Как сэкономить на автоматизации бюджетирования? Подробный ответ интегратора.

Многие компании задаются вопросом как сэкономить время и деньги при автоматизации планирования и бюджетирования? Сэкономить можно, однако сначала необходимо определиться, что из этих составляющих все-таки дороже. Помог разобраться с этим вопросом наш партнер Дмитрий Носков, исполнительный директор системного интегратора Intapplex.

Для начала необходимо внести ясность: что все-таки хотим сэкономить? В проектах возможно сократить обе величины: стоимость и время, - но пути к этому будут отличаться.

Для начала определимся из чего складывается проект по автоматизации планирования и бюджетирования.

Первый пункт - задача, которую необходимо реализовать. Она может быть сложной и многосоставной, либо ее можно упростить и сократить каким-либо образом.

Следом идет определение системы, на которой эта задача будет реализована. Системы могут отличаться по сложности и требованиям к поддержке. Есть сложные системы, которые требуют наличия в штате компании специалистов, которые не просто будут поддерживать методологию расчетов, но и функционирование самой системы. Есть более легкие альтернативы, справиться с которыми заказчик может существующими ресурсами. Какую систему выбрать - определяется сложностью бизнес-процессов, объемами данных, а также сложностью финансовых моделей, отчетов и показателей, которыми пользуется организация.

Обычно для корректного выбора системы проводится специальная процедура System selection, в рамках которой сопоставляются все требования компании и функционал программного обеспечения.

Важным составляющим является и конфигурация лицензионного пакета. Каждая система предполагает наличие нескольких ролей, отличающихся по уровням доступа и доступным функциям. Для одних бизнес-процессов будет достаточно немного пользователей с наиболее продвинутыми правами, а для других, наоборот.

Инфраструктура - элемент, который влияет на стоимость. Где будет размещаться вся информация компании: на собственном сервере или в облаке? Если в облаке, то за него предусмотрена отдельная оплата.

Для расчета времени и стоимости внедрения необходимо определиться, кто будет выполнять работы по внедрению: сама компания или подрядчик. Работы рассчитываются в зависимости от количества специалистов, времени реализации проекта, а также ставки по уровню квалификации исполнителей. Здесь необходимо учесть, что даже при найме подрядчика самой компании все равно придется выделить специалистов внутри компании, которые будут принимать участие в проекте (это могут быть консультации, интервью, проверка и приемка работ и т.д.).

Техническая поддержка - завершающий пункт, который также зависит от особенностей самой системы. Возможно компании потребуется формирование внутреннего центра компетенций, возможно будет требоваться привлечение подрядчика, а для иных систем этого всего и не потребуется.

Теперь мы разобрали все составляющие процесса, поэтому переходим к конкретике.

Сокращение сроков проекта можно достичь двумя способами: увеличить команду внедрения и скорректировать объем задач в соответствии с целями.

Первый способ используется очень редко, поскольку он самый дорогой. Более целесообразно корректировать задачи, и здесь есть два варианта.

Quick wins

Можно реализовать какие-то наиболее важные и критические функции, чтобы запустить небольшую часть бизнес-процесса. Обычно это подходит компаниям, которые хотят посмотреть, как вообще работает система, и справляется ли она с задачами компании.

Такой подход используется нечасто, поскольку большинству клиентов важно посмотреть более широкие взаимосвязи данных и отчетных форм.

Комплексная реализация с ограничениями

При таком подходе можно реализовать весь бизнес процесс без детализации, а углубление в данные можно оставить или на следующий этап, или сделать самостоятельно. В качестве альтернативы можно детализированно реализовать определенную часть внутри одного большого бизнес-процесса.

Какой вариант лучше выбрать - стоит рассматривать от особенностей самой организации.

Здесь вариантов, конечно, намного больше. Например, можно выбрать систему с более низкой стоимостью, либо сформировать такую конфигурацию лицензионного пакета, которая будет в достаточной мере покрывать задачи компании.

Можно сократить количество специалистов от подрядчика, если планируется его привлечение, и часть работ сделать самостоятельно. К такому варианту можно отнести работу методолога.

И самое главное, не стесняйтесь просить скидки! При определенных условиях и вендоры, и интеграторы готовы предоставить приемлемые условия для сотрудничества.