Как я экономлю 1 000 часов с помощью Гугл Таблицы
Привет, я Григорий, владелец караоке "Баритон" в Перми. Мы создали место, где неважно, умеете ли вы петь. Тут я рассказываю как открывал
За кулисами каждый день проходит настоящая борьба за порядок: контроль финансов, учет предоплат, графики сотрудников, зарплаты... И все это не превращается в хаос
Мой девиз — автоматизируй или умри. Как с помощью Google Таблиц я автоматизировал и упростил управление караоке.
1 день — 1 лист
Каждый день у нас много транзакций: деньги от клиентов, деньги на закупки или мелкие расходы и выплата ЗП. Каждый день автоматом создается отдельный лист. В начале дня фиксируется начальная сумма в кассе, а затем записываются все движения средств.
Что я контролирую:
- Начало рабочего дня: фиксируем, сколько наличных в кассе, должно совпадать на конец предыдущего дня
- Траты в течение дня: записываем все расходы
- Остаток после рабочего дня
Это помогает исключить хаос и держать финансы под контролем.
🔒 БЛОКИРОВКА ЛИСТА РОВНО В 7:00
Представьте: вы фиксируете финансы, но кто-то случайно (или намеренно) редактирует данные за прошлую неделю. Итог — хаос и недоверие. Чтобы этого не , в 7:00 утра каждый лист блокируется от редактирования.
Автоматические сводные таблицы за каждый день
Когда у вас десятки листов с данными, важно, чтобы всё собиралось в одном месте. Для этого я настроил сводные таблицы, которые автоматически подтягивают данные с ежедневных листов. Вот что они показывают:
- Доходы: сколько заработано за день, неделю, месяц.
- Расходы: все траты, от закупок до мелких расходов.
- Предоплаты: полный список, чтобы случайно не "придумали" лишний платеж.
- Графики работы: кто работал, во сколько пришел, во сколько ушел.
💸 РАСЧЕТ ЗП
У нас нестандартная система зарплат, и раньше расчеты занимали много времени. Теперь все автоматизировано:
- Процент от плана: если дневной план выполнен, сотрудник получает высокий процент, если нет — процент в два раза ниже.
- Почасовые ставки: ставка в будние дни отличается от выходных.
- Учет переработок: если сотрудник пришел раньше или задержался, это влияет на оплату.
- Много переменных
Все формулы прописаны в Google Таблицах, и расчет идет автоматически. Это исключает человеческий фактор и ускоряет процесс.
Что в итоге?
Google Таблицы превратились для меня в незаменимого помощника. Эта система:
- Экономит мне 1000 часов в месяц.
- Исключает ошибки в расчетах.
- Защищает данные от редактирования.
- Автоматизирует все, от учета предоплат до расчета зарплат