Как подготовить редакцию спецпроектов к горячему сезону: опыт «Лайфхакера»

Делимся правилами, которые помогают нам справиться с дедлайнами и не умереть в предновогодней горячке.

В ноябре и декабре звенят не только новогодние колокольчики, но и нервы всех, кто работает в рекламе. Коммерческая служба «Лайфхакера» не исключение. Наплыв проектов начинается с подготовки к скидкам и акциям «чёрной пятницы» и не прекращается до самого Нового года. Бренды массово делятся советами по выбору подарков, подготовке к праздничной ночи и перевоплощению в лучшую версию себя под бой курантов.

Покажем на цифрах: первые три квартала «Лайфхакер» в среднем выпускает около 35 коммерческих материалов в месяц. В конце года их количество резко увеличивается: в 2022-м в декабре вышла 71 публикация, а в 2021-м — рекордные 153. В это число входят не только статьи, но и большие спецпроекты, вроде игр и лендингов.

Пережить денёк-другой аврала довольно легко, а вот отпахать два месяца в таком режиме — нет. Чтобы под конец рабочего дня команде не хотелось кричать в монитор или сидеть, уставившись в стену, мы готовимся к высокой нагрузке заранее.

Наладить взаимодействие между командами

Тратить время на объяснения и отладку процессов — непозволительное расточительство для четвёртого квартала. Важно, чтобы к началу сезона все знали порядок постановки задач, стандартные дедлайны для разных форматов, этапы согласования и прочие тонкости.

Чёткие алгоритмы взаимодействия нужны как внутри самой редакции, так и с другими командами — иллюстраторами, аккаунт-менеджерами, подкастерами и всеми, кто задействован в производстве и выпуске коммерческих материалов.

Классный инструмент здесь — рабочие инструкции. В конце лета их стоит проверить и актуализировать: убрать нерелевантное, добавить новое, прописать ответственных. А также убедиться, что у всех сотрудников есть доступ к одной и той же версии.

Познакомить всех редакторов с новыми форматами

Копилка рекламных форматов «Лайфхакера» постоянно пополняется. Мы генерируем и тестируем идеи, а потом предлагаем клиентам новые возможности для спецпроектов. Мудборд отличается от рандомайзера, а генератор — от инфографики, причём не только визуально, но и процессом производства. Для одних задач редактору достаточно написать текст, для других нужно составить ТЗ для иллюстратора, для третьих — пообщаться с разработчиками.

Выстраивать работу в напряжённые месяцы проще, когда все сотрудники уверенно разбираются в любом формате. В течение года мы стараемся распределять таски так, чтобы редакторы поработали с каждым хотя бы раз, а лучше несколько. Так новая задача на набитой под завязку доске в декабре не будет ставить в ступор и причинять боль.

Когда проекты разных форматов сыпятся один за другим, приходится быстро переключаться. Если все редакторы прокачаны по разным направлениям, это не вызывает сложностей. К тому же так исключается ситуация, при которой задачу некому отдать, потому что единственный человек, умеющий с ней работать, уже занят.

Отгулять отпуска заранее

Мы стараемся не пересекаться друг с другом в течение всего года: летом нагрузка тоже бывает высокой, и без двух редакторов сразу лучше не оставаться даже в июле. Но работать неполным составом две недели перед Новым годом — ночной кошмар коммерческой редакции. Чтобы в четвёртом квартале всем жилось спокойнее, мы выработали простое правило: не ходить в отпуск в ноябре и декабре.

Реализовать всё помогает собственная таблица отпусков для отдела. В конце года каждый сотрудник вносит в неё желаемые даты. Затем шеф-редактор проверяет, всё ли спланировано верно, обсуждает пересечения и вносит изменения. Только после этого график уходит в отдел кадров. Такой схемой мы пользуемся уже несколько лет, и она действительно спасает во время предновогоднего пожара.

Составить список надёжных внештатников

Даже когда вся редакция на месте, может не хватить рук на поток клиентских проектов. Отдавать срочные задачи на аутсорс новому фрилансеру — всё равно что играть в рулетку. Непроверенный автор может легкомысленно отнестись к дедлайну или не разобраться в специфике нативной рекламы. Во время аврала это будет крайне неприятно: штатным сотрудникам придётся быстро спасать текст, а договорённости с клиентом будут нарушены. Чтобы быть уверенными в качестве материала, лучше заранее протестировать авторов, которые станут помощниками редакции. А к ноябрю составить пул из тех, кто хорошо справляется с нативами и промо.

