Смета авторского тура по Вьетнаму на 12 человек: как я считал и не ушёл в минус

Первую смету на группу во Вьетнам я считал в блокноте в аэропорту Дананга и чуть не продал места в минус. Смета авторского тура на 12 человек складывается из четырёх статей расходов плюс налоги и маржа, и если забыть хотя бы одну — недобор в два-три человека съедает всю прибыль подчистую.

Я тогда взял среднюю цену тура по интернету, прикинул перелёт и жильё и решил, что запас в 15% меня спасёт. Не спас. Через неделю после старта продаж выяснилось, что я не заложил трансфер аэропорт-отель отдельным пунктом, посчитал гида по цене выходного дня вместо всей недели и вообще забыл про комиссию за приём оплаты. Маржа из плановых 20% превратилась в 4%, а с недобором в два человека тур ушёл бы в минус.

С тех пор я считаю смету по одной и той же структуре для каждой группы, и она наконец сходится с реальностью.

Первая статья — расходы на человека: питание, вход на объекты, локальный транспорт, если он оплачивается по головам, а не за машину целиком. Всё, что умножается на число участников.

Вторая — расходы на группу: аренда транспорта, если она не зависит от количества людей. Минивэн вместимостью двенадцать человек по Вьетнаму стоит порядка $60-90 в день с водителем, и эта цифра не меняется, приедет восемь человек или полная группа: пока все помещаются в одну машину, цена та же.

Третья статья — зарплаты гидов и сопровождающих. Даже если веду группу сам, я всё равно ставлю себе ставку за день: организатор и гид — это две разные работы, и путать их в смете нельзя. Локальный гид во Вьетнаме на культурном маршруте берёт $35-60 в день, и на группу в 12 человек хватает одного, а не двух-трёх, как на треккинге.

Четвёртая — расходы организатора отдельно от группы: билеты на разведку маршрута, закупка снаряжения, аренда авто вне дат поездки. Их часто забывают целиком, а они не маленькие.

Отдельно — жильё. Отель 3 звезды на двоих во Вьетнаме стоит $25-45 за ночь, то есть по $12-22 с человека при двухместном размещении. Если часть группы хочет одноместные номера, считать нужно отдельной строкой, а не средним по больнице.

Соотношение гид-группа зависит от формата. На культурном или пляжном маршруте один гид спокойно ведёт 12-15 человек, на активном (маунтинбайк, каякинг) комфортнее 6-8 на одного сопровождающего. Формат меняет эту статью расходов в разы.

Точка безубыточности — число участников, при котором выручка ровно покрывает все постоянные расходы группы: транспорт, гида, часть организаторских затрат. У меня на группе в 12 человек точка обычно попадает на 8-9, то есть три-четыре свободных места это уже прибыль, а не просто запас.

Вот тут обычно и застревают: цифры транспорта и гида на бумаге почти всегда ниже, чем в реальности, потому что берутся из общих прикидок по интернету, а не с земли. Сезонность во Вьетнаме двигает цену транспорта и гидов на 20-30% в одну и другую сторону, и именно устаревшая цифра в смете превращает три-четыре места запаса в ноль. Мы каждый месяц сверяем свои ставки транспорта, гидов и входных билетов по реальным счетам, а не по усреднённым обзорам в сети, и под свой маршрут и число участников такие цифры можно взять напрямую: на нашем сайте есть условия для организаторов групп, там же видно, сколько остаётся вам.

Для тех, кто только начинает считать смету на первую группу, у нас на сайте есть разбор шагов организации авторского тура во Вьетнаме — от плана по дням до расчёта числа гидов.

Если работаешь как ИП на упрощёнке — доходы, сайт налоговой фиксирует ставку 6% с оборота плюс 1% с суммы свыше 300 000 рублей в год. Итого закладывай 7% на налоги, не 6%.

Отдельно — комиссия за приём оплаты через сайт или на карту расчётного счёта: 2,4-3,5% в зависимости от банка и оборота, списывается сразу при оплате. Если продажи идут через партнёра или агента, добавляется его комиссия, обычно 5-10% от чека.

Все эти проценты вместе легко съедают 12-15% выручки ещё до того, как ты увидел прибыль. Забыл их в смете, и плановые 20% маржи на бумаге превращаются в 5-7% по факту, а при недоборе в пару человек этот запас пропадает полностью.

Разница между сметой на салфетке и сметой, которая реально сходится, — это не сложная формула, а источник цифр внутри неё. Со средними прикидками по интернету туры окупаются только при полном наборе группы, и любой недобор бьёт по марже сразу и жёстко. С актуальными ценами земли — транспорт, гид, жильё, входные — та же смета выдерживает недобор в два-три человека и всё равно остаётся в плюсе.

После того случая я взял за правило закладывать расходы по максимуму и проверять их не по среднему по рынку, а по тому, что реально стоит на месте прямо сейчас. Маршруты, программы и подробности — на сайте vietnam-tour-guide.ru.