Чем привлекательны закупки на небольшие суммы
Если вы ни разу не участвовали в госторгах, для первого опыта можно рассмотреть малые закупки. Чем они отличаются от крупных тендеров и почему стоит начать с них, рассказывает Сергей Сердюков, директор по спецпроектам группы электронных площадок OTC.ru.
О закупках малого объема
Закупки на небольшие суммы – это чаще всего закупки типовых товаров, работ или услуг (ТРУ), а если проще, то это закупки «с полки» (их так называют, потому что в 70% случаях так покупают ТРУ по «принципу электронного магазина»). В рамках государственного заказа (44-ФЗ) цена контракта в таком случае не превышает 600 тысяч рублей.
Обратите внимание: Некоторые заказчики негласно считают маленькими закупки до 400 тысяч рублей. Но в законодательстве указаны другие суммы.
В 223-ФЗ тоже есть закупки малого объема (ЗМО), и там максимальная цена договора зависит уже от выручки организации заказчика:
- до 100 тысяч рублей для заказчиков с выручкой до 5 млрд рублей в год;
- до 500 тысяч рублей для заказчиков с выручкой свыше 5 млрд рублей в год.
ЗМО в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ объединяет то, что по сути это неконкурентные процедуры с минимальными рисками и без бюрократии. Их еще называют закупками у единственного поставщика, это их разновидность. Как это работает на практике? Чаще всего заказчики в ЗМО находят поставщика самостоятельно. Они либо обращаются к уже зарекомендовавшим себя поставщикам, заключают с ними договор, а после оформляют всю необходимую отчетную документацию, либо просто идут в магазин и покупают то, что им нужно, но после все равно самостоятельно формируют всю необходимую отчётную документацию.
Отличие малых закупок от стандартной закупочной процедуры
- ЗМО до 600 тысяч рублей могут проводиться в любых сервисах, в том числе в электронных магазинах, до 3 млн рублей – на электронных торговых площадках. Все остальные конкурентные тендеры по 44-ФЗ проводятся только на федеральных электронных площадках.
- ЗМО – это упрощенная процедура. Она предполагает минимум бюрократии. Для участия потребуется собрать небольшой пакет документов, а требования к товару минимальны. Обычно таким способом закупаются самые простые позиции, к примеру канцелярские товары, бытовая химия, пищевые продукты.
- Для участия в конкурентных закупках потребуются дополнительные средства или независимая гарантия – для обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта в случае победы. В закупках малого объема обычно ничего не требуется, так как сумма самой закупки небольшая.
- За отказ от заключения сделки в ЗМО поставщик не попадет в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
Как работает современный электронный магазин
Кроме традиционного подхода к определению поставщика в закупка малого объема в России также активно набирают популярность электронные магазины для ЗМО в рамках № 44 и № 223-ФЗ. Главной особенностью таких сервисов сегодня является то, что это современные многофункциональные цифровые инструменты, которые не только облегчают поиск поставщика и формирование всех необходимых отчётных документов, но также позволяют:
- достигать экономию по неконкурентным закупкам;
- вести эффективную категорийную работу с участниками для повышения основных показателей эффективности снабжения.
При таком подходе к проведению ЗМО электронные магазины для заказчиков становятся витриной ТРУ от гарантирующих поставщиков с возможностью осуществления контроля сделки на всех этапах, а также с опцией экономии денежных средств. А для поставщиков такие электронные магазины становятся генератором цифрового спроса на производимые ими ТРУ. При этом специфика работы в электронных магазинах, объемы и стоимость договоров в них позволяет участвовать в таких закупках всем желающим поставщикам, даже тем, кто не имеет опыта работы на электронных торговых площадках.
Резюмируем: Для ЗМО до 600 тысяч существуют специальные сервисы – электронные магазины. Они помогают заказчику выбрать компанию с лучшим коммерческим предложением, поставщику – найти новые заказы в короткие сроки. В отличие от конкурентных тендеров, такие сделки заключаются в среднем в течение 5 рабочих дней.
Рассмотрим, как работают современные электронные магазины на примере OTC-маркет.
Есть две схемы работы:
- В первом случае заказчик размещает закупку в электронном магазине, поставщики видят ее и отправляют заказчику свои коммерческие предложения. Заказчик выбирает лучшего, он не только обращает внимание на цену, но и на технические характеристики товара. С понравившимся поставщиком заказчик заключает контракт в максимально короткие сроки.
