Гибридный офис — формат работы, к которому придут все
Наши партнеры из компании Jabra поделились своим видением гибридного формата работы и дали прогноз на будущее.
2020 год изменил многое для организаций и их сотрудников. Миллионы компаний столкнулись с новой реальностью: чтобы бизнес продолжал работать и приносить доход, нужно в сжатые сроки обеспечить удаленные рабочие места, не потеряв в эффективности коммуникаций. Карантинные меры уйдут в прошлое, но уже сейчас ясно, что вызванные пандемией перемены останутся с нами надолго.
Постпандемийная реальность ярче всего проявляется в том, как компании возвращаются в офис. 29 марта Microsoft после перерыва длительностью почти в год открыла двери своей штаб-квартиры в Редмонде и офиса Сиэтле. При этом основным форматом работы для всей компании официально стал гибридный офис, в котором сотрудники могут на свое усмотрение совмещать удаленную работу и присутствие в офисе, в зависимости от стоящих перед ними задач.
Трансформация определения работы и новые приоритеты сотрудников
Формат удаленной работы начал набирать популярность еще до пандемии. Исследование компании Owl Labs показало, что те, кто работает из дома, на 22% более удовлетворены своей работой, чем те, кто трудится в стенах офиса. Среди причин, по которым сотрудники предпочитают удаленную работу — более комфортный work/life баланс (91%), рост продуктивности и сосредоточенности (79%), меньший уровень стресса (78%) и отсутствие временных и финансовых затрат на транспорт (78%). Для многих возможность удаленной работы становится определяющим фактором при выборе работодателя. По данным проведенного еще в 2017 году исследования ServiceNow, 47% опрошенных работников рассматривали бы возможность перехода в другую компанию, если текущий работодатель не смог бы предложить им опцию удаленной работы.
Результаты исследования Microsoft Work Trend Index 2021 указывают на вероятность исчезновения традиционных рабочих мест. Так, 73% опрошенных работников выступили за сохранение гибкого формата работы. В свою очередь, “40% работников во всем мире рассматривают возможность смены работодателя в этом году, а 46% планируют переезд, поскольку теперь они могут работать удаленно”. Число вакансий на LinkedIn с удаленным форматом работы, как свидетельствует исследование, выросло в 5 раз. Как компаниям следует реагировать на эти изменения в приоритетах сотрудников? Как должно трансформироваться рабочее пространство в долгосрочной перспективе?
Путь к гибридному офису
Сейчас мы можем наблюдать глобальную трансформацию и разделение понятий: работа и офис больше не являются синонимами. Офис настоящего — это любое место, где сотрудник может продуктивно работать, а выстраивание современного рабочего пространства — это, прежде всего, ориентация на результат, а не на формальный процесс.
«Рано или поздно многие организации пришли бы к этому формату, поскольку он позволяет экономить время и деньги. IT-сфера развивается стремительно и уже давно предлагает решения для удаленной работы, просто не все решались на такие изменения «за один день». Пандемия ускорила процесс трансформации традиционного офиса в гибридный: вместо 2-4 лет они произошли в течение 2-3 месяцев». Галина Карслон, региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии.
Для успешного перехода на гибридный формат работы компаниям необходимо позаботиться о следующих важных моментах.
Защита здоровья в офисе
Компании должны делать все, чтобы вновь открытые офисы не стали очагом распространения вирусной инфекции. Обязательными становятся такие меры, как измерение температуры тела, соблюдение социальной дистанции, более тщательная санитарная обработка мест общего пользования и ношение масок.
Переход в онлайн
В компании, где часть сотрудников выбрала удаленный формат работы, а часть продолжает работать в офисе, важна правильная коммуникация для постановки задач со стороны руководства. Новым инструментом для удобной работы любых групп сотрудников может служить «менеджер задач» — онлайн-платформа, позволяющая сотрудникам видеть задачи друг друга и эффективно координировать работу между собой.
