Как автоматизированные инструменты решают проблему нехватки линейного персонала в ритейле

Пандемия COVID-19 сильно ударила по штату сотрудников многих компаний. В розничной торговле эта проблема ощущается особенно остро. При нехватке персонала товар вовремя не выставляется на полки, увеличиваются очереди на кассах. Покупатели оставляют корзины с покупками возле касс и идут в соседние магазины, чтобы не тратить время. Ситуация вынуждает управляющих магазинов выдергивать людей на сверхурочную работу, что выливается для компании перерасходом фонда оплаты труда, нарушением ТК РФ и выгоранием сотрудников.

Другая частая ситуация – сотрудник не вышел на смену без предупреждения. Традиционно директор магазина бросает свою работу и вручную начинает поиск замены через аутсорсинговые агентства или прямую связь с другими сотрудниками по телефону и мессенджеру. Быстро заменить такого сотрудника практически невозможно из-за бюрократии и ограниченного штата.

Бизнес задается вопросами: как доукомплектовать смену, при этом снизить переработки сотрудников, и оперативно вывести замену, чтобы не образовались провалы? Ответ – использование ИТ-систем и гибкое управление сотрудниками соседних магазинов.

Для решения проблем нехватки персонала на рынке появились инструменты оперативного реагирования, которые позволяют избегать найм дополнительных сотрудников и эффективно использовать весь персонал компании. Такой инструмент называют «Подменный фондом» внутренних сотрудников.

Он работает по принципу объединения нескольких магазинов в одну группу, позволяя привлекать сотрудников из соседних розничных точек в заложенном радиусе. Это может быть реализовано как мобильное приложение или вэб-версия, в которой сотрудник видит свое расписание, а управляющие могут публиковать свободные смены с разной продолжительностью заранее на неделю или месяц.

Когда сотрудник видит свободные смены в соседних магазинах, он может выбрать одну или несколько, ориентируясь на удаленность магазина от его дома, количеству часов и стоимость. Все, что нужно – это выбрать смену и ждать подтверждения от директора конкретной точки. Таким образом сотрудник может быстро выйти на подработку, а магазин оперативно найти замену.

Не менее важная история – когда человек заболел, уволился или просто не вышел на работу. С помощью автоматизированного учета рабочего времени можно уведомлять директора магазина о невыходе сотрудника, чтобы он оперативно занес открытую смену в мобильном приложении. Далее для сотрудников рассылается sms-уведомление о появлении открытой смены. Благодаря этому сотрудник может быстро отреагировать на подработку в свой выходной и получить дополнительный заработок, закрывая выпадающую смену.

Подобное решение запустила компания «Айкрафт Оптика»: в каждом магазине установили биометрический учет прихода и ухода, который позволяет при невыходе сотрудника автоматически формировать свободную смену и поиск нужного сотрудника. При этом в каждой точке Айкрафт работает 2 специалиста – офтальмолог и продавец. Если один из сотрудников не вышел на смену – продажи прекращаются, потому что у сотрудников разные задачи и невзаимозаменяемые компетенции. До внедрения ИТ-системы процесс проходил вручную, и скорость поиска замены занимала до суток. Сейчас потребность закрывается за 3–4 часа.

В условиях высокой конкуренции и нехватки персонала, автоматизация оперативного вывода сотрудника – это важный шаг в построении современной системы управления линейным персоналом.