Управленческий учет: честно отвечаем на вопросы предпринимателей
Каждый бизнесмен четко понимает с какой целью он открыл свое дело и что он от этого хочет получить. И если посоветовать ему внедрить в компании «мощный инструмент, который поможет принимать правильные управленческие решения», то скорее всего эти слова до трепетного предпринимательского сердца не доберутся. Бизнесмену не нужен набор красивых слов, ему нужно четко знать, что ему делать сейчас и как управлять будущим, которое должно быть безбедным и это как минимум. Поэтому у него есть четкие простые вопросы, и мы знаем, как на них ответить. Поговорим про тот самый непонятный управленческий учет (УУ).
Кому УУ не нужен:
Мало кому. Может если у вас небольшая компания, расти вы не планируете и весь учет ведете буквально на коленке. Очень удобно: проверенные поставщики, оплаты все вовремя, работаете скорее всего по предоплате. Все важные записи у вас в блокнотике (ох, не дай бог такой блокнотик потерять). Мы еще не встречали миллионера, который бы не хотел стать миллиардером, но если вам уютно в своем маленьком бизнесе, то дальше можно не читать, а то еще вдруг развиваться начнете, оно вам надо?
В чем мне поможет управленческий учет (вот они, те самые вопросы бизнесмена)
- В первую очередь понять «где деньги, Зина?» Ведь бывает и такое: клиент все оплатил, все работы выполнены, документы подписаны, по бухгалтерии прибыль – а денег нет. Не спешите подозревать подчиненных в растратах – возможно было закуплено ТМЦ сверх необходимой меры. Лежат себе эти матценности на складах вместо живых денег на счетах. Управленческий учет поможет понять, сколько товаров/материалов можно купить, чтобы избежать такой проблемы.
- Ответить на вопрос: могу ли сделать скидку важному для меня клиенту, помочь в ценообразовании моих продуктов/услуг. На что вы обычно опираетесь, когда партнер просит скидку? Если даете бонус только потому, что хороший человек попросил, то это путь в финансовую яму. А вот имея четкую информацию о том, можно ли делать скидку и сколько, вы и отношения сохраните и бизнес на плаву. К тому же, данные управленческого учета – это весомый повод отказать в скидке (есть чем прикрыться).
- Узнать, должны ли вы кому-то или вам задолжали. Ну здесь и так все ясно: внедрите у себя управленческий учет, увидите на сколько просрочены платежи, а дальше алгоритм действий понятен. Оплатить, если вы должны, или договориться об отсрочке, если знаете, когда будет необходимая сумма, ну и наоборот.
- Осуществить планы: к примеру, вы давно хотите масштабироваться или открыть новое направление. Как-то же надо понять, хватит ли на это у компании сил и средств. Гадания на картах таро тут не помогут, да и девиз «ввязаться в бой, а там видно будет» скорее опасен для любого бизнеса. УУ подскажет, когда пора действовать.
- Оценить эффективность бизнеса/отдельных направлений: очень важно постоянно следить за рентабельностью предприятия или отдельных проектов, чтобы вовремя понять, окупаются ли вложения или тянуть слабое звено не имеет смысла.
- Забрать свое: вывести деньги, купить автомобиль, недвижимость или оборудование на компанию – все эти траты разумны только тогда, когда они экономически обоснованы
- Сделать так, чтобы у меня все было, а мне за это ничего не было: подождите смеяться, разве вы не этого хотите? Вот именно! Все желают одного и того же. Управленческий учет – это про «заработать как можно больше» и при этом без последствий.
Самое время, разобраться что бывает, если в компании нет УУ или вы только задумываетесь о нем.
Ошибки бизнесмена:
- Тратить авансы. Ситуация: поступили на расчетный счет деньги – они уже ваши. Клиент хороший, надежный, вряд ли что-то случится. Открываем свой вишлист – а там всевозможные траты, запланированные и не очень. К примеру, автомобиль на компанию давно пора купить, или дивиденды забрать. Цыганка нагадала – богатым будешь. Значит тратим. А потом неприятность – кассовый разрыв. Бухгалтер рвет на себе волосы – денег на текущие расходы не хватает. А тут еще и клиент на попятный пошел, хочет договор расторгнуть и аванс вернуть. Приходится собственнику для закрытия дыр доставать деньги из своего кармана.
А вот УУ помог бы понять, когда есть угроза кассового разрыва и как ее избежать.