- Во втором случае магазин работает по типу маркетплейса (закупки с полки). Поставщик размещает свои товары, работы, услуги на виртуальной витрине, заказчик листает предложения, добавляет в корзину понравившийся товар, оформляет его и заключает контракт с поставщиком. Сделка также происходит в максимально короткие сроки.
Зачем участвовать в недорогих процедурах
Недорогими закупками мы будем считать процедуры на сумму до 600 тысяч рублей. Именно такое ограничение существуют в законодательстве. Итак, давайте рассмотрим, зачем поставщику участвовать в таких сделках?
Минимум затрат
В отличие от сложных конкретных процедур ЗМО – это минимум финансовых вложений. К примеру, в обычных тендерах требуется обеспечение заявки и в случае победы – обеспечение исполнения контракта. Это предполагает, что участнику нужно вырвать финансовые средства из оборота компании или оформить независимую гарантию в специальных учреждения или банках, утвержденных Минфином. За оказание такой услуги они берут комиссию – определенный процент от суммы тендера. ЗМО не предполагает обеспечение заявки или обеспечение исполнения контракта, т.к. сумма контракта небольшая. Кроме того, для участия в ЗМО не потребуется большой пакет документов, а это значит, что вам не понадобится юрист или нотариус. Такие процедуры также не предполагают участие большего количества сотрудников, ИП может делать все сам. В результате из затрат остается только оплата площадке или сервису за победу в закупке. Такая сделка требует меньше ресурсов, чем обычный конкурентный тендер.
Репутация и опыт
Если вы впервые участвуете в госзакупках, рекомендую начать с ЗМО. Это упрощенный вариант тендера. Он поможет войти в сферу государственного и коммерческого заказа с минимальными рисками. Здесь вы сможете посмотреть: как заключаются контракты и на каких условиях, по каким ценам закупаются ваши товары, в каких регионах они востребованы, в какие сроки осуществляется поставка. Соответственно, вы сможете определить тот пул заказчиков, которые вам подходят. Участвуя в малых закупках, вы сможете набраться опыта – подтянете навык переговоров, разберетесь со спецификациями и техническими заданиями, поймете логику работы сервисов, рассчитатаете маржинальность. Участвуя в тендерах, вы также работаете на репутацию. Исполнив несколько контрактов качественно, вы зарекомендуете себя в качестве надежного поставщика.
Обратите внимание: некоторые площадки, магазины и сервисы публикуют рейтинги добросовестных поставщиков, поэтому важно исполнить контракт в полном объеме и в срок. Если вы сделаете свою работу качественно, вас будут рекомендовать.
После этого вы сможете выйти на рынок конкурентных тендеров, где суммы значительно больше. Но нужно понимать, хватит ли вам производственных мощностей, чтобы увеличить объемы отгружаемого товара.
Выход на определенного заказчика
Зачастую компании участвуют в ЗМО, чтобы выйти на конкретного заказчика. Конкурентные процедуры требуют финансовых вложений. Зачастую это большие тендеры, которые недоступны маленькой фирме по объему. Поэтому выйти на желаемого заказчика через электронный магазин – вполне себе рабочая стратегия. Поучаствовав в нескольких процедурах, вы сможете обратить внимание желаемой компании на себя. Если одержите победу, заключите контракт и исполните его качественно, ваша база клиентов пополнится надежным заказчиком. В будущем он может обратиться к вам напрямую или порекомендовать партнерам.
Минимум рисков
Тендеры, которые проводятся на электронных площадках, подразумевают больше юридической ответственности. К примеру, если вы выиграете в конкурентном тендере, то не сможете отказаться от заключения контракта без последствий. За отказ вас могут включить в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Нахождение в данном черном списке означает запрет на участие в гостендерах сроком до 2-х лет. Также вас могут включить в РНП, если нарушите условия контракта или не исполните его. В ЗМО таких рисков нет. Максимум – вам могут начислить пени, указанные в договоре.
Преимущества небольших закупок в сравнении с тендерами
Для заказчика
- Минимум рабочего времени. В среднем контракт в электронном магазине заключается в течение 5 рабочих дней с момента публикации извещения.
