10 ошибок начинающих поставщиков в сфере закупок
О самых популярных ошибках в сфере закупок рассказывает Юлия Романова, директор Академии продаж группы электронных площадок OTC.ru.
Зачастую бизнес думает, что участие в закупках — это сложный и долгий процесс. Это не всегда так, есть закупки малого объема, которые проводятся на упрощенных условиях и требуют минимального знания законодательства. В конкурентных тендерах требуется знание законодательных основ, но часто причиной отклонения заявки или проигрыша в аукционе является банальная невнимательность поставщика. Если вы впервые участвуете в госзакупках или только планируете присоединиться к закупочному процессу, то данный текст предназначен для вас.
Ошибки поставщиков можно разделить на две группы:
- Ошибки на стадии поиска и участия
- Ошибки на стадии заключения и исполнения контракта
Сначала рассмотрим ошибки поиска и участия.
Ошибка №1. Выбирают тендеры по 223-ФЗ
Иногда новички выбирают тендеры по 223-ФЗ, чем и усложняют себе жизнь. Если вы никогда не участвовали в закупках, рекомендую начать с госзакупок (по 44-ФЗ). Почему? В 44-ФЗ правила участия четко описаны в самом законодательстве, процесс жестко регламентирован, в 223-ФЗ положение о закупке заказчик разрабатывает самостоятельно — это значит, что вам придется изучить кучу нюансов в документации. Еще один вариант для новичков — закупки малого объема в электронных магазинах. Это упрощенная закупка на сумму до 600 тысяч рублей, которая проходит в электронных магазинах. Здесь не требуются углубленные знания. Кроме того, не нужно готовить большой пакет документов. Если вы ни разу не участвовали в госзакупках, то можете потренироваться на таких процедурах.
Ошибка № 2. Неправильно ищут госзакупки
Зачастую новички стараются найти тендер покрупнее, не обращая внимания на условия поставки. И в большинстве случаев, погоня за миллионами - это пустая трата времени. Чтобы найти нужную госзакупку, нужно активно использовать фильтры. Можно зайти на сайт ЕИС или на сайт электронного торговой площадки, перейти в раздел для поставщиков, выбрать, какие тендеры интересуют: по 44-ФЗ, по 223-ФЗ, коммерческие тендеры. В поиске можно вбить название своего товара. Также необходимо настроить фильтры под себя: выбрать регион поставки, способ закупки, желаемую цену, диапазон дат окончания приема заявок и другое. Чем больше параметров вы укажете — тем эффективнее будет поиск. Если вы ищете закупки малого объема до 600 тысяч рублей (это разновидность закупки у единственного поставщика), используйте для поиска электронные магазины. К примеру, OTC-маркет, РТС-маркет, единый агрегатор торговли «Березка» и т.д.
Обратите внимание: Закупки малого объема до 600 тысяч рублей можно проводить как на федеральных ЭТП, так и в электронных магазинах, от 600 тысяч рублей до 3 млн рублей — только на федеральных торговых площадках (с учётом специальной электронной формы закупки).
Ошибка № 3. Не знают основ законодательства
Если вы планируете участвовать в закупках по 44-ФЗ, вам необходимо пройти минимальный курс по работе с закупками, пусть даже однодневный. Благодаря этим знаниям вы сможете правильно составить заявку и заключить контракт на стадии победы. Если вы ошибетесь на первоначальном этапе, вас могут не допустить до участия в торгах. Если допустите ошибки во время подписания и исполнения контракта, можете попасть в РНП — реестр недобросовестных поставщиков.
Обратите внимание: РНП — это черный список в сфере госзакупок. Если подрядчик попадет в РНП, он не сможет участвовать в госзакупках в течение 2 лет. Обычно в него включают те компании, которые отказываются исполнять уже подписанный контракт, нарушают сроки поставки или поставляют товар ненадлежащего качества, а также компании, которые не заключают контракт.
Ошибка №4. Не готовят обеспечение заявки и обеспечение исполнения контракта заранее
Для участия в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ обычно требуется обеспечение заявки, а в случае выигрыша — обеспечение исполнения контракта.