- Думать, что управленческий учет не нужен, если есть бухгалтерский. Если совсем просто, то бухгалтерский отчет показывает состояние прошлых периодов. Сам по себе он не даст возможность спрогнозировать будущее. Цель бухучета – не вызывать критики со стороны ФНС. Задача вашего бухгалтера отражать финансовые операции в соответствии с требованиями закона. Штрафы/санкции не прилетают, в налоговую не вызывают, годовая отчетность сдается: бухгалтер – молодец. Но на этом все.
- Требовать от бухгалтера вести управленческий учет. Делать это можно, но только в двух случаях: если компания совсем небольшая, либо главбух самостоятельно проявляет инициативу. Но в целом мы не советуем. Ваш главбух быстро выгорит, как раз из-за того, что взвалит на плечи две абсолютно разные функции – бухгалтера и финансового директора. Один должен обладать навыками обработки большого массива однообразных данных и знанием законов, другой – проводит серьезную аналитическую работу, чтобы понять, как компании зарабатывать больше и больше.
- Думать, что в кризис не до управленческого учета. Тут все ровно наоборот, именно в темные времена собственнику нужны прогнозы, чтобы снизить потери денег и риски банкротства. Эксперты по УУ оценят экономическое положение компании, помогут снизить издержки и определят направление роста и развития бизнеса.
У меня уже есть управленческий учет в компании, но он не работает.
Такое бывает в некоторых компаниях: показатели деятельности вроде собираются в некий отчет, который ответственные лица называют управленческим, но по факту исчерпывающей информации он не содержит.
Почему
В каждой статье, которая рассказывает про управленческий учет, обязательно упоминаются три главных отчета: о прибылях и убытках, о движении денежных средств и баланс. Это минимальная база, но, чтобы понимать истинную и полную картину состояния компании, нужны как минимум все три документа. Если один какой-то один отсутствует, собственник упускает важные моменты, которые могут привести к краху.
Проверьте, насколько ответственно относятся к задаче ответственные за ведение УУ в вашей компании. Возможно у вас нет команды, как таковой, с четко определенными ролями и задачами. Либо сотрудники саботируют работу. Почему такое случается? – нет плана работ, нет разработанных регламентов и инструкций, не прописано, как информация будет попадать в отчетность, возможно размыты или неконкретно поставлены цели ведения УУ, отсутствует методология учета и т.д.
Важно заводить данные не только корректно, но и регулярно. Только так можно оперативно среагировать на нештатную ситуацию. А еще лучше завести еще один полезный инструмент – платежный календарь, он поможет отследить кассовый разрыв и не допустить его.
Как оказалось, чтобы по-настоящему управлять компанией, собственнику нужно максимально вовлекаться в процесс, хотя бы на этапе постановки и внедрения УУ.
Можно конечно представить, что сотрудники у вас умницы, вы «на пальцах» объяснили им, что хотите и они вас поняли и сами между собой быстро разобрались кто, что делает. Но вот одна в декрет ушла, другой уволился, и вся схема развалилась. А новому сотруднику как разобраться? В таком случае лучше, как в том мультфильме: чтобы за вас и пальцы загибали – отдавайте УУ на аутсорс, там никто не увольняется и в отпуск не уходит.
Подхватить управленку можно на любом этапе: если даже что-то велось, но результата не дало. Специалисты максимально быстро (но вдумчиво) «разберут на молекулы» ваш бизнес и разработают простую и понятную методологию именно под вас. Результат вы должны видеть в деньгах, а не в цифрах или табличках.
Страшно конфиденциальную информацию отдавать на сторону.
А ваш финансовый директор, бухгалтеры, другие ответственные лица – вы им доверяете на основании подписанного трудового договора? Как сможете доказать, что ваши данные на сторону не уходят, или не уйдут, когда человек уволится. С компанией аутсорсером такого не случится. Уважающие себя консалтинговые компании сертифицированы по международному стандарту информационной безопасности, строго следят за своей репутацией и участвуют в престижных рейтингах. Наши регалии можно проверить на сайте.
Постановка УУ с нуля
Ваш бизнес уникален, даже если еще сто компаний занимаются тем же самым, потому что его возглавляете вы, а у вас свои потребности. Задача экспертов их проанализировать, описать, определить стратегию компании, описать ее бизнес-процессы (возможно потребуется корректировка вашей оргструктуры), ну и далее разработать методологию, положения, стандарты, учетную политику, систему контроля и так далее, которые будут работать эффективно именно в вашей компании.