- Упрощенная процедура. Закупка у единственного поставщика – это самый легкий способ, который исключает бюрократию. Здесь не нужно готовить большой пакет документов для извещения и проводить торги. Достаточно рассмотреть предложения участников и выбрать максимально подходящее.
- Экономия. Благодаря электронному магазину, закупка у единственного поставщика становится состязательным процессом. Здесь можно выбрать лучшую цену.
- Упор на качество. В электронных магазинах не всегда побеждает поставщик, предложивший самую маленькую цену. Иногда приоритетом для заказчика становится не цена, а качество товара, работы или услуги.
Для поставщика
- ЗМО – это минимальные риски. Если вы не сможете исполнить контракт – не попадете в Реестр недобросовестных поставщиков. Все споры в ЗМО отличаются досудебным урегулированием, т.к. речь идет о небольших суммах. Штрафы и пени есть не везде.
- В ЗМО минимум коррупции. Опять же, потому что суммы небольшие.
- Не требуются большие финансовые затраты.
- Не везде требуется наличие электронной подписи, к примеру в OTC-маркет можно зарегистрироваться без нее. Для работы на электронных площадках потребуется усиленная квалифицированная подпись.
- Простая процедура участия. Нужно лишь зарегистрироваться в электронном магазине и откликнуться на нужную закупку, предложив свои условия. Не требуется долго ждать итогов подведения тендера, все проходит в максимально короткие сроки.
- Возможность найти новых крупных клиентов. ЗМО для поставщика – это новый рынок сбыта, который освоила лишь малая часть компаний России. В связи с уходом некоторых брендов из РФ и нарушения цепочек поставок, сегодня заказчики остро нуждаются в новых поставщиках. ЗМО подходит для местных компаний, которые производят небольшой объем товаров.
Вывод
ЗМО подходят для малого и среднего бизнеса. Если вы хотите участвовать в сложном гостендере, начните с них. Для участия в ЗМО не потребуется большой объем документов, процедура довольна проста и проходит в максимально короткие сроки. Для этого нужно всего лишь зарегистрироваться в электронном магазине, задать параметры поиска, найти подходящую закупку и откликнуться на нее.
Вот несколько заключительных советов по участию в ЗМО:
- Выбирайте надежные сервисы для ЗМО, которые зарекомендовали себя на рынке. В условиях сложной экономической ситуации можно напороться на мошенников, которые собирают деньги на участие в липовом тендере, а потом исчезают.
- Прежде чем откликнуться на извещение, внимательно читайте требования заказчика: какой товар требуется, в какой регион и в какой срок. Обратите внимание на НДС и условия доставки: входит ли НДС в оплату, кто платит за доставку, чтобы не было сюрпризов при заключении контракта. Если вы не можете выполнить условия заказчика, лучше отказаться от участия.
- Считайте себестоимость товаров, работ или услуг и рентабельность до подачи заявки, анализируйте цены конкурентов, чтобы составить актуальное коммерческое предложение.
- Максимально подробно описывайте свои товары, работы или услуги, при возможности прикладывайте фотографии. Все технические характеристики должны быть указаны в заявке. Чем привлекательнее будет ваше предложение – тем больше шансов на победу.
- Пользуйтесь фильтрами на сайте электронного магазина при поиске закупки. Настраивайте их под себя и сохраняйте. Это сэкономит вам кучу времени. Настройте оповещения на электронную почту.
- Проверяйте заказчиков в сервисах: смотрите его финансовые показатели, чтобы не наткнуться на фирмы-однодневки, анализируйте, сколько тендеров он провел, сколько из них отменил, по какой цене заключил контракт. Важно понять, подходят ли вам его условия и по какой цене вы готовы будете предложить ему товары.
- Если выиграли контакт, сделайте свою работу качественно и в срок. Да, в противном случае вы не попадете в РНП, но как минимум заработаете плохую репутацию и получите негативные отзывы.
Сейчас электронные магазины выходят на новый этап развития и работают не только как IT-сервис, но и как консалтинговый центр для заказчиков и поставщиков. Заказчики в данный момент остро нуждаются в поставщиках, для них электронные магазины – это возможность найти новые товары, работы и услуги, которые заменят импорт, для поставщиков – это возможность выйти на общероссийский цифровой рынок и пополнить свою базу клиентов крупными компаниями.