Process Mining: преимущества технологии и реальные кейсы

Всех категорически приветствую! Реализовывать планы на 2025 год можно начать и в конце 2024. Принято стратегическое решение — пора выходить за пределы веток комментариев и писать собственные статьи. Поэтому, так сказать, с почином. Всех читателей призываю оставлять обратную связь и писать комментарии. Let’s go!

Любой бизнес от мала до велика имеет одну общую черту, в какой бы плоскости он не функционировал. Все хотят снизить затраты, все хотят повысить эффективность. Почти все ищут универсальное решение. Есть ли оно на самом деле? Давайте разбираться.

Из-за чего возникают проблемы, приводящие к убыткам? Отбрасывая субъективную сторону, можно прийти к выводам, что основной источник — ошибки в процессах. Где-то сотрудники пренебрегают регламентом, где-то человек ушёл в отпуск, а на его почту продолжают приходить заявки, где-то два отдела не могут договориться о распределении задач. И дальше по списку.

Ещё один пример, уместный, скорее, в государственных компаниях, но имеющий высокую степень распространения и ещё большую летальность для бизнеса. Как говорится, хочешь похоронить дело — утопи его в бюрократии и бесконечных согласованиях. Допустим, есть счёт, выставленный контрагентом. Ответственный руководитель одного из подразделений согласовал его оплату. Документ ушел дальше и добрался до топ-менеджмента. В процессе обнаружилась ошибка, и счёт пошёл на новый круг. После исправлений и двух необходимых согласований он наконец-то попал в бухгалтерию, но застрял в очереди из таких же бумажек. По сути вместо простых и линейных действий на 2-3 дня получается структура, в которой путешествие счёта растягивается на десятки дней.

Возвращаемся в плоскость философских вопросов — а что делать? Есть первый путь — провести «ручную» оцифровку процесса, опросить задействованных сотрудников и сформировать представление обо всех этапах выполнения. Подход когда-то имел право на жизнь, но сейчас он не приносит ожидаемых бенефитов, потому что персонал вряд ли захочет честно говорить об ошибках, а затраченное время не оправдывается гипотетическими эффектами. К тому же, теряется актуальность собранной информации.

Второй путь — использование технологий, а конкретно процессной аналитики. Что может сделать Process Mining? Оцифровать текущие процессы в автоматическом режиме и значительно сэкономить время, а также предоставить ряд гипотез и оптимизационных рекомендаций, которые могут конвертироваться в реальные экономические эффекты.

1. Прозрачность и детализированное понимание процессов;

2. Поддержка принятия ключевых управленческих решений на основе объективной информации;

3. Контроль за соблюдением ключевых показателей эффективности и мониторинг отклонений в режиме реального времени;

4. Проверка соответствия фактического выполнения процессов регламентированному.

К слову об отечественных решениях. Их рынок окончательно оформлен и развивается в собственном контуре без оглядки на Celonis, который считался локомотивом развития отрасли в России до 2022 года. Крупные технологические компании выпускают собственные продукты — привет, Сбер и Vk. Не отстают от них, так скажем, и более локальные вендоры — привет PIX, Сфера и Optimining.

Важно: в конечном счёте, магии не существует, и для эффективного внедрения процессной аналитики потребуются, в первую очередь, интеллектуальные ресурсы команды проекта и запрос бизнеса на изменения. Тем не менее, при грамотном подходе можно получить конкурентное преимущество и детализированное понимание происходящего в компании. А вместе с этим и реальную прибыль.