«Парни, какой статус?» Когда поставить задачу в CRM лучше, чем написать сообщение

Существует такое мнение: если задачу не поставили в письменном виде, можно считать, что ее нет. И это понятно: то, что оговорено лишь на словах и в сообщениях, легко забыть, потерять или со временем по-другому интерпретировать. Однако есть и другая крайность: фиксировать каждый шаг, отвлекая коллег сообщениями и создавая иллюзию эффективности.

Когда можно избежать лишних действий, лучше это сделать. Чем проще взаимодействие по задачам, тем эффективнее работа. Однако в погоне за упрощением главное — не потерять важную информацию. Если перед вами часто встает вопрос, заводить ли задачу в CRM или лучше написать личное сообщение коллеге в мессенджере, то эта статья для вас.

Коммерческий директор Мегаплана Виктор Шелике ненавидит излишнюю бюрократию. Поэтому выработал для себя несколько простых правил, которые помогают ему решить, в каком случае нужно ставить задачу сотруднику, а в каком достаточно обговорить ее устно или написать сообщение.

«Я всегда себя проверяю вопросом: какие последствия будут, если я не поставлю задачу и что-то пойдет не так?» — говорит он.

Итак, когда нужно ставить задачи в CRM.

1. Если необходимо сделать больше одного действия

Одно дело, когда нужно просто заменить бутылку в кулере, и совсем другое — заказать подарки сотрудникам. В первом случае это одно действие, во втором — минимум четыре: выбрать поставщика, подарки, оплатить счет, организовать доставку.

2. Если задачу нужно сделать не сейчас

Например, письмо партнеру можно отправить сразу, а вот рассылку в пятницу нужно еще запланировать.

3. Если сотрудник делает работу впервые и вы знаете, что у него будут вопросы

К примеру, если офис-менеджер у вас 99-го уровня, заказать воду в офис для него пустяковое дело. А если новенький, то ему потребуется информация: контакты поставщика, график заказа, объем.

4. Если задачу будут выполнять несколько человек

Если электрику нужно поменять лампочку, он справится в одиночку. А если эту же задачу нужно сделать менеджеру по проектам, он, скорее всего, привлечет к ней специалистов. И, вероятнее всего, не только электрика.

5. Если информация по задаче пригодится в будущем

Скорее всего, вы редко пишете благодарственные письма, особенно если вам присылают шаблон. А вот заказываете необходимое оборудование наверняка с завидной регулярностью. Каждый раз вам нужны контакты, стоимость и перечень для оформления заказа. Все это может быть под рукой в CRM.

6. Если важно закрепить договоренности

Например, директор обговорил с менеджерами по продажами квартальный бонус. Эту договоренность важно зафиксировать, чтобы спустя время избежать недопонимания — не перепутать сумму или вообще не забыть. Если вы запишете детали в CRM, то для сотрудников это станет дополнительной мотивацией: значит, вы не просто договорились на словах, которые, как известно, можно взять обратно, а закрепили согласованные условия письменно.

7. Ставьте задачу в любом случае, если сомневаетесь.

И тут самое время вспомнить бессмертный афоризм Козьмы Пруткова: «Лучше перебдеть, чем недобдеть!»

Утешает, что если в компании есть CRM, внести туда важную информацию никогда не поздно. Главное — не переборщить.