Давайте разберем, что это такое:
- Обеспечение заявки — это финансовая гарантия того, что у поставщика серьезные намерения участвовать в торгах и подписать договор в случае выигрыша. Она предоставляется на этапе подачи заявки в виде независимой гарантии или денежных средств. В 2022 году независимую гарантию выдают банки из списка Минфина, корпорация ВЭБ, Фонды содействия МСП, Евразийский Банк Развития. Если вы выигрываете торги, но отказываетесь подписать договор, деньги не возвращаются. Если вы предоставляли независимую гарантию, то деньги заказчику заплатит за вас организация, которая выдала документ, а вы вернете средства ей. Если вы проиграли торги, в случае обеспечения заявки деньгами ваши средства разморозят и вы получите их обратно.
- Обеспечение исполнения контракта (ОИК) — это гарантия того, что поставщик исполнит контракт и исполнит его качественно. Обычно ОИК предоставляют на этапе заключения контракта в качестве независимой гарантии или денежных средств. Если товар будет ненадлежащего качества или будут нарушены сроки поставки, заказчик получит денежную компенсацию.
В чем заключается просчет начинающих поставщиков? Подавая заявку на участие, они не думают о том, что нужны дополнительные средства или гарантия и не закладывают время на подготовку. Необходимо понимать, что банки не выдают гарантию одним днем. Иногда случается так, что поставщик побеждает, а ОИК он не предусмотрел. В таком случае контракт не будет заключен по вине поставщика — это опять же грозит попаданием в РНП.
Ошибка №5. Не указывают страну происхождения товара
В некоторых тендерах по 44-ФЗ действует национальный режим, это значит, что на законодательном уровне закреплены преференции товарам, работам, услугам из России, а также из ЕАЭС, ДНР и ЛНР. При подаче заявки нужно всегда указывать страну происхождения товара, даже в том случае, если закупка не подпадает под действие национального режима. Это обязательное требование согласно №44-ФЗ. Иначе заявка будет отклонена.
Ошибка №6. Забывают про дополнительные документы
Иногда поставщики забывают прикрепить к заявке необходимые документы. К примеру, для некоторых товаров требуется предоставить сертификат о происхождении товара (форма СТ-1). В некоторых случаях предусмотрены дополнительные требования по категориям работ, и участнику необходимо приложить документы, подтверждающие его опыт. Чтобы собрать список документов, нужно внимательно ознакомиться с документацией тендера. Пренебрегать какими-то условиями нельзя, иначе заявка будет отклонена.
Ошибка №7. Хотят выиграть любой ценой
Одна из наиболее распространенных ошибок новичков. Они не просчитывают себестоимость и готовы торговаться с заказчиком до самой низкой цены, лишь бы победить в тендере. Когда аукцион заканчивается, участник понимает, что по такой цене поставлять товары ему невыгодно, но отказаться уже не может. Отказ грозит попаданием в РНП, плюс обеспечение заявки будет перечислено заказчику.
Чтобы избежать негативных последствий, необходимо заранее просчитать все нюансы: по какой цене вы готовы поставлять товар, чтобы получить прибыль, за чей счет будет доставка и сколько она выйдет по цене.
Теперь рассмотрим ошибки на стадии заключения и исполнения контракта.
Ошибка №8. Не подписывают контракт вовремя
После публикации протокола участнику придет уведомлении о победе. Также ему будет направлен проект контракта. На его подписание отводится определенное время — 5 рабочих дней (если это тендер по 44-ФЗ). Если вы не согласны с проектом, нужно написать протокол разногласий и направить заказчику. Подписать контракт на 6-й рабочий день — нельзя, любое нарушение сроков грозит попаданием в РНП.
Ошибка №9. Невнимательно изучают контракт
Иногда победители в спешке знакомятся с проектом и упускают важные детали: когда должен быть поставлен товар, в какие сроки и куда, когда будет произведена оплата. Все эти нюансы следует изучить, также стоит обратить внимание на цену контракта. Если вы увидели какие-то неточности, можете написать протокол разногласий. Это можно сделать на этапе получения контракта, до его подписания. Если условия, прописанные в контракте, не соответствуют условиям в документации тендера, можете направить жалобу в ФАС.
Ошибка№10. Поставляют не тот товар
Важно не только осуществить поставку в срок, но и поставить соответствующий товар. Все условия контракта должны быть соблюдены.
Нужно отметить, что в этом году условия госконтрактов можно менять, если причиной несоблюдения условий являются санкции, введенные против России. Сделать это можно по решению региональных, местных или федеральных властей. При внесении изменений в контракт заключается дополнительное соглашение, где должны быть отражены все условия, которые были изменены.