Мы часто сотрудничаем с внештатными авторами, но каждый год перетряхиваем базы контактов, чтобы точно знать, с кем можно работать. В этому году фрилансеров начали собирать ещё в июне. Процесс небыстрый: найти контакты, написать авторам, уточнить условия работы, профильные темы и доступность. К началу июля мы сформировали пул из 20 человек, которые были готовы к сотрудничеству. В августе начали давать задачи и прикидывать, на кого мы можем рассчитывать. Аутсорсеров лучше потестить в спокойном режиме, когда есть время на вдумчивую постановку ТЗ, комуникацию, отработку правок. А если окажется, что автор не справился — будет ресурс исправить. Когда вся редакция уже жонглирует горящими проектами, запоротый текст может стать критичным. Сейчас мы уже знаем, с кем и по каким задачам можем сотрудничать в ноябре и декабре.

Заложить резерв на переработки

Чтобы привлекать аутсорсеров, нужен бюджет — заранее выделенный резерв на оплату часов тех же внештатников или сверхурочную работу сотрудников редакции. У нас такая статья расходов планируется каждый месяц — предугадать экстренный наплыв задач порой невозможно. Но на горящий сезон сумма традиционно увеличивается, потому что внеплановых работ точно станет больше.

Мы стараемся исключать работу команды на выходных: если совсем не отдыхать от задач, есть риск прийти к выгоранию. Но иногда без неё не обойтись, тогда мы обсуждаем возможности и желания. Это всегда добровольно: от задачи можно отказаться без каких-либо последствий. А если сотрудник всё же чувствует силы на подвиг, переработки в выходные оплачиваются по двойному тарифу по всем правилам трудового законодательства.

Сохранять привычное взаимодействие

Кажется, что из-за горы дедлайнов от планирования и обсуждения не связанных с работой тем можно отказаться. Но лучше так не делать. Привычный режим общения с коллегами поможет сотрудникам не потерять себя в задачах, шутки в чатах — отвлечься от нагрузки и расслабиться, а комплимент за классный проект — понять, что всё было не зря. В итоге команда будет чувствовать себя комфортнее и спокойнее.

Состояние команды — самый важный ресурс в любой период, но особенно в предновогодней суете. Чтобы никто не сошёл с ума, мы даже под кучей дел не пропускаем регулярные встречи — общую планёрку редакции и личные созвоны, которые у нас называются «1 + 1». Они позволяют понять, как чувствует себя каждый член команды и в чём ему требуется помощь. А ещё мы стараемся говорить не только о работе, но и обмениваться в чате новостями из жизни, шутками, мемами и фотографиями котиков.

Особенно внимательно следить за загрузкой

Когда ежедневно в работу падает несколько новых проектов, есть риск неравномерно распределить задачи по команде. В итоге один человек будет разрываться между правками, а другой — пить кофе в ожидании дела. Следить, чтобы у всех сотрудников задач было плюс-минус одинаково, помогает общий таймлайн. Раньше мы пользовались канбан-доской, но в итоге пришли к диаграмме Ганта: на ней сразу видно, сколько задач стоит на каждом человеке прямо сейчас. Это ещё и экономит время: не нужно постоянно ходить по личкам и узнавать загрузку.

Форс-мажоры в горячий сезон могут произойти даже при тщательном планировании. Допустим, утром редактор знал, что его ждут две задачи, и рассчитывал силы. Но к обеду вернулись пять клиентов с очень срочными правками. В такие моменты первая реакция — паника. Но ситуация не безвыходная: напоминайте сотрудникам, что можно и нужно приоритизировать дела, а не молча страдать под завалом. Предлагайте перераспределение задач или договаривайтесь об увеличении сроков с менеджерами.

Давать день на отдых, если это необходимо

Четвёртый квартал — время, когда команда нужна в полном составе. Но если кто-то из сотрудников оказался на грани выгорания, лучше отправить его на денёк в отгул или хотя бы отпустить на несколько часов пораньше. Выгорание — жуткая штука, которая может привести к тому, что даже любимая работа станет в тягость. И выбраться из него непросто. При самом плохом раскладе на стол шеф-редактора может прилететь заявление об увольнении. Лучше дать измотанному сотруднику немного восстановиться. Тогда он сможет с новыми силами писать про подарки, которые стоит положить под ёлочку, и 5 способов приготовить оливье так, чтобы гости просили добавки.

#коммерция #медиа #редакция #реклама_и_пиар #реклама