Мероприятия умерли —да здравствуют мероприятия

Как в новой эпохе проводить мероприятия так, чтобы это было по-настоящему эффективно для компании? Рассказывает независимый event-продюсер Евгений Шаповал (на основе опыта проведения 500+ мероприятий в России и в мире).

С одной стороны, мир становится все более диджитальным. Уже даже телефонный разговор, не то что встречу или мероприятие, надо часто планировать заранее. Многие годы на event-рынке боялись, что мероприятия скоро умрут: зачем тратить столько денег на живое мероприятие, когда можно онлайн посмотреть любой концерт или провести скайп встречу с коллегами по всему миру. Прогнозы оказались неверными. Чем больше уходит наша жизнь в онлайн, тем больше растет ценность человеческого общения. В новом веке и для нового поколения людей мероприятия приобретают совершенно особое значение. Очевидно, что законы, по которым делали мероприятия раньше, больше не работают.

Сегодня, чтобы мероприятия действительно приносили пользу вашему бизнесу, они должны отвечать многим требованиям.

Любое мероприятия стоит планировать, имея в виду, как оно будет выглядеть в сторис и постах. Чем более "instagrammable" будут декорации, тем бОльший охват в сторис, постах и прямых эфирах гостей получит ваше мероприятие. Не игнорируйте тот факт, что мы живем в мире смартфонов, чекинов и digital. Что важно: это правило подходит не только для клиентских мероприятий, но и для внутренних мероприятий для сотрудников.

Вы одним мероприятием можете решать сразу 2 задачи: повысите лояльность текущих сотрудников (они хорошо проведут время) и сделаете рекламу своей компании для потенциальных сотрудников (они узнают о вашей компании из своей ленты в соцсетях).

Как понять: подрядчик пытается на вас заработать и включает в смету защиту от урагана, тайфуна и страховку от несвежих устриц? Или он… правда заботится о вас и хочет помочь избежать хейта в соцсетях или даже судебных разбирательств?

Попробуйте проанализировать риски с помощью матрицы вероятностей и последствий.

Как с ней работать? У нее есть две оси - ось "Вероятность" и ось "Воздействие". В красную зону попадают те области, где риск наиболее высок (например, тенты при 80 процентах вероятности дождя) и одновременно наиболее критичен. Например, концерт рок-исполнителя под дождем может быть даже в кайф, а вот выездная свадебная церемония или вручение наград крупной компании под дождем превратятся в катастрофу. Если риск попадает в красную зону, то для него необходимо противорисковое мероприятие. На зеленые риски можно не тратить время, ресурсы и бюджет. Желтые риски я оставляю на усмотрение команды проекта. Если есть возможность - работаем с рисками, если нет - просто мониторим их без особых затрат.

Чем никогда не стоит рисковать – так это безопасностью:

· Скорая помощь.

· Пожарная безопасность.

· Пожарный инструктаж.

· Прочность конструкций.

· Проходы и выходы.

· Количество охраны.

· Лицензированные подрядчики.

· Необходимые разрешения и допуски.

Мероприятия могут решать самые разные, и порой неожиданные задачи. Хочу рассказать об одном случае - он произошел со мной несколько лет назад. Мы работали в Амстердаме и делали партнёрское мероприятие для нашего клиента. В конце рабочей недели в одном из ресторанов города должен был пройти банкет с шоу-программой.

Неделя на финише, начинается долгожданный банкет - и буквально через 20 мин представитель клиента просит.... выключить музыку и предоставить гостям общаться в полной тишине. Амстердам - это интересный город, в нем есть чем заняться практически круглосуточно. Так что на десерт у нас осталось два-три человека в уголке. В общем, как нам всем тогда показалось, мероприятие было слито - а мы, опустошенные и печальные, вернулись в отель. Но это не конец истории. Развязка настала спустя несколько дней - на разборе всего мероприятия. Оказалось, что в тот день директор заключал договор, а заключительные договоренности пришлись как раз на вечернюю часть. Нас не предупредили - а значит, мы реально мешали. Мы были уверены, что "кульминация" - это шоу-программа, а ею на самом деле оказался Договор.

Очень часто заказчику бывает неудобно сразу рассказать и признаться в его настоящих целях, проблемах, опасениях и задачах. Но чем честнее и доверительнее сложатся отношения заказчика и ивентора, тем по-настоящему эффективнее пройдет мероприятие.

Закон XXI века: если вы хотите запомниться, вам надо выделяться! Сегодня, в эпоху клипового сознания, все сложнее и сложнее заставить человека оторваться от телефона хотя бы на несколько секунд. Именно поэтому в ивентах так часто важен wow-эффект. Важны эмоции, «мурашки», чувства.

Несколько способов добиться wow-эффекта:

· Начните неожиданно. В тот момент, когда гости совершенно не готовы и не ждут.

· Погрузите зал в темноту. Она активизирует наше воображение.

· Погрузите зал в тишину. Шепот часто бывает сильнее крика, а тишина поражает больше чем самые неожиданные и громкие звуки.

· Срежиссируйте рваный и нарастающий ритм мероприятия. Линейность и предсказуемость погружают гостей в сон.

· Смешивайте технологии: свет, звуки, музыка, мэппинг.

Запрос на смысл – один из ключевых запросов человека. Большинство событий не имеют ответа на вопросы "что это?" и "что это даст гостю"?". Бесконечные секции, форумы, папочки, бейджики, нетворкинг, звезды, коктейли. Окей, но ... Вот человек пришел, посетил событие - и вот он вышел. Что с ним произошло? Он что-то узнал, вдохновился, решил, осознал? Человек, который вышел с мероприятия, должен отличаться от человека, который вошел на него.

Будущее – не просто за красивыми событиями, а за мероприятиями, «заряженными» смыслами.