителей, какие у них были результаты. При этом важно увидеть разницу между действиями и конечным результатом. Можно много звонить, много собеседовать, но что в итоге? Эти вопросы позволят оценить продуктивность кандидата. Нам нужен тот, у которого за спиной есть результат.

2. «Как часто вы учитесь и повышаете компетентность?»

Специалист, который последний раз учился несколько лет назад и всё знает, нам явно не подходит. Так как это чревато тем, что будут приходить такие же сотрудники, как и он — неготовые постоянно учиться и развиваться.

3. «Что вы сейчас ищете для себя, какую компанию? Что вы ждёте от новой работы?»

Кандидат, скорее всего, уже делал много попыток в надежде найти «работу своей мечты», и все эти попытки не увенчались успехом. Он уже точно сложил представление, какую компанию он видит и под это представление уже ищет работу. У каждого кандидата это индивидуальный набор, но вам важно убедить его, что у вас в компании есть все условия, чтобы его достичь.

Собеседование

На собеседовании ещё раз можно задать кандидату квалифицирующие вопросы, позволяющие понять, действительно ли он вам подходит. Как только убедились в этом, приступайте к продаже компании. В рамках собеседования я рекомендую рассказать очень подробно о:

Стажировка

Чтобы проверить кандидата, договоритесь об испытательном сроке или стажировке. В стажировке важны две вещи: первое — это реальная забота и помощь новому сотруднику, и второе — это точное задание, выбранное в соответствии с градиентом. «Градиент» — это переход от простого к сложному. То есть, не нужно в первый день давать кандидату сразу проводить живое собеседование или составлять текст вакансии. Чаще всего достаточно начать с обзвона и приглашения кандидатов по откликам с простым и понятным скриптом.

Как правило, это достаточно простое задание, но оно хорошо показывает, насколько вам подходит кандидат. Насколько хорошо он продаёт компанию, слышит собеседника, понимает суть вакансии и, конечно, какую конверсию в приходы он покажет на следующий день. Вполне нормальная конверсия, когда у новичка из десяти приглашённых приходит четыре. Если меньше, то стоит задуматься, насколько он вам подходит.

Основной критерий завершения испытательного срока — это результаты, которые сотрудник показывает на посту. Сформулируйте ваши ожидания к работе до старта стажировки и обсудите их. Убедитесь, что работнику понятны все задачи.В нашей компании есть два шага прохождения стажировки. Это тестовый период и испытательный срок.

Тестовый период длится от одного до трёх дней. Это время мы и кандидат смотрим друг на друга и принимаем решение о сотрудничестве. Задача стажировки с нашей стороны — проверить стажера, насколько он подходит на выбранную позицию, а его — решить, подходит ли компания ему.

После стажировки идёт испытательный срок от одного до трёх месяцев. Здесь сотрудник должен пройти базовое обучение и показать результаты. Если мы говорим про HR-специалиста, то, к примеру, вывести на стажировку четырёх продавцов или двоих сотрудников, которые должны завершить испытательный срок.

Первый шаг для запуска подбора персонала — составить штатное расписание и определиться, какие сотрудники нужны в первую очередь. Перегруженные работой департаменты будут видны сразу.

После штатного расписания нужно сформировать представление о том, кто нужен на заявленную позицию. Для этого руководитель отдела, в который требуется специалист, составляет заявку. Цель заявки — точно обрисовать образ сотрудника, который нам нужен, чтобы составить объявление. Посмотрите гугл-документ с примером заявки, которую используют в нашей компании.

После того, как составлена заявка на найм, начинается цикл подбора. Мы используем в своей деятельности так называемую воронку рекрутинга.

Воронка продаж — маркетинговая модель, которая описывает движение покупателя на всех этапах процесса продаж: от первого контакта до заключения сделки. Воронка рекрутинга — это то же самое, только относительно процесса найма. Она показывает движения потенциального кандидата от этапа заинтересованности в компании и до заключения трудового договора или окончания испытательного срока.

Воронка — главный инструмент рекрутера. Это список этапов, на каждом из которых есть конкретная задача и инструмент, который позволяет продвигать соискателей дальше. К примеру, чтобы получить большое количество откликов, нужно продающее объявление, которое с высокой конверсией будет собирать отклики.

После того как мы начали привлечение потока соискателей, наша задача — быстро вводить их в курс дела, объяснять специфику процесса, знакомить со всеми функциями. Новый сотрудник должен быстро понять основные правила компании:

Фактически он должен полностью усвоить, как взаимодействовать внутри компании, понять её правила и законы. В нашей компании ответы на вопросы, приведённые выше, прописываются в регламентах.

Каждый сотрудник при выходе на стажировку изучает то, что нужно прямо сейчас. Сотрудник, который понимает правила игры, не создаст проблем внутри компании.

Важно всегда помнить про организацию рабочего места. Оно должно быть подготовлено заранее. Если мы, например, говорим о позиции менеджера по продажам, то должны быть готовы следующие инструменты:

Всё это должно быть подготовлено заранее, чтобы не терять драгоценное время. Хаотичность со стороны компании может очень сильно отпугнуть кандидата.

Последний шаг — быстрое обучение функционалу. По-другому этот процесс называется «ввод в должность».По каким основным моментам мы проходимся с сотрудником:

Стажёру выдаётся план на испытательный срок, в рамках которого чётко обозначены сроки его прохождения, описаны ожидаемые результаты и дополнительное обучение. Благодаря плану сотрудник чётко понимает, что нужно делать для завершения стажировки.

Отдел кадров начинается с талантливых HR-специалистов. Чтобы найти таких, придётся провести собеседования с десятками кандидатов. У вас получится создать достаточный поток, если задействуете сразу несколько каналов привлечения:

Проведите телефонное интервью, затем личные собеседования с понравившимися кандидатами. Спрашивайте об их опыте и результатах на прошлом месте работы. Поинтересуйтесь, что они ждут на новом месте, какую сейчас ищут компанию.

Ваша задача — продать кандидату вакансию. Подробно расскажите о вашей компании, коллективе, условиях, перспективах для роста. Чтобы проверить кандидата, можно устроить ему стажировку.

Две основных задачи HR-специалистов — поиск персонала и проведение адаптации новых сотрудников. Обеспечьте их всеми инструментами и чётко объясните, какой ждёте результат. Используйте воронку рекрутинга, чтобы следить за результатами отдела кадров.

Ввод в должность или адаптация — это процесс обучения персонала и передачи всех инструкций. Новые сотрудники должны изучить все правила, которые приняты в компании, разобраться в своих функциях, занять рабочее место и приступить к своим обязанностям.