Новый подход к коммуникациям
Любая задача в компании — это результат совместной работы сотрудников, которым требуется оперативная и качественная связь по всем доступным каналам. Сегодня компании могут предложить своим специалистам множество инструментов: видеоконференции, корпоративные мессенджеры, возможность работать совместно с документами, в том числе — удаленно, с синхронизацией через облачный сервер.
Адаптация корпоративной культуры
Вместе с изменениями в технологиях работы, к новой парадигме необходимо адаптировать и корпоративную культуру. Для компании, перешедшей на формат гибридного офиса, нет разделения между работниками офиса и теми, кто выбрал удаленную работу. К примеру, любые корпоративные мероприятия в офисе дополняются интерактивной видеоконференцией, чтобы работающие удаленно сотрудники могли принимать в них полноценное участие.
Выбор формата работы
Гибридный формат работы имеет все шансы на успех, если сотрудники активно участвуют в обсуждении новых подходов к организации рабочего места и могут сами выбирать, как им работать. Кроме того, сотрудники должны иметь возможность дать обратную связь по вносимым изменениям.
«В целом, рабочее пространство сильно уменьшилось, стало более мобильным, шумным. Это означает, что у людей теперь больше стресса: плохая слышимость, невозможность концентрироваться на выполнении задач, работа в движении. Не следует также забывать и о потребности работать командно, что требует особого оснащения рабочего места в режиме удаленной работы. Все эти особенности и следует учесть при организации так называемого гибридного офиса». Галина Карслон, региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии.
Гибридный офис=технологичный офис
Гибридный офис — это не только новые механики и философия, но и соблюдения ряда технических требований для обеспечения непрерывности бизнес-процессов и продуктивной работы. В каждый момент времени между сотрудниками гибридного офиса происходит обмен данными, и разрыв любой из цепочек может привести к негативным последствиям. Поэтому для бизнеса критично важны такие атрибуты, как качество интернет-соединения, наличие мощных серверов и системы резервного копирования и обеспечение защиты данных.
Важную роль в организации рабочих процессов играют унифицированные коммуникации, где имеют большое значение все элементы: как программные платформы, так и устройства. Одна из идей унифицированных коммуникаций — помочь людям оставаться на связи, где бы они ни находились.
Jabra, как один из лидеров в данной области, представляет спектр передовых решений для обеспечения бесшовной коммуникации и интеграции с Microsoft Teams. К примеру, гарнитуры серии Jabra Evolve оборудованы специальной кнопкой, которая позволяет запускать Teams или присоединятся к групповому звонку в одно касание. Индикатор на гарнитуре уведомляет пользователя о пропущенных звонках, присоединившихся участниках конференции и о новых сообщениях в голосовой почте Teams, а также показывает другим сотрудникам офиса, что их коллега в настоящий момент занят. Кроме того, гарнитуры серии Evolve могут подключаться к двум разным устройствам одновременно и автоматически переключаться между ними.
Из инновационных видеорешений Jabra предлагает интеллектуальные видеокамеры PanaCast для офисной и индивидуальной работы, которые позволяют максимально продуктивно проводить видеосовещания в условиях традиционного, гибкого и домашнего офиса и эффективно использовать даже небольшие переговорные.
В Jabra гибридный офис существует уже достаточно давно: сотрудники компании в разных странах могут работать дистанционно и выбрать формат “дом+офис”.
«До пандемии мы много путешествовали и работать приходилось даже в пути. Мы давно отошли от традиционного офиса – такова философия компании, и наши рабочие места оснащены в соответствии с этим подходом. Более того, мы были одними из первых, кто еще до COVID говорил о рабочем пространстве нового типа. В этом смысле пандемия не только не застала нас врасплох, но и продемонстрировала, что наши стратегии оказались верными». Галина Карслон, региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии.
Будущее сегодня
Привычный ландшафт офисной работы изменяется прямо на наших глазах. Организация полнофункциональной гибридной рабочей среды открывает перед бизнесом большие перспективы: повышение продуктивности сотрудников, расширение возможностей найма талантливых специалистов, сокращение расходов на офисные площади, сплочение команды и многое другое. Начинать действовать стоит уже сегодня.