Учет движения денежных средств: как бизнесу контролировать финансы

Бизнес зарабатывает и тратит деньги разными способами: переводами на счета или карты, наличными в кассу или на руки сотрудникам. Если не фиксировать поступления и платежи, становится сложнее планировать расходы и прогнозировать результаты.

Для контроля финансовых потоков компании используют отчет о движении денежных средств (ДДС). Рассказываем, зачем он нужен и как внедрить. Внутри статьи бонус: бесплатный шаблон ДДС от «ПланФакта».

ДДС или Cash Flow (с английского — денежный поток) — это отчет, который показывает движение денег по счетам, сколько и с чего зарабатывает и на что тратит компания.

Вместе с ДДС, P&L и Балансом управленец видит полную финансовую картину и принимает бизнес-решения на основе данных. Бывают ситуации, когда часть денег проходит наличными, а часть — через карты и счета. При больших оборотах контролировать количество денег в моменте вручную сложно. У бизнеса возникнут проблемы, если собственник не знает, сможет ли он оплатить срочный платеж.

Частые вопросы, на которые отвечает ДДС:

— сколько денег пришло и откуда;

— сколько потратили и на что;

— как вообще двигаются деньги по счетам;

— что осталось на счетах.

С ДДС все денежные потоки фиксируются в одном месте. Он помогает анализировать движение денег по проектам и направлениям. ДДС легко строить и читать, но он не дает полной информации о всех процессах бизнеса. Чтобы понять картину целиком, нужно составлять и другие управленческие отчеты. Если есть порядок в финансах, то проще принимать управленческие решения.

Если у бизнеса меньше 10 клиентов платят безналичным способом, учет можно вести в обычной таблице. Можно сделать её самостоятельно. Если деньги поступают онлайн или наличными, а платежей много, то лучше подойти к учету более структурно, автоматизировать или привлечь экспертов. Шаблон отчета ДДС от ПланФакта для примера можно скачать бесплатно.

Шаг 1. Создать статьи учета. В ДДС обычно выделяют 3 потока:

— Операционная деятельность. Входят поступления денег от клиентов, а также затраты, без которых бизнес остановится. Например, зарплата, отчисления в бюджет, аренда офиса и оплата коммунальных услуг.

— Инвестиционная деятельность. Покупка оборудования, которое принесет деньги бизнесу в будущем. Или, наоборот, продажа активов, которые тоже приносят деньги в бюджет компании.

— Финансовая деятельность. Поступления кредитных и заемных денег, а также выплаты по этим обязательствам.

Важно правильно анализировать движения денег в потоке. Например, если операционная деятельность принесла 2 миллиона, а выплаты составили 3 миллиона, то у бизнеса проблемы. Нужно разобраться с затратами и выяснить, почему компания зарабатывает меньше, чем тратит.

Если в инвестиционном потоке траты превышают поступления, это не говорит о проблемах. Например, у строительной компании был 1 миллион рублей, 700 тысяч ушло на покупку оборудования для заливки стяжки. Это не убыток, а инвестиции от которых бизнес получит больше денег, так как появятся новые возможности и больше клиентов.

Шаг 2. Рассчитать начальные остатки. Начальные остатки показывают, сколько денег было у компании на момент начала учета. Считаются деньги на счетах в банках, на картах, в кассе или наличными у собственников.

Сумму вносят в таблицу, которая пересчитывает остатки, когда бизнес платит по обязательствам или деньги перемещаются между счетами. Но важно проводить сверку между суммой, которая в таблице и фактическими деньгами. Если есть расхождения, то какой-то поток находится не под контролем и деньги не фиксируются. Сверка проводится ежедневно.

Шаг 3. Вносить все платежи. Один из самых важных моментов — внесение всех поступлений и расходов. Клиент оплатил услугу или компания заплатила за бензин для машины. Все эти суммы должны сразу же оказаться в таблице. Если бизнес использует сервис финансового учета, его можно интегрировать с платежными сервисами или кассой, чтобы автоматизировать процесс. Если такой возможности нет, должен быть ответственный, который оперативно собирает и вносит данные.

Такая информация помогает предпринимателям понять, как живет бизнес и как устроены все денежные потоки.

Шаг 4. Контролировать отчет

Важно не только начать вести учет ДДС, но и держать на контроле результаты:

• Регулярно проводить сверку между фактическими остатками и в таблице.
• Формировать статьи для учета денежных средств, чтобы не появились потоки без контроля.

Контроль нужно проводить ежедневно, иначе потеряется весь смысл учета ДДС. Данные можно вести с помощью таблицы или подключить сервис финансового учета, чтобы автоматизировать процесс и анализировать результаты.

Отчет ДДС сам по себе не решает всех проблем бизнеса. Он помогает наблюдать финансовое состояние в связке с операционной, инвестиционной и финансовой деятельностью компании. Всегда полезно увидеть, куда уходят деньги и откуда они поступают.

Эффективнее совмещать ДДС с другими направлениями финансового учета. Например, с отчетом о прибылях и убытках и Балансом.

— Если не фиксировать поступления и платежи, сложнее планировать расходы и прогнозировать результаты.

— Контролировать финансовые потоки в компании помогает учет о движении денежных средств (ДДС).

— Чтобы внедрить ДДС, нужно создать статьи учета, рассчитать начальные остатки, вносить все платежи и регулярно проводить сверку остатков.

— Если бизнес использует сервис финансового учета, его можно интегрировать с платежными сервисами или кассой, чтобы автоматизировать процесс внесения платежей.

Попробовать самостоятельно вести ДДС можно с помощью бесплатного шаблона от экспертов ПланФакта.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.